Dialogrutan "Rensa brevlådan" ger dig olika alternativ för att minska storleken på din brevlåda
Trots alla förbättringar de senaste åren har en sak inte förändrats i Outlook: brevlådan fortsätter att växa, även om du regelbundet tar bort e-postmeddelanden som inte längre behövs. Även den automatiska komprimeringen av den personliga mappen (PST -fil) ger inte riktigt en permanent lösning.
Du kan ta reda på storleken på Outlook -filerna med funktionen "Rensa brevlådan", som du kan hämta via menyn Extra:
Med dessa alternativ kan du städa upp din brevlåda i Outlook
-
Använd först knappen "Visa brevlådestorlek" för att lista lagringskraven för de enskilda mapparna. Du kommer då att se vilka mappar som tar upp särskilt stor plats, och du kan ta bort dem.
-
Du kan också söka efter äldre objekt i inkorgen. För att göra detta, ange ett motsvarande värde i fältet "Sök efter element äldre än … dagar" och klicka på "Sök". I listan som sedan matas ut väljer du antingen alla eller enskilda element och tar bort dem.
-
Om du vill ha äldre element arkiverade klickar du på "AutoArchive". Arkivfilerna sparas under "C: \ Documents and Settings \ YOUR_NAME \ Local Settings \ Application Data \ Microsoft \ Outlook".
-
Du kan också ha mappen Raderade objekt tom (eller se dess nuvarande minnesanvändning).
- Om det finns tilldelningskonflikter med vissa element, lagras dessa i en mapp som heter "Konflikter". Du kan visa dess storlek i dialogrutan "Rensa brevlådan"; du kan också ha mappen tom här.
Hur man hittar och tar bort e -postmeddelanden som tar upp mycket lagringsutrymme
Med hjälp av en funktion inbyggd i Outlook 2010 kan du visa alla särskilt stora e-postmeddelanden från alla mappar i inkorgen. Du kan sedan enkelt radera "space hogs" som du inte längre behöver (om det är vettigt, spara filbilagorna i e-postmeddelandena på hårddisken i förväg).
För att spåra de särskilt stora e -postmeddelandena, gör följande i Outlook 2010:
- Gå till kommandot "File, Tools to Clean Up" och sedan "Mailbox Cleanup".
- Aktivera alternativet "Sök efter objekt som är större än … kilobyte" och ange ett värde, till exempel 500 eller 1000 kilobyte.
- Klicka på "Sök".
- Dialogrutan "Avancerad sökning" visas nu där e-postmeddelanden som matchar sökkriteriet visas. Här kan du radera eller öppna e-postmeddelanden för att spara filbilagorna som de innehåller på hårddisken.
- Så snart du har tagit bort de e-postmeddelanden du inte längre behöver stänger du dialogrutan.
- Töm sedan mappen "Raderade objekt" och låt den personliga mappen komprimeras.