Hur man ändrar dokument i Word

Så här kan du göra ändringar i Word -dokument

Som regel, när du skapar ett textdokument, se till att layouten är korrekt och att du undviker stavnings-, grammatik- och skiljeteckenfel. När arbetet med textens innehåll och format har slutförts finns det ofta fortfarande isolerade brister. Av denna anledning är det vettigt att revidera dokument igen i slutet och vid behov göra ändringar.

Word: Spåra, revidera och korrigera ändringar

Microsoft Word innehåller olika alternativ för redigering av texter. Särskilt när texter ska korrigeras inte bara av författaren utan också av andra människor, är Office -programmets olika funktioner perfekta för kontroll.

Medan de tillgängliga mallarna redan gör det möjligt att följa formella aspekter, kontrollerar Word också automatiskt stavning och skiljetecken i textdokumentet. Dessa funktioner i Word är kända för de flesta användare och indikeras med en röd eller blå understrykning av den specifika positionen. Men vilka funktioner, dvs. integrerade verktyg i programmet, kan fortfarande användas? Till exempel, hur fungerar spårning av ändringar?

När du får text som du behöver granska och redigera i Word kan du följa dessa steg för att göra korrigeringar och spåra ändringar:

Öppna fliken "Kontrollera" i menyfliksområdet i din Word -fil.

Här hittar du olika alternativ för att infoga ändringar och markera dem därefter. Klicka till exempel på uppföljningsknappen för att öppna lämplig flik.

Vid det här laget kan du välja om du vill spåra ändringar eller inte. Om du klickar på respektive symbol markeras redigeringarna i texten som du sedan utför som så kallade markeringar. På detta sätt kan författaren förstå och spåra vem som redigerade texten, var och när, och gjorde ändringarna.

Dina kommentarer kan sedan överföras till texten med hjälp av fältet "Acceptera".

Om du ändrar ett dokument i korrigeringsläge, tack vare den ljusa färgen, är det lättare för redaktören att se ändringarna och eventuellt behålla dem direkt. Om flera granskare arbetar med en fil kan författaren i slutändan bättre förstå vem som föreslog korrigeringarna.

Acceptera ändringar i Word: Så här fungerar det

Får du ett dokument med många ändringar och skulle vilja följa upp och acceptera ändringarna successivt? Gör sedan följande:

1. Klicka på fliken "Granska" i menyfliksområdet.

2. Genom att klicka på "Acceptera" accepterar du ändringen, "Avvisa" avvisar ändringen.

   

3. Du kan hoppa från revision till revision genom att klicka på knapparna "tillbaka" och "nästa".

Viktig: Acceptera inte några ändringar med "tillbaka" och "nästa".

Inställningsmarkering: instruktioner

Är ett reviderat dokument för förvirrande för dig? Genom att ange vilka markeringar som ska visas kan du hålla reda på saker: välja mellan alla kommentarer, revideringar av format och textnivå, eller bara visa där något har ändrats direkt i texten. Gör så här:

1. Klicka på fliken "Granska" i menyfliksområdet.

2. I rullgardinsmenyn för "Visa markering" väljer du vilka markeringar du vill se: Kommentarer, infogningar och raderingar och formatering.

   

3. Under "Markering: alla" kan du välja om du vill se alla ändringar direkt i texten eller bara se att något har ändrats.

dricks: Vill du skriva ut ett dokument utan kommentarer eller revideringar? Välj sedan "Markup: none".

Så här kan du infoga kommentarer och rätta till misstag

Olika typer av markeringar finns i Word. För det första lyfter programmet i sig fram ord som innehåller fel. Å andra sidan kan redaktörer också använda korrigeringsläget. Med en närmare titt på markeringen kan du snabbt se vilka förslag du vill acceptera och vilka du vill avvisa.

