Excel: Överför möten till Outlook -kalendern

Överför information automatiskt från Excel -tabeller som kalenderposter för Outlook

I vår digitaliserade värld är mobila enheter som smartphones, surfplattor eller smartklockor bland de viktigaste vardagskamraterna. De är användbara på många sätt och hjälper människor att organisera och strukturera sin dagliga rutin effektivt. Detta gäller framför allt den digitala kalendern, vars möten överförs i realtid till alla mobila enheter när du använder Microsoft Outlook.

• Samtidigt är det inte osannolikt att du kommer att få möten i en Excel -lista i din professionella eller privata miljö. Dessa kan till exempel skickas som en Excel -fil av en kund eller leverantör som en del av ett projekt. Istället för att överföra eller skriva ut data och information för hand i Outlook kan möten förberedas i Excel i bara några steg så att de automatiskt överförs till din Outlook -kalender. Före importen finns det möjlighet att antingen:
• i en personlig kalender eller
• att sparas i en gruppkalender som används av flera teammedlemmar.

Överför Excel -möten till Outlook -kalendern - tre enkla steg i Excel

I äldre versioner av Microsoft Excel och Microsoft Outlook var det möjligt att läsa en Excel -fil direkt i Outlook. Aktuella versioner som Outlook 365 eller Outlook 2022-2023 kan inte importera Excel-filer. Av denna anledning är det nödvändigt att konvertera filen till CSV -format i förväg i Excel.

Gör så här för att importera möten från Excel till din Outlook -kalender:

1. I det första steget, ge din möteslista, om möjligt, de kolumntitlar som tillhandahålls för möten i Excel. Bland annat är följande lämpliga:

   Ämne, Startar på, Startar vid, Slutar vid, Hela dagen -händelse, Påminnelse på / av, Påminnelse kl, Påminnelse kl, Plats och andra fältnamn.

   Du kan använda namnen på ett nytt möte i Microsoft Outlook som en guide för kolumnrubrikerna.

   

2. I nästa steg, spara Excel -arbetsboken som en CSV -fil (åtskild med en separator) och stäng den.

3. Efter lagring separeras CSV -filen med ett semikolon. Outlook kräver dock en fil åtskild med kommatecken för import. För att utbyta tecknen öppnar du den skapade CSV -filen i Windows 10 -redigeraren och ersätter varje semikolon med kommatecken under EDIT - REPLACE.

   

4. Spara sedan filen under samma filnamn och växla till Microsoft Outlook.

Importera Excel -data till Microsoft Outlook - vad du bör veta

När du har öppnat Microsoft Outlook följer du stegen nedan för att importera data från Excel.

1. Aktivera den valda kalendern.

2. Ring kommandot IMPORT / EXPORT i menyn FIL.

3. I import- / exportguiden väljer du posten IMPORT FRÅN ANDRA PROGRAM ELLER FILER och klickar på knappen NÄSTA.

   

4. I nästa fönster väljer du posten ”Värden separerade med kommatecken” och klickar på NÄSTA.

   

5. I fönstret FIL TILL IMPORT klickar du på BROWSE och väljer mötesfilen.

   

6. I alternativen måste du bestämma:

   • Om befintliga poster ska ersättas av de importerade kalenderposterna,
   • Oavsett om kollideringsdatum anges två gånger eller
   • Om duplikat inte ska importeras när som helst.

   Efter att ha klickat på NÄSTA kan du välja önskad kalender som målmapp.

7. I nästa steg kommer du att bli tillfrågad om de möten som anges som ett intervall ska importeras. Efter att ha klickat på FINISH läggs mötena automatiskt till i kalendern.

   

8. Du hittar mötena i din Outlook -kalender efter importen.

   

Viktig: För att importen av kalenderdata från Microsoft Excel ska fungera smidigt är det avgörande att fältinformationen matas in korrekt. För data betyder detta att formatet DD.MM.ÅÅÅÅ måste väljas. Som ett minimum måste tiderna anges i formatet HH: MM så att de kan läsas av Microsoft Outlook. Du har också möjlighet att ange kategorier. Observera att endast en kategori överförs per möte.

