Anpassa Outlook - tips och inställningar

Du kan använda dessa tips för att anpassa din Outlook

Som mjukvaruanvändare är det viktigt att göra personliga inställningar och kontinuerligt anpassa ett program. Detta gäller såväl Microsoft Outlook som andra applikationer som används regelbundet i en professionell eller privat miljö.

Specifika inställningar i Outlook är viktiga för att hela tiden kunna se vem som skrev ett e-postmeddelande och från vilken enhet det skickades. Dessutom vill varje Outlook -användare kunna använda programmet effektivt och funktionellt.

Den grundläggande anpassningen av skrivbordsversionen av Microsoft Outlook börjar med installationen. Ett Microsoft -konto krävs för att använda Outlook. Microsoft Outlook måste vara ansluten till Microsoft -kontot under den första installationen. Inställningarna kan visas och ändras när som helst genom att navigera till fliken "Arkiv" och sedan klicka på menyalternativet "Kontokonto".

Mobilversionen av Microsoft Outlook för surfplattor eller smartphones är gratis och behöver inte anpassas i förhållande till ett Office -konto.

Anpassa Outlook - praktiska alternativ som sparar tid

Förutom Office -kontot, som inte är tillgängligt i skrivbordsversionen, finns det andra alternativ för att anpassa Microsoft Outlook. Följande alternativ och funktioner är tillgängliga för dig för att anpassa programvaran med avseende på initialer, ditt namn och andra inställningar. Förutom den grundläggande vyn över läsområdet eller länkar på skrivbordet finns det otaliga andra funktioner och alternativ tillgängliga.

Till exempel kan du välja att visa både din inkorg och din kalender samtidigt. Om du arbetar många timmar om dagen med Outlook och använder en stor bildskärm med hög upplösning kan det vara meningsfullt att hålla två Outlook-fönster öppna bredvid varandra. På så sätt är texten bättre representerad och kopplad från andra funktioner. Du kan till exempel öppna kalendern eller adressboken och inkorgen i nästa fält. Denna anpassning av vyn ger dig en bättre överblick och låter dig arbeta mer effektivt.

Situationen är liknande med standardmappen för bilagor. Windows 10 -nedladdningsmappen föreslås vanligtvis som standardmapp.

Anpassa verktygsfält och länkar - så här fungerar det

Outlook har två verktygsfält med knappar för viktiga funktioner som standard:

• Standardverktygsfältet.
• Det utökade verktygsfältet.

Standardverktygsfältets sammansättning beror på respektive Outlook -modul. Som med alla andra Office -program kan den anpassas genom att lägga till ytterligare knappar för menykommandon i verktygsfältet. I grund och botten kan du anpassa alla verktygsfält i Outlook och skräddarsy det efter dina egna behov. Detta är användbart för att kunna arbeta mer effektivt och på ett mer riktat sätt.

Situationen är liknande med genvägar som du kan bädda in på Windows -skrivbordet eller på Start -menyn för att starta en specifik Outlook -modul. Användare som arbetar med flera profiler i Outlook kan använda ett kommando i kommandotolken för att bestämma vilken profil Outlook ska startas med. Om du vill ringa upp din Outlook oftare med samma startparametrar är det lämpligt att ställa in en motsvarande genväg på skrivbordet.

Filflik: Anpassa automatiska svar och åk på semester i lugn och ro

Out -of -office -assistenten i Outlook är viktig för smidig kommunikation. Om du inte kan skicka eller ta emot några meddelanden inom en definierad tidsperiod är funktionen ”automatiska svar” riktad och effektiv. Om du får ett e-postmeddelande kommer avsändaren automatiskt att informeras om hur länge du inte kommer att vara tillgänglig och vem som kommer att ersätta dig. Den personliga ”automatiska svar” -funktionen garanterar att kunder, intresserade parter eller kollegor alltid informeras om frånvaro, till exempel på grund av en semester.

Anpassa teckensnitt i Outlook är inte svårt

Ett av de mest populära anpassningsalternativen i Outlook är att anpassa standardteckensnitt. Alla har olika önskemål när det gäller utseendet på sina meddelanden. Av denna anledning är det vettigt att anpassa teckensnitt eller andra stilistiska enheter. Det är inte svårt att genomföra förändringar. Om du arbetar utan en mall kan teckensnittet enkelt justeras på fliken "Meddelande" i "Text" -menyn.

Om formatmallar används måste mallen ändras en gång. Beroende på vilken Outlook -version som används finns det dessutom olika menyalternativ för att ändra teckensnitt i mallar.