Om det till exempel verkar som att Word upprepade gånger har markerat ett namn eller en teknisk term som inte finns i ordlistan, men fortfarande finns, kan du enkelt lägga till detta i ordlistan. I princip kan de röda vågorna som markerar felen stängas av, till exempel om de stör dig medan du läser.

Andra markeringar kan också komma från att korrigera läsare som har använt korrigeringsläget. Om du sedan använder revisionsläget har du möjlighet att acceptera redaktörens kommentarer. Det är möjligt att flera personer har arbetat med ett dokument samtidigt. Markeringarna och kommentarerna kan därför identifieras i olika färger. Detta låter dig ställa in kommentarfärgerna så som du vill skilja kommentarerna.

Förutom markeringar kan kommentarfunktionen också användas för att föreslå ändringsidéer eller förslag på förbättringar i ett dokument. Så här använder du kommentarfunktionen i Word:

1. Öppna fliken "Kontrollera".

2. I kommentarsfältet hittar du knappen "Ny kommentar". Med ett musklick på området öppnas ytterligare en kolumn och en pratbubbla vid kanten av det område du har valt. På så sätt kan du snabbt lägga till specifika marginalanteckningar i texten, som författaren sedan kan ta hänsyn till vid revidering.

   

3. I samma område i bandets fil kan du ta bort kommentarer om du redan har införlivat dem.

Det är också bra att veta att du kan växla mellan enskilda kommentarer och på så sätt hoppa över kommentarer och redigera andra tills vidare. Du kan också se den senaste ändringen direkt. Detta gör redigeringen av filen ännu mer effektiv.

Funktioner i Word: Dessa inställningar förenklar ditt arbete

Microsoft Word gör det inte bara lättare att utforma din text när du skriver. Programmet ger dig också några funktioner som påskyndar revisionen i slutet av processen. Förutom möjligheten att korrigera vanliga fel i bara några steg med hjälp av "Hitta och ersätt", möjliggör Word också mer variation i texten tack vare synonymordlistan. Andra funktioner och funktioner som du bör veta om i Word är:

• Fältfunktioner
• Makron
• Citat
• Sidnummer
• datum
• Hyperlänkar

Slutsats: Så här kan du göra ändringar i Word

När du skapar en sida ser du inte bara till att du ordnar sidhuvud och sidfot, innehållsförteckning, översättningar och källista korrekt, men innehållet och stavningen ska också vara korrekt. Med höger sidovy kommer du inte längre att missa någon felmarkering. En ny stavningskontroll i slutet av textarbetet verkar också till hjälp.

Om det finns en specifikation för antalet ord eller tecken kan du låta Word räkna dem och kontrollera dem snabbt och enkelt. Det är också möjligt att bara skriva ut textkorrigeringarna. Sammantaget erbjuder programmets inställningar ett brett utbud av alternativ för revidering av textdokument.

Genom att spåra ändringar kan du se den exakta historiken för ändringar i dokumentet. Så kallade markeringar är användbara hjälpare: De visualiserar förändringarna i testet. Slutligen, när alla ändringar har gjorts, kan du spara den färdiga filen som en PDF -fil eller skicka dokument i form av blanketter.

Vanliga frågor

Hur kan jag visa ändringar som gjorts av andra redaktörer?

Beroende på vilket läge andra redaktörer har korrigerat eller kommenterat respektive dokument kan kommentarerna visas på olika sätt. Hur som helst kan du bestämma vilka förslag du vill titta på. För att göra detta, öppna fliken "Uppföljning" under fliken "Kontrollera". Här kan du ställa in fästingar för de olika felgrupperna.

Hur kan jag infoga kommentarer i en text?

Fliken "Granska" tar dig till knappen "Kommentarer". Vid denna tidpunkt kan du skapa en ny kommentar genom att markera den nödvändiga textpassagen och sedan klicka på fältet "Ny kommentar". Skriv din anteckning i pratbubblan. Word erbjuder möjlighet att integrera bläckkommentarer. Du kan kommentera dokument utan tangentbord.