Om du använder dina egna fältnamn kommer Microsoft Outlook att be dig att tilldela fälten manuellt innan du importerar dem.

Överföra Excel -möten till Outlook -kalendern - procedur upp till Office 2010

Gör så här för att importera kalenderposter i Outlook från Excel -filer till Office 2010 eller äldre versioner:

1. Ge din möteslista följande kolumnrubriker (utan citattecken): "Börjar datum, ämne, börjar datum, slutdatum, kategori, plats och händelse hela dagen.

2. Se i alla fall till att namnen skrivs utan mellanslag. Detta är viktigt för att Outlook ska kunna läsa data korrekt senare.

3. Ange specifika mötesdata i raderna under dessa rubriker eller kopiera dem från en annan tabell.

4. Markera din möteslista från den första cellen till den senast använda.

5. Ange valfritt namn i fältet Namn, till exempel "Möten" (igen utan citattecken). Namnfältet finns till vänster om redigeringsraden, som visas i följande bild:

   

6. Bekräfta inmatningen av namnet med Enter -tangenten.

7. I det sista steget, spara arbetsboken och stäng Microsoft Excel. Öppna sedan Microsoft Outlook.

Import av kalenderposter till Microsoft Outlook

Importen av kalenderposter från Microsoft Excel liknar den aktuella versionen av Microsoft Outlook. Till skillnad från Outlook 365 har äldre versioner av Outlook möjlighet att läsa i en Excel -fil direkt. Mellansteget via CSV -filen är inte nödvändigt. Data kan läsas in enligt följande:

1. I det första steget, aktivera den valda kalendern.

2. Ring kommandot IMPORT / EXPORT i menyn FIL. I import- / exportguiden väljer du posten IMPORT FRÅN ÄNDRA PROGRAM ELLER FILER och klickar på knappen NÄSTA.

3. I nästa fönster väljer du MICROSOFT-EXCEL och klickar på NÄSTA.

4. I fönstret FIL TILL IMPORT klickar du på BROWSE och väljer mötesfilen.

5. I alternativen bestämmer du om befintliga poster ska ersättas av de importerade elementen, om dubbletter ska bokas eller om dubletter inte ska importeras.

6. Efter att ha klickat på NÄSTA kan du välja din kalender som målmapp. I nästa och sista steg kommer du att bli tillfrågad om de möten som anges som ett intervall ska importeras. Efter att ha klickat på FINISH läggs mötena till i kalendern.

Slutsats: Det är enkelt att importera data från Excel till Outlook

I stället för att skriva in möten från Excel för hand i Microsoft Outlook kan kalenderposterna exporteras och importeras automatiskt i bara några få steg.

I äldre Office -versioner är det möjligt att importera Excel -filer direkt till Outlook. I nuvarande versioner är import endast möjlig via en kommaseparerad CSV-fil. Importguiden för Microsoft Outlook guidar användare genom importprocessen. På så sätt kan du automatiskt integrera en eller flera möten i din kalender i Microsoft Outlook inom några minuter eller alternativt använda en gruppkalender.

Vanliga frågor

Vad är skillnaden mellan en CSV -fil och en Excel -fil?

Excel -filer representerar det specifika Excel -formatet och kan läsas av Microsoft Excel och andra kompatibla program. CSV står för kommaseparerade värden och anger också ett filformat där data separeras med kommatecken eller semikolon. Tillägget av filnamnet är .csv. CSV -filer kännetecknas av sin höga kompatibilitet och kan därför användas mellan olika datorprogram och operativsystem.

Vilka funktioner har importguiden i Microsoft Outlook?

Microsoft Outlook är utformat för att bearbeta och importera olika filformat. Outlook har en import / export -assistent för den här funktionen. Detta förenklar bland annat importen av CSV -filer eller VCF -filer från andra program eller operativsystem. Guiden guidar automatiskt användare genom en fråga och importerar eller exporterar sedan nödvändig information.