Hur man skapar en digital signatur
Underskrifter är viktiga i många olika sammanhang. Medan livet blir alltmer digitaliserat, både privat och professionellt, verkar möjligheterna att signera på en PC eller smartphone begränsade. Microsoft Word erbjuder olika tids- och pappersbesparande sätt att infoga signaturer. Men: Inte alla alternativ har samma juridiska status som en manuell signatur.
Varför överhuvudtaget infoga en signatur i Word?
Vem känner inte till detta problem? Du får dokument och kontrakt som ska signeras via e-post och nu måste du mödosamt skriva ut och skriva under, bara för att skicka tillbaka dem som en skanning. Denna process kan förenklas tack vare Word. Om du inte äger en skrivare eller vill spara papper för miljöns skull finns det alternativ till signering.
Men vad innebär det egentligen att signera - och motsvarar en digital signatur en manuell? Med din signatur gör du en avsiktsförklaring i vid bemärkelse. Vare sig det gäller ett försäljningsavtal, ett hyres- eller anställningsavtal eller en garanti. Endast med din signatur blir det juridiskt bindande.
Detta är dock inte den enda anledningen till att lägga till en signatur. Underskrifter ger också dokument mer professionalism och tydligt identifierar författarskap. Dessutom skyddar signaturer mot bedrägerier: Din manuella signatur är unik och därför förfalskningssäker. Det tjänar också till att på ett tillförlitligt sätt identifiera dig på lång sikt. Men gäller det också en digital signatur?
Säkerhet först - vad är en digital signatur?
EIDAS -förordningen (Electronic Identification And Trust Services) definierar kraven för elektroniska signaturers giltighet och trovärdighet i hela EU. Denna "tjänst för elektronisk identifiering och förtroende" anger tre nivåer: den enkla, den avancerade och den kvalificerade elektroniska signaturen. Eftersom privat användning huvudsakligen är begränsat till de två första säkerhetsnivåerna, hänvisar följande förklaringar endast till detta.
Signaturen på paketbärarens surfplatta är lika mycket en enkel elektronisk signatur som infogning av en skanning med den manuella signaturen i ett dokument. Det senare fungerar utan problem i Word, men accepteras inte för varje nummer. En tredje part kan också infoga en skanning av din signatur.
Den avancerade elektroniska signaturen ger mycket mer skydd eftersom ett digitalt certifikat också används här. Det bekräftar tydligt din identitet - till skillnad från att skanna en manuell signatur. Certifikatet utfärdas av en betrodd tredje part och består av ett ID och en PIN -kod. Efter signering vidarebefordras filen i krypterad form och kan inte längre ändras från och med den tiden.
Signera manuellt: klassiskt och säkert på papper eller surfplatta
Det finns olika alternativ för dig att lägga till en manuell signatur till ditt Word -dokument.
Skanna signaturen och placera den i Word: Så här fungerar det
Du sätter in din signatur i ett Word -dokument med hjälp av en skanner eller en skanningsapp för smartphone eller surfplatta:
Skriv din signatur på ett papper.
Använd en app eller skrivare för att skanna signaturen.
Öppna skanningen på din dator och använd bildredigeringsfunktionerna i Word för att beskära till önskad storlek.
Spara den redigerade grafiken för din signatur som en bildfil.
Efter att ha klickat på "Infoga", välj "Bilder" -knappen och sedan "Den här enheten". Ett nytt fönster öppnas där du kan se mappstrukturen på din dator. Hitta bildfilen med din signatur och placera den i önskad position genom att klicka på "Ok" i slutet av dialogrutan.
Bra att veta: Med Mac är det möjligt att skanna och spara en signatur i PDF -filer, som sedan också kan överföras till Word.
Skapa en professionell signaturrad för signaturen
För att få signaturen att se mer professionell ut kan du också arbeta med en signaturrad. Eftersom detta kan markeras med namn, datum och titel eller jobbtitel på undertecknaren. Gör så här:
-
Gå till fliken "Infoga" i Word -bandet.
-
Klicka på Signature Line på höger sida av menyfliksområdet och välj "Microsoft Office Signature Line" från rullgardinsmenyn.
-
Ange förnamn, efternamn och position för personen som signerar samt deras e-postadress, om tillämpligt, och en anteckning i fälten i dialogrutan.
-
Gör ett val genom att ställa in eller ta bort bocken för automatiskt tillägg av signaturens tid och godkännande av kommentarer.
-
Klicka på "Ok" för att bekräfta dina inmatningar.
Detta dokument kan nu skrivas ut och signeras av den utsedda personen. Det finns dock också ett sätt att signera digitalt på signaturraden.
Signera digitalt - en intelligent och säker lösning
Om du vill lägga till en digital signatur i ett Word -dokument använder du vanliga Word -funktioner eller tilläggsalternativ.
