Spara och dela Excel -filer: snabbt och enkelt

Viktig information som kan hjälpa

Om flera kollegor arbetar med ett projekt eller en uppgif.webpt är det ofta nödvändigt att arbeta tillsammans på en Excel -arbetsbok eller ett bord från Excel -programmet. Innan du släpper den, se dock till att du väljer rätt format och sparar Excel -filen korrekt. Dessutom bör användarna uppmärksamma filstorleken och dela upp den om möjligt. Ibland är dock publiceringen av uppgif.webpterna tillräcklig för att de ska kunna nås.

Spara Excel -fil: Så här fungerar det

Med tangentkombinationen för Excel "Ctrl + S" eller via "Arkiv> Spara" eller "Spara som" är det möjligt att spara den aktuella Excel -filen under ett enskilt filnamn. Utöver de vanliga .xls- och .xlsx -filtyperna erbjuder Excel spara i OpenDocument- eller PDF -format.

Dina Excel -arbetsböcker kan sparas på önskad lagringsplats genom att ange standardlagringsplatsen i förväg. Lagringsplatsen kan också ändras i bara några steg. Ibland är det till hjälp om mappen eller lagringsvägen för dokumentet visas i en cell i arbetsboken. Detta är vad denna tabellfunktion möjliggör.

Spara Excel -filen med en säkerhetskopia

Det är lämpligt att göra säkerhetskopior av viktiga Excel -filer innan du gör ändringar i dokumentet. En säkerhetskopia kan skapas med hjälp av vissa Excel -funktioner eller med hjälp av ett makro. Du kan också konfigurera din Excel -arbetsbok på ett sådant sätt att en säkerhetskopia av den tidigare arbetsbokversionen sparas varje gång en ändring görs.
Data och värdefull arbetstid kan gå förlorade till följd av strömavbrott eller oavsiktlig stängning av en osparad Excel -fil. Det är därför lämpligt att aktivera Excel -funktionen "AutoRecover" för att initiera automatisk datalagring.

Instruktionsvideo: Microsoft Excel: Spara en fil och dela den med andra användare

Dela Excel -fil: möjligheterna

Om du vill dela data i en Excel -arbetsbok eller ett dokument med andra användare, finns det andra alternativ tillgängliga för dig utöver de integrerade versionerna:

• Ett diagram från lagrade data kan publiceras till exempel på företagets intranät eller på en webbplats. För att göra detta måste du använda vissa funktioner för att exportera data från en Excel -lista som en grafik. Excel erbjuder också möjlighet att kopiera ett önskat delområde från en Excel-tabell som en grafik för att infoga och visa det i en presentation eller i ett annat program.
• Excel -listor eller enskilda kalkylblad kan enkelt och snabbt skickas till arbetskollegor via e -post. Integrationen av en lämplig knapp i Excel -verktygsfältet underlättar såväl sändning som användning av detta hjälpsamma makro.
• En Excel -arbetsbok kan också delas över ett nätverk och därmed redigeras av flera användare. Innan detta kan arbetsboken kopieras med ett makro och sparas med ett annat filnamn.
• Slutligen kan du dela Excel -filen genom att spara arbetsboken i ett onlinemoln som OneDrive. Detta gör att andra användare kan redigera filen.

Att dela en Excel -fil är säkrare

Förutom Excel -data skyddar vissa funktioner också informationen:

• Digitala signaturer kan bekvämt integreras i en Excel -fil eller mapp för att säkerställa dataintegritet och äkthet. En digital signatur indikerar för andra att innehållet i arbetsboken eller dokumentet har verifierats och signerats.
• Innan ett Excel -kalkylblad eller en arbetsbok ges i någon form till lagkamrater eller någon annan, bör den rengöras från personuppgif.webpter och information.
• Skyddet av formlerna i ett Excel -kalkylblad eller en mapp förhindrar oönskade ändringar när flera personer arbetar med ett dokument.
• Innan du överför en arbetsbok kan det vara användbart att kopiera de enskilda kalkylbladen till en ny Excel -arbetsbok och ersätta formlerna med värden.

Rätt format för att dela en Excel -fil

Företag och företag använder ofta nyare och äldre versioner av Excel. Ibland kan det vara nödvändigt att ändra filtypen för en Excel -fil:

• Med hjälp av Excel -menyn kan en fil sparas relativt enkelt som en PDF.
• En Excel -fil eller tabell kan sparas i CSV -format i bara några få steg.
• Så att en Excel -fil är kompatibel med äldre versioner kan den sparas i XLS -filformat.
• Hela innehållet i en mapp kan konverteras till XLSX -filformat med ett Microsoft -verktyg.
• En manuell kompatibilitetskontroll kan utföras så att sparade Excel -filer kan läsas av äldre programversioner.

Minska storleken på en Excel -arbetsbok

Det är inte så lätt att dela en Excel -tabell med flera tusen rader. Innan du delar upp en stor Excel -fil är det nödvändigt att t.ex. B. dela med ett makro. Men du kan också använda dessa tips för att minska filstorleken avsevärt. Med både äldre och nyare versioner av Excel kan du komprimera en bild eller all grafik i mappen och välja mellan olika upplösningar.

Slutsats: Spara en Excel -fil och dela den med andra användare

När andra människor behöver data i en Excel -arbetsbok har användarna flera alternativ. Först bör användarna spara Excel -filen. Olika filtyper är tillgängliga för detta. För att dela en Excel -fil måste ett unikt filnamn anges i förväg. Dessutom kan en säkerhetskopia göras före eventuella ändringar, till exempel med hjälp av makron. I Excel -programmet kan du också minska storleken på Excel -filer eller dela arbetsboken, ändra filformat eller infoga en digital signatur innan användare delar Excel -filen med andra människor.

Fler intressanta artiklar om Excel

• Om flera personer arbetar med ett Excel -kalkylblad är det bra att känna igen ändringar i innehållet eller formlerna.
• Hela Excel -arket i en arbetsbok kan snabbt flyttas eller kopieras till en annan Excel -arbetsbok.
• Tomma linjer kan tas bort permanent med en automatisk filtreringsfunktion.
• Om du tar bort överflödigt innehåll minskar filstorleken för en Excel -fil.
• Excel -formler i en arbetsbok kan konverteras till siffror på en gång.
• En förhandsgranskningsgrafik kan lagras för Excel -filer.
• Med hjälp av denna loggfunktion kan du alltid se tiden och personen som ändrade cellinnehållet.

Vanliga frågor

Hur kan jag dela ett Excel -kalkylblad?

Öppna arbetsboken och klicka sedan på fliken Granska. Navigera via "Ändringar" till utgivningsalternativet "Användare får redigera områden". Välj "Ny" på menyn Användarrättigheter innan du definierar den delade tabellen.

Var kan jag hitta Excels automatiska säkerhetskopior?

Genom att aktivera AutoRecover -funktionen sparar Excel den för närvarande öppna arbetsytan var tionde minut i standardinställningen. Säkerhetskopian ska finnas i samma mapp som originalfilen.

Hur kan jag inaktivera skrivskyddet för en arbetsbok?

Öppna din arbetsbok. Klicka på "Information" i filmenyn och avaktivera sedan rutan "Låst" i det allmänna området.