Så fungerar du bäst med snabbdelar i Outlook
Uppfattningen om e-post i Outlook behöver inte vara individuell i alla fall. I den professionella och privata miljön designas ständigt liknande eller jämförbara e-postmeddelanden. Till exempel innehåller ett mejl som följer med ett erbjudande vanligtvis analoga textkomponenter. Ett svar på en förfrågan är också ospecifikt och måste ändras när det gäller antal eller högst produkten. En likhet i utformningen av e -post är i grunden förnuftig och innehåller en fördel som inte bör underskattas. Detta kan uppnås om du arbetar mer med prefabricerade textmoduler. I den nuvarande versionen av Outlook 365 finns textmoduler och deras funktioner som snabbmoduler, som skiljer sig från andra program och Outlook -versioner.
Videohandledning: Hur man skapar och använder textmoduler i Outlook
Skapa en snabb del i Outlook - 5 viktiga steg för automatisering
Du kan designa en snabb komponent i Microsoft Outlook -programmet på nolltid:
-
Öppna ett nytt e -postmeddelande via fliken "Arkiv". I nästa steg skriver du en specifik text som du vill spara som en snabb del.
-
Markera texten i Microsoft Outlook och kopiera den. För att göra detta kan du använda tangentkombinationen Ctrl + C som en genväg eller genväg.
-
I nästa steg, med texten fortfarande markerad, navigerar du till fliken "Infoga" och växlar till "Text" -menyn.
-
Genom att klicka på "Snabbdelar" öppnas ett nytt urvalsfönster där du kan "Spara ditt urval i snabbdelskatalogen".
-
Efter att ha klickat på "Spara urval i snabbkatalog" öppnas ytterligare ett alternativfönster. Här har du möjlighet att ge ytterligare information om textmodulen.
Bland annat kan du:
- Tilldela ett meningsfullt namn för textmodulen.
- Välj en kategori eller skapa en ny kategori, till exempel "Erbjudanden" eller "Kontrakt".
- Infoga en beskrivning för att informera kollegor om innehållet i textmodulen.
- I alternativen väljer du hur texten ska infogas som en snabb del.
Med ett klick på "OK" sparar du den snabba delen och kan infoga den i ett nytt mail när som helst.
Sätt in en snabb del i ett mejl - så fungerar det
En byggsten som läggs till i ett nytt e -postmeddelande har många fördelar. Det är tidsbesparande och effektivt att integrera textmoduler i ett e-postmeddelande. Dessutom är utgående meddelanden liknande när det gäller innehåll och formatering. Detta är särskilt viktigt i den professionella miljön, med en förfrågan eller ett erbjudande.
Du har två alternativ för att bädda in en skapad textmodul i ett e -postmeddelande:
Alternativ 1: infoga en textmodul som autotext
Din snabbdel med namnet "Textmodul 1" visas automatiskt som ett alternativ att infoga så snart du anger de första tecknen i namnet på snabbdelen i din text.
Strängen "Text" är tillräcklig för att Outlook ska hitta den snabba delen. Snabbdelen infogas med ett klick på Enter -tangenten. Detta sparar dig mycket tid vid uppfattningen av e-post.
Alternativ 2: Integrera snabbkomponenten manuellt
Förutom den automatiska varianten kan du också integrera en snabbkomponent manuellt. Detta fungerar enkelt genom att öppna ett nytt e -postmeddelande och använda markören för att navigera till den punkt i texten där du vill att texten ska infogas.
I nästa steg växlar du till fliken "Snabbdelar" på fliken "Infoga". Klicka på menyalternativet för att visa alla snabbdelar som kan sättas in.
Efter att ha klickat på önskad snabbkomponent kommer den att visas i texten i din e-post.
Organisera, redigera och ta bort snabbdelar
Med tiden blir det oundvikligt att oberoende utformade snabba byggstenar måste ändras eller tas bort. Delar av texten, införlivade siffror eller procentsatser kan ändras. Gör så här för att ändra eller ta bort en textmodul:
-
På fliken "Infoga" navigerar du till menyalternativet "Snabbdelar".
-
Öppna "Snabbdelar" -menyn och klicka på modulen som du vill ändra. En ny valmeny öppnas där du kan redigera textmodulen.
-
Du har bland annat möjlighet att redigera textmodulens egenskaper. Du kan anpassa blockets namn eller beskrivningen. Under "Organisera och ta bort" kommer du till "Organizer for modules", där du kan redigera alla lagrade textmoduler och ta bort dem om det behövs.
-
Ett klick på "Stäng" sparar alla ändringar som gjorts i dina personliga textmoduler. Det är bara möjligt att ändra textmoduler i nyare Outlook -versioner. I Outlook 2007 eller 2010 finns det inget officiellt sätt att redigera snabba delar efteråt. Med ett trick där du sparar textmodulen under ett annat namn kan du fortfarande redigera och anpassa.
Sammanfattningsvis innehåller funktionerna Snabbdelar och Autotext viktiga alternativ för att delvis automatisera skapandet av texter. Användningen av båda funktionerna är idealisk för affärsbrev där en speciell eller vanlig hälsning som "Dear" ska användas. Personliga hälsningar kan också sparas som automatisk text.
Det liknar med en inbjudan, återkommande önskemål för en födelsedag eller årsdagar eller vanliga frågor. Förkortningar och formuleringar kan utformas som snabba byggstenar när som helst. På så sätt kan signaturer också bäddas in när den faktiska signaturen byts ut. För bokstäver och företagsbokstäver, som ska skrivas ord för ord, finns det också en modul.
Förutom den snabba delfunktionen i Outlook använder företag och affärsmän produktivitetsverktyget Text Expander från Smile. Med den här betalda appen kan affärsbrev och mejl professionaliseras ytterligare med avseende på Autotext. Med Text Expander kan du arbeta på både Windows och Mac.
Dricks:
För att alltid ha en överblick över dina snabba byggstenar är det meningsfullt och praktiskt inriktat att sortera dem i begripliga kategorier.
Slutsats
Att skapa snabba delar i Microsoft Outlook är inte svårt. Du kan spara ett nytt block i fem enkla steg. Tilldelningen av begripliga kategorier, tydliga modulnamn och en tydlig beskrivning är viktiga för att effektivt kunna integrera snabbmoduler i e-post. Detta förfarande för återkommande e -postmeddelanden kommer att spara dig mycket tid vid uppfattningen. Dessutom garanterar detta förfarande att erbjudanden eller en förfrågan besvaras och skickas på samma sätt till varandra.