Signera signaturlinjen med en bild eller frihandsfunktioner
Om det finns en signaturrad kan signaturen infogas på två olika sätt. Antingen sätter du in en bild eller en skanning av din signatur eller så signerar du för hand från en mobiltelefon eller surfplatta. Observera att detta endast är möjligt från Word för Microsoft 365. Gör så här för att lägga till signaturfilen:
Om ditt namn ännu inte finns under signaturraden anger du det i fältet "Förnamn, efternamn".
Klicka på Välj bild och välj alternativet Välj signaturbild.
Hitta filen du vill ha på platsen.
Bekräfta ditt val genom att klicka på "Välj" med vänster musknapp.
Manuell signatur via pekplatta
Å andra sidan kan en manuell signatur också läggas till signaturraden från en pekplatta:
Klicka på bläckalternativen på din surfplatta eller smartphone.
Lägg din manuella signatur på den angivna platsen på signaturraden.
Eftersom du normalt inte vill ändra ett signerat dokument är det lämpligt att spara hela dokumentet som en PDF -fil efter att det har signerats. Detta skyddar den också från olagliga förändringar.
Dricks: Om du däremot föredrar en digital signatur inklusive en tidsstämpel och därmed ännu mer säkerhet är det bara att dubbelklicka på signaturraden för att vidarebefordra den till olika certifieringsmyndigheter som GlobalSign. Dessa fungerar som en slags myndighet som utfärdar ett tillfälligt certifikat för digitala signaturer. Certifikatet är jämförbart med ett digitalt identifieringsdokument och kan i vissa fall bli avgif.webptsbelagt. Men det gör det också möjligt att infoga en avancerad elektronisk signatur i enlighet med eIDAS -förordningen.
Använd Word-tillägg för elektroniska signaturer: Så här fungerar det
Word-tillägg gör det också lättare att digitalt signera ett dokument. Tillägg är vanligtvis gratis expansionsalternativ för Microsoft Word. Fördelen jämfört med en app - det vill säga en mobilapplikation för din mobila enhet - är den enkla implementeringen i det befintliga Word -programmet. Ett tillägg är helt enkelt ett verktyg som är tillgängligt för dig för alla framtida uppgif.webpter inom textdesign med Word.
De två tilläggen "DocuSign" och "AdobeSign" är perfekta för signering av viktiga dokument. Du kan använda Adobe för att skicka in elektroniska signaturer på alla tre säkerhetsnivåer. Dessutom möjliggör denna tillägg för Word tillägg av kommentarer och tilldelning av vissa passager specifikt för adressaten.
Detta vet då var hans signatur krävs och var han ska lämna signaturraden tom. Skaparen av ett dokument spårar samtidigt vem av undertecknarna som redan har undertecknat och vars signatur fortfarande väntar. Båda tilläggen är säkra och sparar också tid och papper.
Logga in Word: Office gör penna och papper till en tävling
Med Word har du många alternativ för att göra texter mer tilltalande och professionella. Du kan formatera text eller visa rubrikmallar i innehållsförteckningen. Du kan också säkerställa ett enhetligt utseende genom att lägga till referenser. Listor och specialtecken kan också infogas för att illustrera men också vetenskapligt korrekt representation - till exempel från matematikområdena eller främmande språk. Sist men inte minst, Word hjälper dig att kontrollera bindestreck, teckensnitt och typsnitt.
Ett annat sätt att utforma dokument professionellt är att lägga till signaturer i Word. En signatur ger ditt dokument mer allvar, men också en juridiskt bindande karaktär. Oavsett om det är ett försäljningsavtal, ett hyres- eller anställningsavtal, uttrycker en signatur att du godkänner innehållet i ett dokument. Den digitala signaturen i Word representerar alltså ett väsentligt steg mot en mer modern, effektiv och miljövänlig utformning av olika samordningsprocesser i privata såväl som i yrkeslivet.
Vanliga frågor
Hur kan jag infoga en signatur i Word?
Du sätter in en signatur i Word genom att placera den på ett pappersark, skanna den och infoga den som en grafik på önskad plats i Word -dokumentet. Om du har en pekplatta kan du signera med Words bläckalternativ. Detta fungerar dock bara med Microsoft Word 365. Ett annat sätt är att signera en signaturrad med en certifierad digital signatur om det behövs. Word kan också uppgraderas med användbara tillägg - så kallade tillägg - som "AdobeSign" från Adobe.
Vad är en signaturrad?
Signaturraden är en speciell signaturrad som du kan anpassa med förnamn, efternamn, yrkesställning och andra detaljer om undertecknaren. Grafiken för en signatur kan infogas på raden, signerad för hand med pekplattan eller med ett certifikat.
Är signaturer säkra på datorn?
Elektroniska signaturer som du gör på en dator, surfplatta eller smartphone är juridiskt bindande i olika grader beroende på vilka krav de uppfyller. EU: s eIDAS -förordning definierar tre säkerhetsnivåer. Medan endast en enkel elektronisk signatur krävs för paketacceptans av brevbäraren, krävs åtminstone en avancerad, om inte en kvalificerad elektronisk signatur för viktiga frågor som t ex ingående av kontrakt. I Word kan du bara infoga en avancerad signatur efter att ha köpt ett motsvarande certifikat.