Dricks:

Beroende på inställningen får du e-post antingen i vanlig text eller i html-format. Om du snabbt vill byta till HTML -format för att se detaljerna i ett e -postmeddelande kan du göra detta med kortkommandot ALT + SKIFT + H.

Anpassa visningsinställningarna i Outlook - ställ in Outlook som du vill

Förutom standardvyn i Outlook har du andra praktiska alternativ för att dela upp skärmen och visa e -post. Till exempel erbjuder förhandsgranskningsfönstret i Outlook ett unikt alternativ. Innehållet i de e-postmeddelanden som väljs i inkorgen visas här i kompakt form, utan att du behöver öppna e-postmeddelandet med ett dubbelklick.

Anpassade vyer kan återställas när som helst i Outlook. Detta kan göras manuellt eller alternativt med ett Windows -kommando. Samtidigt kan du placera förhandsgranskningsfönstret individuellt och visa det till exempel till höger eller under meddelandelistan.

Trots den användarvänliga vyn genom ett förhandsgranskningsfönster har vissa användare principiellt valt att stänga av förhandsgranskningen i Outlook. Bakgrunden till detta är risken att ett virus eller skadlig kod automatiskt tar tag i ditt system innan en skadlig e -post öppnas. Om du vill vara på den säkra sidan kan du stänga av förhandsgranskningsfönstret, förhindra att externa bilder och innehåll laddas eller tillåta att HTML -e -postmeddelanden bara visas i vanligt textformat.

Använd färdiga visningsalternativ och justera navigeringsområdet - så fungerar det

Användare av de första Outlook-versionerna uppskattade de många färdiga visningsalternativen som inte längre är tillgängliga i Outlook 2010 eller den nuvarande versionen Outlook 365. Du kan till exempel bara visa de olästa meddelandena i den aktuella mappen. Möjligheten att begränsa visningsperioden och till exempel främst att visa e-post från de senaste sju dagarna var också användbart. Trots bristen på förinställningar i de senaste versionerna kan älskade vyer definieras och sparas i Outlook 2010 och senare versioner.

I grund och botten är det också lämpligt att anpassa Outlook -navigeringsområdet till ditt personliga arbetssätt. Bland annat kan du visa och dölja navigeringsfältet, använda kortkommandon för att snabbt växla till en annan meny eller ange en annan startmapp. Som i inkorgen kan du också aktivera ett läsområde för dina anteckningar. I det här fallet visar Outlook innehållet i den för närvarande valda noten i den nedre halvan av fönstret.

Ange kalender, uppgif.webpter och mötesfunktioner efter dina behov

Du kan också anpassa kalendern i Outlook och bland annat ställa in färgkategoriernas ordning för att markera möten. För att skapa ett möte, klicka i fältet "Etikett" i mötesdialogen och välj lämplig färg. Du kan få mötesförfrågningar raderade automatiskt från din inkorg så snart du har besvarat dem. Det här alternativet är aktiverat som standard i Outlook och kan antingen inaktiveras eller aktiveras.

I vilket fall som helst bör du utöka länken till filsystemet i navigeringsfältet. Med användbara länkar kan du integrera mappar på hårddisken eller filer som krävs regelbundet. Med dessa genvägar anpassar du Outlook på ett hållbart sätt.

Definiera regler för att automatisera Outlook

Outlook erbjuder möjlighet att använda regler och makron för att automatisera Outlook. Regler bör anpassas i Outlook. Du definierar alla regler i Outlook på fliken "Arkiv" i menyalternativet "Regler och meddelanden".

Aktivera skrivbordsaviseringar i Outlook

Om du vill bli informerad om inkommande e-postmeddelanden från Outlook kan du helt enkelt aktivera skrivbordsmeddelandet. Hur man gör det:

1. I Outlook upp till version 2007 kallar du kommandot "Verktyg, regler och meddelanden". I Outlook 2010, gå till "Hantera filer, regler och aviseringar".

2. Välj regeln och klicka på "Ändra regel" och sedan på "Redigera regelinställningar".

3. Klicka på "Nästa" för att gå till dialogrutan där du kan välja åtgärder.

4. Här aktiverar du alternativet "Visa skrivbordsavisering" (samt "Tillämpa inga ytterligare regler" om detta alternativ inte redan är aktiverat).

5. Klicka sedan på "Slutför".

Reglerna är personliga genom att de bara körs på din instruktion istället för automatiserad applikation. Om du vill köra regler manuellt tar du bort bocken framför regelnamnet i "Meddelanderegler".

