Outlook: Hur man skapar och skriver ut en telefonlista

Skapa och skriv ut telefonlistan på nolltid

Det tabellformat som anges i Outlook för att skriva ut kontakter är inte nödvändigtvis användbart: Förutom namnet på kontakten (i duplikat) innehåller det också namnet på hans företag, hans position och avdelningen.

Använd en mall för en telefonlista

Men om du bara behöver en telefonlista med de viktigaste kontakterna för din affärsresa kan du falla tillbaka på det fördefinierade formatet på adressboken från Windows 7 och Vista.

1. Med musen medan du håller ned CTRL- eller SKIFT -tangenten väljer du önskade kontakter vars telefonnummer ska skrivas ut i listan. Om du vill skriva ut en telefonlista med alla kontakter markerar du den med CTRL + A.

2. Högerklicka på en av de markerade kontakterna och öppna kommandot "Skriv ut".

3. Se till att "Utskriftsområde: Urval" är aktiverat.

4. Välj "Telefonlista" som utskriftsformat.

   

5. Välj skrivare och konfigurera utskriftsinställningarna.

6. Klicka på "Skriv ut" för att börja skriva ut.

Skapa och skriv ut en individuell telefonlista

Om du däremot vill skriva ut en utökad eller individuell telefonlista måste du definiera din egen vy. Fortsätt på samma sätt om du vill skriva ut tabeller med andra fält.

1. Öppna mappen Kontakter och välj Visa, Ordna efter, Aktuell vy, Definiera vyer.

2. Välj en av de fördefinierade vyerna som kommer att fungera som grund för din lista - i exemplet "Telefonlista". Klicka på "Kopiera".

   

3. Ange till exempel "Kompakt telefonlista" som namn. Behåll inställningen "Alla mappar av typen" Kontakt "" och stäng dialogrutan med "OK".

4. Klicka på "Fält".

   

5. Sätt nu ihop elementen som ska visas i telefonlistan i det högra fönstret. För att göra detta måste du ta bort ett antal onödiga fält. Använd knapparna "Upp" eller "Ned" för att justera ordningen på fälten.

6. Om du behöver element i listan som inte visas under "Tillgängliga fält" väljer du "Alla kontaktfält" i listrutan ovan och väljer sedan önskade element.

7. Så snart du är klar stänger du denna och föregående dialog med "OK".

8. Klicka på "Apply view".

   

9. För att skriva ut listan, använd musen för att välja de kontakter som ska ingå i utskriften medan du håller ned CTRL- eller SKIFT -tangenten. Om du vill skriva ut alla kontakter markerar du dem med CTRL + A (klicka först på en av ikonerna framför ett kontaktnamn).

10. Öppna kommandot "File, Print".

11. Välj "Tabellformat" som utskriftsformat. För att säkerställa att endast de valda kontakterna skrivs ut aktiverar du alternativet "Endast markerade rader" under "Utskriftsområde".

12. Om du vill justera sidinställningarna klickar du på "Sidinställningar". Ange sidhuvud och sidfot och ange pappersstorlek, orientering och marginaler. Återgå till utskriftsdialogrutan.

13. Välj skrivaren (och skrivarinställningar om det behövs) och klicka på OK för att börja skriva ut.

Om du vill skriva ut en kompakt telefonlista igen senare väljer du den här vyn med rullgardinsfältet "Aktuell vy". Markera sedan de kontakter du vill ha och fortsätt med steg 10.