Du behöver inte nödvändigtvis synkroniseringsprogramvara om du vill hålla dina e-postmeddelanden uppdaterade på två eller flera datorer. Du måste bara vara försiktig med kontoinställningarna och ställa in en eller två regler med regelguiden.
Som du vet kan du använda flera datorer för att komma åt din brevlåda på e-postservern, till exempel på GMX eller Web.de, och för att kontrollera dina e-postmeddelanden. Det är till och med möjligt att använda olika e-postprogram på datorerna-förutom Outlook på kontoret, till exempel Windows Mail på den privata datorn eller till och med e-postprogrammet på en Mac. Det viktiga är vilket e- mail - Protokoll du använder för att kontrollera din e -post: POP3 eller IMAP.
Med gratis e-postkonton med GMX, Web.de, Google etc. är du inställd på POP3-protokollet, med betalda e-postleverantörer har du ofta valet mellan POP3 och IMAP. POP3 går tillbaka till den tid då lagringsutrymmet på servrarna var begränsat och därför värdefullt. Det är därför e-postprogram som Outlook är förinställda på ett sådant sätt att de tar bort e-post från servern så snart du har hämtat dem via POP3 och sparat dem på datorn.
På så sätt kan du bara hämta varje e-post en gång. Detta kan dock undvikas om du ändrar inställningarna för dina e-postkonton och instruerar Outlook på var och en av dina datorer att inte radera e-postmeddelandena från e-postservern efter att de har hämtats.
Du kan läsa hur du gör detta i nästa avsnitt. IMAP -protokollet har fördelen att e -postmeddelandena finns kvar på e -postservern i alla fall - oavsett hur ofta du kommer åt dem och oavsett kontoinställningar i din Outlook. Först när du uttryckligen tar bort e-postmeddelanden från e-postservern med Outlook finns de inte längre där.
Förhindra borttagning av e -postmeddelanden från POP3
Om du (måste) använda POP3 som överföringsprotokoll, men vill kontrollera e-postmeddelandena med två eller flera datorer, gör följande:
- Hämta kommandot EXTRA >> E -POSTKONTON eller EXTRA >> KONTOINSTÄLLNINGAR i Outlook på din dator (till exempel på kontoret).
- I Outlook 2003 eller tidigare anger du att du vill VISA ELLER REDIGERA BEFINTLIGA E-POSTKONTON och klicka på NÄSTA. Gå till steg 3 i Outlook 2007.
- Välj ditt e -postkonto och klicka på ÄNDRA.
- Klicka på Fler inställningar.
- På fliken AVANCERAD, aktivera alternativet LÄMNA ALLA MEDDELANDEN PÅ SERVEREN.
- Så att brevlådan på e -postservern inte överflödar, aktivera alternativet TA BORT FRÅN SERVER EFTER … DAGAR och ange en lämplig tidsperiod.
- Stäng dialogrutan och klicka på NÄSTA för att återgå till dialogrutan från steg 3.
- Om du har konfigurerat andra e-postkonton i Outlook och vill fråga dem med en annan dator, upprepa steg 3 till 7 för dessa konton.
- Klicka på SLUTA när du är klar.
- Upprepa steg 1 till 9 på den andra datorn (till exempel hemma).
Om du använder Windows Mail eller Outlook Express istället för Outlook på din dator hemma, ändra kontoinställningarna i ditt privata e-postprogram enligt följande:
Ring kommandot EXTRA >> KONTON. Välj ditt konto och klicka på EGENSKAPER. På fliken AVANCERAD, aktivera alternativet LÄMNA ALLA MEDDELANDEN PÅ SERVEREN. Ange antalet dagar efter vilka kopiorna ska raderas från servern.
Kopior av de mejl som skickats
På det sätt som beskrivs säkerställer du att du får de mottagna e-postmeddelandena på båda datorerna. Om du också vill ha kopior av alla e-postmeddelanden på båda datorerna som du har skickat på en av de två datorerna, skicka sedan en kopia av detta e-postmeddelande till din egen adress. Du kan automatisera detta med en regel:
- Öppna e -postmodulen.
- Anropa kommandot EXTRA >> REGLER OCH MEDDELANDEN (Outlook från 2003) eller EXTRA >> REGELHJÄLPARE (tidigare Outlook -versioner).
- På fliken E-POSTREGLER klickar du på NY REGEL (eller NY i Outlook före version 2003) och väljer SKAPA REGEL UTAN EN MALL.
- Välj KONTROLLERA MEDDELANDEN EFTER SKICKNING och klicka på NÄSTA.
- Aktivera alternativet ENDAST PÅ DENNA DATOR i det övre fönstret och klicka på NÄSTA.
- Slå nu på i det övre fönstret KOPIERA DETTA TILL EN PERSON- / DISTRIBUTIONSLISTA (Cc).
- I det nedre fönstret klickar du på den blå understrukna ONE PERSON / DISTRIBUTION LIST. Välj din e -postadress.
- Slå också på ANVÄND INTE ANDRA REGLER. Klicka på Slutför.
- Stäng dialogrutan med OK. Outlook fortsätter att automatiskt skapa kopior av alla skickade e -postmeddelanden i mappen "Skickade objekt". Om du vill förhindra att detta händer i framtiden, ring kommandot EXTRA >> ALTERNATIV >> E-POSTALTERNATIV och inaktivera alternativet SPARA MEDDELANDE KOPIER I MAPPEN "SKICKADE OBJEKT".
