Hur man använder fältkoder korrekt i Word

Hur man använder fältkoderna

Du vet det väl: När du skapar ett textdokument ligger fokus inte bara på själva pappersarbetet. Förutom innehåll och uttryck måste du också tänka på teckensnitt och storlek, radavstånd och många andra detaljer. Olika fältfunktioner hjälper dig med detta, som ofta används medvetet, men ibland också automatiskt. Men var är funktionerna dolda och hur används de korrekt?

Fältfunktioner - vad ligger bakom dem?

När du skapar ett dokument med Microsoft Word bör du vanligtvis först klargöra vilken typ av text det är. Följaktligen skapar du sedan en fil vars format och layout motsvarar kraven för texttypen.

Här kan du till exempel justera storlek och form på teckensnittet, men också avstånden till kanten och mellan raderna i din text. För många dokument är det också nödvändigt att ange sidnummer och till exempel infoga aktuellt datum. Det är här fältfunktioner, även kallade fält för kort, används.

Office -programmet Word känner igen vissa textelement och ändrar dem automatiskt efter behov. Till exempel kan datumet uppdateras och alltid hållas uppdaterat. Dessa fältfunktioner är initialt platshållare som du, användaren, tilldelar ett fältnamn till. Men hur kan den här användbara funktionen användas i Word? Hur får du önskat resultat?

Så här fungerar det: Fältfunktioner och deras roll för att skapa texter

Du kan fortsätta på olika sätt för att aktivera en fältfunktion. Ett enkelt och ofta använt exempel är att infoga datumet i din text. Medan du helt enkelt kan skriva in datumet själv, kan nummerkombinationen också integreras i ditt dokument med hjälp av inmatningsfunktionen.

1. Klicka först på fliken "Infoga" i menyfliken i din Word -fil.

2. I området till höger hittar du fältet "Text".

3. I detta fält indikerar olika symboler olika fältfunktioner som initialt integreras i din text som platshållare. Välj kalenderikonen för att infoga aktuellt datum.

   

4. Ett extra fönster öppnas sedan. Markera rutan "Uppdatera automatiskt".

   

5. Nu kan du placera markören i fältet och ändra datumet i din text eller uppdatera det automatiskt.

Precis som datumet kan du också låta Word redigera många andra komponenter i din text. Fältfunktionerna täcker olika verksamhetsområden som du kan tycka är användbara. Det är också praktiskt: Om du inte behöver de automatiska ändringarna kan du tillfälligt stänga av fältuppdateringarna.

Korrekt användning: Fältfunktioner passar särskilt bra här

Användningen av fältfunktioner är inte alltid meningsfull. Insatt på rätt plats förenklar funktionerna ditt dagliga arbete och leder snabbt till tillfredsställande resultat. När du skapar en sida kommer du att göra snabbare framsteg tack vare funktionerna: Till exempel kan källistan och innehållsförteckningen för din fil uppdateras med bara några klick. Här behöver du inte manuellt överföra rubriker till din katalog, men kan låta Word fungera automatiskt med fältegenskapen.

Detta gör att revidera ditt dokument mindre krångel. Förutom de ovan nämnda fältfunktionerna tillhör följande element också de funktioner (integrerade redigeringsverktyg och hjälpmedel i Word) som gör Office -programmet till en användbar hjälpare i textarbete:

• Länkfält
• Författarfält
• NumPages -fältet
• Fältet Filnamn
• Citeringsfält

Dessa och många andra fältfunktioner är vanliga i Word -texter. De kan redigeras efter behov och ställas in efter individuella idéer och användarnas beteende. Om du till exempel lägger till citat eller ett författarnamn i din text kan du välja det nya fältet med ett klick.

Den grå fältskuggningen visar att fältinnehållet nu kan redigeras. Till exempel, när du anger ett citat kan du välja om endast namnet på författaren eller även publiceringsåret och platsen ska anges.

Mångsidig och dynamisk: så här integrerar du fältfunktioner i ditt dokument

Textdokument lockar sina läsares uppmärksamhet, särskilt om de är strukturerade på ett mångsidigt och strukturerat sätt. Hyperlänkar, citat och ett attraktivt utformat sidhuvud och sidfot gör att texten framstår som sammanhängande.

