Hur man effektivt använder mappar, funktioner och alternativ i Outlook

Instruktioner och användbar information för att arbeta med Outlook

Många användare beskriver Microsoft Outlook som användarvänligt. Du uppskattar utbudet av funktioner och de många möjligheterna för e-postkommunikation. Andra behöver Outlook främst för personlig organisation och använder den integrerade kalendern och dess olika lösningar.

Bortsett från personliga preferenser är det viktigt:

• Den allmänna mappstrukturen,
• Den funktionella menynavigering också
• Läsområdet och
• De viktigaste funktionerna, till exempel sökfunktionen eller funktionen "Sortera"

att förstå och tillämpa.

Videohandledning: Så här söker du specifikt efter filer och e -postmeddelanden i Outlook

Mapp- och mappstruktur i Microsoft Outlook

Ett välkänt ordspråk säger: ”Ordning är halva striden.” Denna metafor gäller ett analogt kontor med ett pappersfack och ett genomtänkt organisationssystem samt Microsoft Outlook. I Outlook lagras e -postmeddelanden alltid i mappar. Inkorgen kan beskrivas som den mest kända och viktigaste lagringsmappen för e-post, eftersom varje inkommande e-post går igenom den här mappen. Alla mappar i Outlook visas till vänster i huvudfönstret.

Det är möjligt att skapa en ny mapp med bara några klick. För att göra detta, navigera till den punkt i det personliga mappsystemet där den nya mappen ska anpassas. Högerklicka och välj posten "Ny mapp".

När du har tilldelat ett meningsfullt namn kan du flytta tematiskt lämpliga e-postmeddelanden till mappen. Genom att använda mappar kan du klassificera e-post exakt och garantera att de finns i en struktur. Till exempel kan mappar namnges efter avdelningar, kundnamn, datum eller andra specifika kriterier.

I princip finns det ingen övre gräns för personliga mappar. Som en del av ett genomtänkt beställningssystem är det också vettigt att inte ställa in för många mappar för att hålla sakerna klara.

Visa menystruktur och mejl

I grund och botten, när det gäller visning och läsning av e -post, finns Microsoft Outlook i:

• ett mappområde också
• delade ett läsområde.

Du kan också visa ett uppgif.webptsområde.

Du hittar också flikar i Outlook där Outlook -funktionerna är ordnade efter ämne. Fliken "Start" ger dig tillgång till till exempel "Snabbsteg" eller menyområdet "Ta bort".

På fliken "Visa" kan du ange hur och i vilka fönsterstorlekar e -post ska visas och mappområdet och visningsområdet ska visas.

Med bara några justeringar på fliken "Visa" får du en specifik meddelandecentral som är skräddarsydd för dina önskemål och behov.

Sortera mappar eller skapa favoriter - så fungerar det

På fliken "Mapp" finns alla alternativ för individuell sortering av mappstrukturen, oavsett mappstorlek, skapa undermappar eller visa en mapp som en favorit.

Du kan också använda för mappar

• Ställ in automatisk arkivering,
• När du delar i team tilldelar du mapptillstånd och
• Ange mappegenskaper.

Du kan också använda tangentkombinationen CTRL + SKIFT + P för att skapa en ny sökmapp. En sökmapp är en virtuell mapp i Outlook som innehåller en vy över alla e-postobjekt som uppfyller vissa fördefinierade sökkriterier.

Sökfunktionen i Outlook - hur man använder sökningen korrekt

I den aktuella versionen av Microsoft Outlook hittar du sökfunktionen i det övre funktionsfältet bredvid menyfliksområdet i sökfältet. Förutom att ange en eller flera söktermer i sökfunktionen innehåller fliken "Sök" ytterligare alternativ och inställningsalternativ.

Microsoft Outlook erbjuder dig möjlighet att söka i din mappstruktur och alla sparade e-postmeddelanden enligt olika kriterier.

Du kan bland annat:

• Sök i den aktuella brevlådan eller globalt i Outlook eller
• Inkludera bilagor i sökningen.

Den aktuella sökfunktionen föreslår söktermer, visar tydligt vilka nyckelord du redan har sökt efter och ger dig möjlighet att använda sökverktyg.

Sammanfattningsvis erbjuder funktionerna "Sortera" och "Sök" i Outlook alla alternativ för att professionellt arkivera sparade e-postmeddelanden i Outlook och, om det behövs, hitta dem igen med en omedelbar sökning enligt kriterier.

Sammanfattning: Det är enkelt att konfigurera Outlook specifikt och användarorienterat

Som ett kommunikationsprogram är Microsoft Outlook flexibelt och anpassningsbart. Du kan organisera Outlook genom att använda personliga mappar och ett individuellt mappsystem. Funktionerna "Sök" och "Sortera" gör det möjligt att lagra e-postmeddelanden på ett användarorienterat sätt och hitta dem igen med hjälp av definierade kriterier.

Dessutom kan du visa e -postmeddelanden individuellt i Outlook -läsområdet och definiera hur läsområdet och mappområdet ska visas på fliken "Visa". Med bara några få inställningar är det möjligt att anpassa Outlook till dina egna behov och arbeta effektivt med kommunikationsprogrammet.