Detta händer allt oftare: Om du använder en Excel -arbetsbok som datakälla i ett formulärbrev i Word 2003/2002 kan det uppstå problem med datumformatet. Så här går du runt denna svårighet.
Till exempel, om ett datum ska överföras till formulärbrevet från en kolumn med datum i en Excel -tabell, visas datumet alltid i Word i formatet "MM / DD / ÅÅÅÅ", oavsett hur du har formaterat det. Det är irriterande!
Problemet uppstår alltid i Word 2003/2002 när Word bestämmer importfiltret för själva datakällan vid åtkomst till Excel -tabeller. Sedan används ett filter som inte korrekt formaterar datumet och i stället överför datumet i standarddatumformatet.
Undvik detta formatfel och ställ in Word så att du kan definiera importfiltret själv. Välj sedan alternativet "Microsoft Excel -kalkylblad via omvandlare" eller "MS Excel -kalkylblad via DDE" som importfilter, beroende på Word -version och installerat filter. Så fungerar det:
- Öppna menyn EXTRA - ALTERNATIV och växla till fliken ALLMÄN. Aktivera kryssrutan "Bekräfta konvertering vid öppning". Avsluta dialogrutan med OK. Du behöver bara utföra detta steg en gång; Word kommer ihåg den här inställningen permanent.
- Observera: Utan ändringen i menyn EXTRA - ALTERNATIV, fliken ALLMÄN, ställer Word generellt in själva importfiltret när en fil laddas som inte är i Word -format. Detta gäller inte bara datakällan för blanketter, utan också vanliga dokument som du vill ta över från en tredjeparts ordbehandlare eller som består av en ren textfil. Endast om du aktiverar kryssrutan "Bekräfta konvertering när du öppnar" kommer du alltid att bli ombedd om önskat format och själv kunna bestämma.
- Skapa nu din blankett genom att öppna menyn EXTRA - BREV OCH POST - SERIAL LETTER CREATION (Word 2003) eller EXTRA - BREV OCH POST - SERIAL PRINT WIZARD (Word 2002).
- I det första steget i guiden väljer du önskad dokumenttyp, till exempel: "Bokstäver".
- I det andra steget i guiden använder du alternativknappen "Använd aktuellt dokument" för att ange att det aktuella dokumentet ska användas som en formulärbokstav.
- I det tredje steget väljer du alternativet "Använd en befintlig lista" och klickar på "Bläddra". Byt sedan till mappen där din Excel -fil finns. Välj Excel -filen och klicka på "Öppna".
- Eftersom du i det första steget angav att du själv vill bestämma filformatet när du öppnar "främmande" filer, visas nu en dialogruta där du kan ange typ av datakälla. Beroende på Word -versionen och de installerade importfiltren väljer du alternativet "Microsoft Excel -kalkylblad via omvandlare (* .XLS;*. XLW)" eller "MS Excel -kalkylblad via DDE (* .XLS)". Bekräfta ditt val med OK ".
- Ett annat dialogfönster dyker nu upp: Om du har valt "Microsoft Excel -kalkylblad via omvandlare ( * .xls; *. Xlw)" som importfilter är titeln på dialogrutan som visas "Öppna kalkylblad". Med importfiltret "MS Excel -kalkylblad via DDE (* .xls)" visas dock dialogrutan "Microsoft Excel". Oavsett vilket fönster som visas för dig kan du välja önskat kalkylblad som innehåller din adressdata. Bekräfta sedan dialogrutan med "Ok".
- Dialogrutan för mottagning av e -postmeddelanden visas nu där du kan välja din adress. Här kan du ställa in adressfilter och / eller ta bort enskilda adresser från adresslistan genom att avaktivera respektive kryssruta.
- När du har bekräftat dialogrutan för mottagning av e -postmeddelanden med OK kan du infoga fälten för sammanfogning i ditt dokument i det fjärde steget i guiden för sammanfogning av e -post.
Datumfält antas nu korrekt på grund av det importfilter du valde själv och visas i exakt det format som du definierade i Excel.
Du kan hitta ännu mer information och användbara tips om formulärbrev i dessa artiklar.