Du kan också använda regler för att automatiskt sortera din inkorg. I detta fall tilldelas e-postmeddelanden som uppfyller vissa kriterier till fördefinierade kategorier. Automatisk arkivering är en av de viktigaste regelbaserade funktionerna i Outlook. I princip kan den anpassas specifikt. Namnen på arkiv kan ändras vid behov för att undvika uppsägningar och för att behålla överblick. Makron kan också köras för att automatiskt flytta ett e-postmeddelande som innehåller ett fördefinierat sökord.

Behåll tydligheten i Outlook - hur enkelt det är

Dessutom kan du välja inställningar för enskilda Outlook-moduler, till exempel för e-post eller för enskilda mappar i inkorgen, som avviker från standardinställningarna. Funktionen “Journal” är till exempel intressant, med journalfunktionen kan du spåra element som e-postmeddelanden eller möten i Microsoft Outlook. Du kan också hålla reda på andra Microsoft Office -filer, till exempel Word -dokument. Trots sitt mervärde är journalfunktionen minneskrävande. Om du inte vill använda journalfunktionen eller inte längre vill använda den är det lämpligt att stänga av den. Som ett resultat förblir PST -filen hanterbar när det gäller dess storlek.

Sammanfattningsvis är tydlighet avgörande för framgång i Outlook. Inkorg, kalender, adressbok och andra funktioner stöder bara dagligt arbete om de presenteras effektivt och förståeligt. För att uppnå detta kan du använda musen för att manuellt justera bredden på kolumnerna i tabellvyerna, till exempel i möteskalendern.

Anpassa brevlådan och inkommande och utgående e -post - vilka inställningar är vettiga

Förutom att anpassa vyn är ett av de viktigaste stegen att anpassa inkorgen i Outlook och anpassa designen. I Outlook har du alternativet i inkorgen för att definiera hur ofta e-post ska hämtas. Istället för att ringa upp meddelanden var 15: e minut är det vettigt att öka tidsperioden för att kunna arbeta längre ostört.

I grund och botten kan det konstateras att det är viktigt att använda Outlook som ett arbetsverktyg och inte låta Outlook avbryta ditt arbete. Alla som arbetar koncentrerade på en uppgif.webpt bör eliminera alla slags störningar eller minimera dem så mycket som möjligt för att främja effektivt arbete. De störande faktorerna kan inkludera inkommande e-postmeddelanden eller skrivbordsaviseringar när de tar emot e-post. Anpassningen av tidsintervaller, toner och meddelanden i inkorgen är avgörande för varje Outlook -användare.

Outlook -användare som vill ändra servertimeout i POP3 -konton måste göra denna typ av anpassning i registret, eftersom systemet ger en servertimeout på upp till 10 minuter.

Anpassa och automatisera läskvitton - detta sparar tid

Om inkommande meddelanden innehåller läskvitton ökar detta medvetenheten. Om du får läsbekräftelser för ofta samtidigt, till exempel vid seriell e -post, kan du stänga av displayen i Outlook eller alternativt skicka läsbekräftelser automatiskt. Båda alternativen kan vara användbara för att bli störda mindre ofta i arbetsflödet under dagen. I de äldre Outlook -versionerna 2000, 2003 och 2007 måste läskvittot stängas av på ett annat sätt, i historikalternativen.

Anpassa visitkort och spara bilagor automatiskt - varför det är viktigt

Outlook-användare uppskattar möjligheten att bifoga visitkort med sin specifika avsändarinformation till e-post. Individuellt anpassade visitkort med korrekt kontaktinformation är viktiga så att mottagarna kan kommunicera professionellt och utan störningar med dig. Det är också intressant att använda alternativet "Uppföljning" för att anpassa ämnet för ett meddelande i rött. Viktiga meddelanden läses snabbare av mottagaren eftersom de visas i en viss färg.

Om du får ett stort antal meddelanden med bilagor, till exempel fakturadokument eller ritningar, dagligen eller veckovis, kan du använda verktyget gratis AutoSave fram till Outlook 2007. För den nuvarande versionen av Outlook 365 är Outlook Attachement Extractor ett alternativt externt verktyg med vilket bilagor automatiskt cachas baserat på regler.

Ta bort eller minimera favoritmappar och anpassa snabbåtkomstfältet

Microsoft Outlook visar en favoritmapp i navigeringsfältet ovanför e-postmappen. Om den här mappen inte används kan den tas bort eller minimeras från versionen av Outlook 2007. I Outlook 2007 och i alla efterföljande versioner finns det två beprövade sätt att minimera mappen. På så sätt sparar du utrymme och säkerställer tydlighet i mappstrukturen.

