Excel -kalkylblad: färglägg automatiskt tomma celler

På så sätt säkerställer du att alla obligatoriska fält i en Excel -tabell är fyllda med innehåll

Kalkylark är ofta uppbyggda på ett sådant sätt att data måste matas in i vissa celler för att en beräkning ska kunna utföras korrekt. Vid komplicerade och förvirrande Excel -tabeller kan fel snabbt uppstå om värden inte anges vid en viss tidpunkt. I ett sådant fall kan felsökning vara tråkig och tidskrävande. Av denna anledning ger Excel dig möjlighet att undvika inmatningsfel genom att märkbart färga tomma celler.

Instruktionsvideo - Microsoft Excel: Färglägg automatiskt tomma celler i en tabell

Fläckar automatiskt celler

För att automatiskt färgkoda celler, sätt in cellen med villkorlig formatering. Microsoft Excel färgar sedan cellen automatiskt med en valfri färg så snart den inte har något innehåll. Gör följande för att bädda in villkorlig formatering:

1. Markera cellen som du vill kontrollera. Du kan också välja ett cellintervall eller, medan du håller ned CTRL -tangenten, välja en serie celler som inte ligger intill varandra.

2. Ring kommandot "START> FORMAT MALL - VILLKORSFORMATERING - NY REGEL - ANVÄND FORMULA FÖR ATT BESTÄMMA CELLERNA SOM SKA FORMATERAS".

   Excel till och med version 2003: Kalla kommandot "FORMAT - KONDITIONELL FORMATTING". I dialogrutan som visas väljer du posten "FORMULA IS" i listfältet till vänster.

   

3. Slutligen anger du följande formel i inmatningsfältet:

   = ÄR TOM (A1)

   I stället för celladressen A1 anger du adressen för den markerade cellen. Om du har valt mer än en cell använder du adressen till den första cellen.

Genom att ange villkorlig formatering har du tagit det första och viktigaste steget för att automatiskt hitta de tomma cellerna i kalkylarket. I nästa steg måste du bestämma vilken färg som ska användas för att markera tomma celler.

Förbered den färgade markeringen av tomma celler - så här fungerar det

1. Klicka på knappen FORMAT (Excel till och med version 2003: FORMAT).

2. Välj fliken FILL IN (Excel till och med version 2003: PROV).

3. Klicka på önskad färg för cellen, till exempel röd. Excel bör använda denna färg för att lagra tomma celler i ett område.

   

4. Stäng dialogfönstret med OK -knappen.

Endast de tomma cellerna i en Excel-tabell är färgkodade efter att villkorlig formatering har angetts. Denna märkning är också dynamisk. I praktiken betyder det att färgmarkeringen försvinner så snart du matar in innehåll i cellerna. Om du tar bort innehållet, till exempel ett tal eller en formel, markerar Excel cellen igen.

Förutom att markera med en färg har du andra alternativ för villkorlig formatering. Bland annat kan du formatera teckensnitt eller infoga en ram. För att hitta tomma fält är den färgade markeringen och funktionen "FEL" det bästa alternativet.

ISLEER -funktionen och dina alternativ

Förutom funktionen "ER ERROR" som du kan visa alla fält som inte har fyllts i kan du också använda funktionen IS TOM som en del av den villkorade formateringen. För att kunna använda ISBLANK som en funktion markerar du området i tabellen som du vill kontrollera och, liksom med funktionen FEL, väljer du alternativet: "ANVÄND FORMULA FÖR ATT BESTÄMMA CELLERNA SOM SKA FORMATERAS." Ange den aktiva cellen efter FEL ska undersökas, till exempel: ÄR TOM (B5).

När du har valt en färg under FORMAT visas alla celler utan poster automatiskt i önskad fyllningsfärg. Färgkodningen är åter dynamisk. Med funktionen ISBLANK, liksom med funktionen FEL, kommer du inte längre att förbise några cellposter.

Skillnad mellan ISERROR och ISBLANK

Skillnaden mellan de två funktionerna är lätt att förklara. ISBLANK -funktionen kontrollerar automatiskt om innehållet i en cell är tomt. Det ger sanningens värde SANT eller FALSKT som resultat. ISBLANK kombineras ofta med IF -funktionen. Däremot kan funktionen FEL användas för att avgöra om det finns en feltyp. FELFUNKTIONEN i Microsoft Excel är särskilt användbar för mycket långa bord. Förutom färgkodade fel eller ofullständigt fyllda celler i en tabell kan du använda funktionen FEL för att skapa mer komplexa formler eller omfattande felsökning.

Experttips: Hur man visar och döljer nollvärden i celler

Vissa kalkylblad vill inte att nollvärden ska visas. I andra översikter är nollvärden viktiga för att kunna förstå beräkningens totala information. Du gör inställningarna i Excel-alternativen (START> ALTERNATIV) i AVANCERAD underpunkt. Genom att aktivera kryssrutan "Visa en nolla i celler med nollvärde" visas nollvärdet i din tabell. