Outlook -kontaktgrupper - effektiv kommunikation i en grupp

Hur man skapar distributionslistor

Varje dag, i en professionell eller privat miljö, finns det ett behov av att skicka e-post till olika typer av människor eller grupper av människor. I många fall måste innehållet i ett enda meddelande nå olika mottagare. Oerfaren Outlook -användare kan arbeta med "kopiera och klistra in" för en sådan uppgif.webpt och skicka innehållet i ett meddelande till olika kontakter på detta sätt.

Att skicka meddelanden till flera mottagare med "kopiera och klistra in" är högst den näst bästa lösningen. Förutom att kopiering och klistring av texter är benägen för fel, måste tidsfaktorn också beaktas. Det bättre alternativet är att skapa en kontaktgrupp eller distributionslistor i Outlook. Begreppen distributionslista och kontaktgrupp har en likvärdig betydelse. Fram till versionen av Outlook 2007 användes termen "distributionslista". Från och med Microsoft Outlook 2010 har distributionslistan ersatts av termen "kontaktgrupp", som också används i den aktuella versionen av Office Outlook 365. Med en distributionslista i Microsoft Outlook kan du lägga till en grupp mottagare till ett meddelande med ett klick. Att skapa en kontaktgrupp och distributionslistor i Outlook är inte svårt och sparar mycket tid i professionell e-postkommunikation.

Skapa en Outlook -kontaktgrupp - praktiska tips för omarbetning

För att skapa en ny kontaktgrupp i Microsoft Outlook, byt först till fliken "Start". En ny distributionslista kan sedan skapas med knappen "Nya objekt". I den aktuella versionen av Outlook är menyalternativet "Kontaktgrupp" integrerat djupare i menyraden än i äldre Outlook -versioner. Du hittar knappen under: "Ytterligare element> Kontaktgrupp."

Efter att ha klickat på knappen "Kontaktgrupp" öppnas ett urvalsfönster där du kan göra dina individuella inställningar för den nya distributionslistan. Använd tangentbordet för att välja tangentbordsgenväg Ctrl + Shift + L.

Du har följande alternativ och alternativ:

knapp

Uttryck

Spara nära

Menyalternativet "Spara och stäng" är viktigt vid slutet av skapandet av en ny kontaktgrupp. Du kan använda knappen för att spara all information om nya medlemmar och mottagare. Som ett resultat är kontaktgruppen tillgänglig för dig hela tiden när du skickar vanliga e-postmeddelanden. Viktig: Innan du kan skicka ett meddelande till en distributionslista i Outlook måste kontaktgruppen sparas. Detta görs genom att tilldela ett unikt namn och bekräfta detta genom att klicka på knappen "Spara och stäng".

Ta bort grupp	Tar bort distributionslistan.
Framåt grupp	En distributionslista som du har skapat i Microsoft Outlook kan vidarebefordras till andra personer. Det är möjligt att skicka distributionslistan i Internet -format som ett vCard i filer eller alternativt som en Outlook -kontakt.

Medlemmar och anteckningar

Du kan välja fönstervyn på fliken "Display". Med knappen "Medlemmar" kan du se information om alla medlemmar i gruppen. Du kan ange kommentarer på distributionslistan under Anteckningar.

Lägg till medlemmar

Knappen "Lägg till medlemmar" kan förstås som hjärtat i kontaktgruppen i Microsoft Outlook. Du kan gruppera medlemmar från: Outlook -kontakter, En adressbok integrerad i programvaran eller En ny e -postkontakt lägg till i distributionslistan.

Ta bort medlem	Om du vill ta bort en gruppmedlem från distributionslistan väljer du posten och klickar på knappen "Ta bort medlem". Posten raderas.
Uppdatera nu	Klicka på knappen "Uppdatera nu" för att uppdatera vyn i fönstret. Alla poster uppdateras.
Flik "Kommunicera"	På fliken "Kommunicera" har du möjlighet att välja en kontakt från distributionslistan och skriva ett individuellt e -postmeddelande till den här personen. Det är också möjligt att skapa en mötesförfrågan för en specifik kontakt.
Flik "Kategorier"	Som med Outlook -kalendern har du också möjlighet att tilldela elementet till en kategori för distributionslistor. Dessutom kan du ställa in att uppföljningen ska påminnas om kontaktgruppen vid ett senare tillfälle. Du kan också markera distributionslistan som "privat".

Sammanfattningsvis har du olika alternativ och inställningsalternativ för att skapa en kontaktgrupp individuellt och anpassa den till dina egna behov. Om du vill anpassa den skapade kontaktgruppen vid ett senare tillfälle och till exempel lägga till nya medlemmar från adressboken, kan du göra det när som helst med knappen "Start> Adressbok".

Efter att ha valt rätt adressbok kan du känna igen distributionslistan med ikonen som visar två stiliserade huvuden. Du kan ändra specifikationerna för distributionslistan genom att klicka på knappen "Egenskaper". Alla anpassningar måste bekräftas med "OK". Alternativt kan du hitta alla personliga distributionslistor i menyraden på fliken "Kontakter" i Microsoft Outlook.

Skicka ett e -postmeddelande till en kontaktgrupp i fyra steg

När du har skapat en ny kontaktgrupp kan du använda den skapade distributionsgruppen för att skriva till flera mottagare i ett steg med Outlook. Med fyra enkla steg kan du skicka ett nytt mail till distributionsgruppen:

1. Öppna ett nytt e -postmeddelande genom att klicka på "Start> Ny e -post."

   

2. Det bekanta e-postinmatningsfönstret öppnas, med vilket du kan designa och skicka ett nytt e-postmeddelande.

   

3. Istället för att ange en mottagares e-postadress manuellt, klicka på "Till" -knappen och sök efter den kontaktgrupp du vill ha i adressboken. Om du har skickat ett nytt meddelande till en distributionsgrupp en gång är det tillräckligt att ange de första bokstäverna i namnet på distributionslistan i inmatningsfältet på "Till" -knappen. Efter några knapptryckningar visas kontaktgruppen som ett förslag och kan väljas.

   Precis som med vanliga e-postmeddelanden, när du skickar ett meddelande till en kontaktgrupp, kan du också bestämma om de:

   • I fältet "Till" skickas det i klartext till alla mottagare av kontaktgruppen. I det här fallet är e -postadresserna för alla medlemmar i distributionsgruppen synliga för alla.
   • En kopia ska skickas till alla mottagare från kontaktgruppen i fältet "Cc".
   • Bör sändas osynligt i fältet "Bcc". Om meddelandet skickas till distributionslistan via "Bcc" kommer ingen e-postadress att vidarebefordras.
   

4. Skicka meddelandet genom att klicka på "OK" -knappen. Det kommer att skickas till alla medlemmar i gruppen enligt dina specifikationer.

Att skicka ett meddelande via en distributionslista i Outlook liknar den beprövade sändningen av e-postmeddelanden till olika mottagare. Genom att kombinera mottagarna i en distributionsgrupp kan ett meddelande nå många adressater i ett steg. Detta förfarande är särskilt effektivt när meddelanden måste skickas till samma grupp människor med kontinuerliga intervall. Till exempel kan alla anställda på en avdelning eller alla fältarbetare i en affärsenhet grupperas i en kontaktgrupp. Meddelanden med samma innehåll kan sedan skickas till distributionslistan.

Sammanfattning och slutsats: Att arbeta med distributionslistor i Outlook är effektivt och enkelt

Det är vettigt att skapa kontaktgrupper i Microsoft Outlook om en fast grupp människor kontinuerligt tar emot e-postmeddelanden med samma innehåll. I yrkesmiljön är det lämpligt att upprätta en distributionslista för varje avdelning eller en distributionsgrupp för alla anställda i företaget. Detsamma gäller för klubbar eller i den privata sektorn. Distributionslistan skapas i Outlook på fliken "Start" med knappen "Nya objekt".

I äldre Outlook -versioner skiljer sig namnen på knapparna och menystrukturen. Både kända och sparade i adressboken samt nya e-postadresser kan läggas till i distributionsgruppen.

En befintlig kontaktgrupp kan anpassas, överföras till andra mottagare eller raderas med bara några klick. Microsoft Outlook -användare som professionaliserar sin kommunikation med kontaktgrupper eller, i äldre versioner, med distributionslistor sparar värdefull tid och minimerar risken för fel vid kopiering och klistring av e -postmeddelanden.