Som regel är sidnumren placerade i sidhuvudet eller i sidfoten. Även här har du flera alternativ: Du kan numrera sidorna i ditt dokument manuellt eller använda den relevanta fältfunktionen. Om du placerar markören i sidhuvudet eller sidfoten blir skuggningen av fältet synlig. Du kan sedan göra ändringar i respektive textegenskap eller få fältet uppdaterat.

På samma sätt kan filnamn i Word infogas i sidfoten med hjälp av fältfunktioner. Office -programmet erbjuder användarna olika snabba byggstenar som kan aktiveras med olika tangentkombinationer. Detta inkluderar till exempel makron (ofta använda kommandon med snabb åtkomst) eller autotekster som kan sparas i förväg och ringas upp vid behov.

Så här förenklar du ditt arbete: Aktivera och spara fältfunktioner

Fältfunktioner kan också användas med en tangentkombination. Beroende på versionen av Word kan du använda olika kombinationer för att placera fältinnehållet. Så här integrerar du en fältkod i din text i Word 2007 och 2010:

Tryck på kontrollknappen [CTRL].

Håll ned knappen och tryck också på [F9].

Nu visas parenteser och fältskuggning. Skriv din önskade fältegenskap eller fältnamnet i fältet, t.ex. B. "Datum" för datum. Dokumentet ritar nu automatiskt datumet för motsvarande dag.

Andra funktioner kan också aktiveras i Word med [CTRL] -tangenten. Se därför till att du väljer rätt tangentkombination för att öppna parenteserna för att ange en fältfunktion. Ytterligare information kan öppnas med skiftknappen. På så sätt kan du till exempel placera textblock exakt på en sida och designa dem efter dina idéer.

Förutom snabba delar erbjuder Office -programmet också andra funktioner som förenklar arbetet med textdokument. Du kan till exempel infoga översättningar eller skapa mallar. Dessutom kan formulärbokstäver ställas in och en Word -fil sparas som PDF. Innan du skickar eller skriver ut dina dokument bör du dubbelkolla filerna.

Ändringar och korrigeringar: Arbeta med Word

Med "Sök och ersätt" kan du hitta vanliga fel i din fil och ersätta dem i ett steg. Inte bara dokumentets innehåll bör kontrolleras och vid behov korrigeras: dokumentets format kan också innehålla fel.

Snabba moduler eller fältfunktioner i allmänhet hjälper dig att undvika felkällor och får därmed snabbt ett tilltalande resultat. Du kan låta Word automatiskt styra information som datum, sidnummer och citat. Dessutom accelereras ditt arbete: Du kan dynamiskt infoga dokumentinnehåll som du redan har förberett och enkelt komma åt det.

Bra att veta: För att göra ditt textdokument så enhetligt som möjligt bör textfält och sidnummer samt fältet NumPages - det vill säga sidnumret på det totala antalet sidor - utformas på samma sätt i hela filen. Du kan använda det så kallade sammanfogningsformatet för detta. Genom att skriva {STYLEREF "Rubrik 1" \ n \ * MERGEFORMAT} i fältet formateras fältresultatet på samma sätt som det stycke som fältet ligger i. Du kan också ställa in texterna på en sida för att fortsätta på en annan sida.

Slutsats: fältet fungerar som stöd

Fältfunktioner är hjälpare i processen att skapa dokument på många sätt. De låter dig infoga viktiga textelement och uppdatera befintligt dokumentinnehåll. Du kan använda fältfunktionerna för att göra vissa inställningar och individualiseringar för att bygga upp den färdiga filen enligt dina personliga krav.

Du kan till exempel påverka om textfältramar kommer att skrivas ut omedelbart eller om vissa data kommer att inkluderas i din e -postfusion. Word ger utrymme för enskilda idéer och ger användarna möjlighet att organisera dokument professionellt och effektivt med olika fältfunktioner.

Frågor och svar

Vilka fältfunktioner hjälper till att standardisera mina dokument?

Kopplingsformatet hjälper dig att göra inställningar i fält enhetliga. När du anger formatkommandot har du möjlighet att överföra egenskaperna för ett fält till ett efterföljande fält. Så här använder du samma inställningar för resten av ditt textdokument.

Hur känner jag igen fälten i min text?

Du kan visa fältfunktionerna på olika sätt. Om du till exempel markerar hela texten med [CTRL + A], kommer du att märka fältfunktionerna. I vilket fall som helst är en fältskuggning synlig när du har klickat på en fältfunktion. Med ytterligare ett klick på den lilla pilen i hörnet av fältet visas dina inställningsalternativ.