Snabbåtkomstfältet i Outlook och i andra Microsoft Office -program värderas av användare eftersom det stöder effektivt arbete. Det är möjligt att anpassa den här snabbåtkomstfältet med bara några klick. För att göra detta, klicka på symbolen i snabbåtkomstfältet: "Linje / pil ned."

Som ett resultat öppnas ett urvalsfönster där du kan integrera ytterligare funktioner i snabbåtkomstfältet. Sätt en bock framför ett av kommandona för att lägga till motsvarande knapp i fältet. Omvänt, ta bort bocken framför kommandon för vilka fältet inte bör innehålla några knappar.

QuickSteps - utnyttja de bästa hjälpmedlen på bästa sätt i Outlook

QuickSteps som tillhandahålls som Smarttools sedan versionen av Outlook 2010 måste anpassas innan de kan användas för första gången så att de kan användas effektivt. Du hittar QuickSteps på fliken "Start".

Förutom de färdiga snabbstegen, till exempel "Team-e-post" eller "Klar", kan andra individuella snabbsteg läggas till som anpassar och förenklar arbetet med Outlook.

Att anpassa utskriftsformat till dina egna specifikationer sparar tid och pengar

Outlook erbjuder ett brett utbud av alternativ och funktioner för att anpassa utskriftsformatet för ett dokument. Speciellt när flera anställda arbetar med en dator kan detta leda till problem och tryckfel. För att minimera felaktiga utskrifter är det användbart att återställa utskriftsformatet till standardvärdena innan du skriver ut igen. Detta kan göras med bara några klick i Outlook -inställningarna.

Anpassa aktivitetsfältet och navigeringsområdet för att fokusera på det som är viktigt

Att göra-fältet i Microsoft Outlook visar vanligtvis en datumnavigerare samt nuvarande möten och uppgif.webpter.

I detta fall innebär personifiering att prioritera viktiga saker så att viktiga möten och uppgif.webpter aldrig glöms bort.

Om du inte har mycket utrymme på skärmen eller vill ta dina e -postmeddelanden i förgrunden kan du minimera navigeringsfältet i Outlook. I det här fallet finns knapparna som du använder för att välja de olika Outlook -modulerna i form av ikoner.Detta garanterar att det finns mer utrymme att läsa e-post. Inställningarna kan vändas om så önskas.

Detta gäller också de populära och praktiska skrivbordsaviseringarna. Dessa är inställda på en maximal varaktighet på 30 sekunder. Om du vill öka visningen utöver detta maximala intervall måste du ingripa i registret för denna typ av anpassning.

Visa tabeller individuellt i Outlook - så behåller du klarheten

Microsoft Outlook är:

• I inkorgen,
• I kalendern,
• I adressboken och
• För andra funktioner

uppbyggd som ett bord. Tabeller garanterar en tydlig presentation. Tabellvyerna, till exempel i inkorgen, kan justeras manuellt med musen med avseende på kolumnernas bredd.

Anpassa integrerade navigationsprogram

Microsoft Outlook erbjuder dig möjligheten att öppna en gatukarta i Microsofts Bing -kartor för en kontakt med knappen "Tilldela". Detta visar kontaktens adress. Visningen av gatukartan kan väljas så snart du har angett en postadress för kontakten i Outlook.

Skapa eller ändra formulär - så här anpassar du ordentligt

Att arbeta med formulär i utvecklarverktygen för Microsoft Outlook är inte en vardag.

Om du till exempel vill skapa ett formulär för en uppgif.webpt, ger Outlook dig möjlighet att anpassa formuläret i utvecklarverktygen. När du lägger till fält i formuläret placerar Outlook automatiskt inmatningsfältet och etiketten. Så snart du klickar på ett av de två elementen vid en senare tidpunkt, väljs endast detta element. För att flytta båda elementen samtidigt är det meningsfullt om du förbinder båda elementen med varandra. Detta görs med "gruppen".

Sammanfattning och slutsats: Om du anpassar Outlook sparar du tid och arbetar mer produktivt

Precis som alla har en personlig smak när de väljer sitt heminredning, bör Microsoft Outlook också utformas och anpassas av varje användare. Programvarans funktioner bör anpassas till respektive användare och hans behov. Personliga menyrader, en individuellt anpassad inkorg och andra programinställningar är viktiga för att kunna fungera så effektivt och effektivt som möjligt.