Många användare använder Excel för att hantera alla typer av listor. Adresser, artiklar, priser, budgetar och andra datalager kan naturligtvis också överföras till Word via Urklipp - vilket sparar behovet av att mata in data igen
Sortera Excel -data med hjälp av autofiltret
Med den första metoden väljer du den information du vill ha innan du överför den till Word med en filterfunktion direkt i Excel:
- Öppna tabellen som du vill ta information från i Excel.
- Klicka på valfri cell i listan i Excel 2003, 2002 / XP och 2000 och välj sedan menyn DATA-FILTER-AUTOFILTER.
I Excel 2007 hittar du filterfunktionen på fliken »Start« i EDIT -gruppen. Klicka på knappen SORTERA OCH FILTER i gruppen och klicka sedan på FILTER. - Excel kommer nu att konvertera kolumnrubrikerna i din lista till så kallade »rullgardinslistor«, som du kan känna igen genom att pilarna pekar nedåt. Du kan använda dessa listor för att välja de kriterier som ska gälla för de artiklar du letar efter.
I Excel 2007, när du klickar på pilen som pekar nedåt, visas en ny meny i kolumnen »Kategorier« där alla poster är markerade. Inaktivera först kryssrutan framför »Markera alla« i den här menyn. Aktivera sedan kryssrutan framför önskad kategori igen. - AutoFilter är särskilt väl lämpad för våra ändamål, eftersom det nu automatiskt döljer alla listposter som inte uppfyller önskat kriterium. Resultatet är exakt den tabell som du vill överföra till Word. Du kan enkelt markera, kopiera och sedan klistra in dem i din Word -text.
Ofta är vissa rader i Excel -tabeller markerade i färg för en bättre översikt och ibland vill du uppmärksamma förändringar i celler genom villkorlig formatering. Som en specialfunktion erbjuder Excel 2007 -filtret möjlighet att filtrera efter radfärger. För att göra detta, välj en cell i artikellistan och växla till filterfunktionen på fliken »Start« i gruppen »Redigera«. Hämta funktionen SORT OCH FILTER-FILTER. Klicka på nedåtpilen i valfri kolumnrubrik.
Välj nu posten »Filtrera efter färg« i menyn som öppnas. Du kommer då att få välja mellan alla radfärger i tabellen. Välj önskad färg. Tekniken med AutoFilter fungerar i princip ganska bra, men det har också några nackdelar: Å ena sidan måste du lämna Word för att förbereda data. Dessutom är ingen länk mellan Word och Excel möjlig, så du måste upprepa processen om till exempel priser ändras, objekt tas bort från programmet eller nya läggs till. Du bör därför vara bekant med ett andra, lite känt alternativ som inte har dessa nackdelar och som du inte behöver lämna Word.
Infoga Excel -tabeller som en databas i Word 2007
Strikt taget är en lista som skapas i Excel inget annat än en databastabell: fälten är ordnade i kolumner och dataposterna (listposter) i rader. Du kan därför också använda Words databasgränssnitt för att komma åt Excel -tabeller.
I Word 2007 har databasverktygsfältet tagits bort på grund av det nya driftskonceptet. Det är därför först nödvändigt att inkludera INSERT DATABASE -knappen i snabbåtkomstverktygsfältet för att enkelt kunna kalla den här funktionen.
Fortsätt enligt följande:
- Högerklicka på menyfliksområdet och välj Anpassa verktygsfältet för snabb åtkomst från snabbmenyn.
- Ställ sedan in posten »Alla kommandon« i rullgardinsmenyn SELECT COMMANDS i dialogrutan som nu öppnas.
- Sök i listan efter »Infoga databas« och överför denna post med ADD-knappen till högerlistan med alla föregående knappar på snabbåtkomstfältet.
- Stäng nu dialogrutan Word -alternativ med OK.
Du är nu tillbaka i den vanliga Word -arbetsmiljön och kan använda knappen du just skapade för att importera artikellistan i Excel -arbetsboken som en databas i Word.
Här är den exakta proceduren för att importera artikellistan som en databas i Word 2007:
- Öppna dokumentet som du vill importera artikellistan till och placera markören vid önskad infogningsposition för artikellistan.
- Klicka på den nyligen tillsatta INSERT DATABASE -knappen i snabbstartfältet.
- Klicka på IMPORT DATA i följande dialogruta och välj sedan Excel -filen från vilken du vill importera data.
- Dialogrutan innehåller nu en lista över kalkylblad i den valda filen. Välj namnet på arket med dina data och se till att kryssrutan FÖRSTA RADEN MED DATA INNEHÅLLER KOLONNRUBRIKER är aktiverad. Bekräfta ditt val med OK.
- I databasdialogrutan klickar du på knappen FÖRFRÅGAN för att bara infoga vissa rader i dokumentet.
- På fliken »Filtrera dataposter« kan du sedan definiera kriterierna så att Word bara läser de önskade raderna från Excel -tabellen.
- Om du vill kan du använda de andra flikarna i dialogrutan för att definiera sorteringskriterier och välja de fält som ska importeras. Slutligen bekräfta dina inställningar med OK.
- Klicka sedan på INSERT DATA. Du kan nu begränsa antalet dataposter som ska läsas in. Aktivera kryssrutan framför alternativet INSERT AS FIELD för att låta Word spara alla parametrar för denna specifika fråga. Du kan när som helst läsa in den aktuella statusen för data genom att helt enkelt uppdatera fältfunktionen med F9 -tangenten.
- Slutligen bekräfta dina inmatningar med OK. Alla rader från din Excel -tabell som matchar frågealternativen infogas nu vid den aktuella markörpositionen.
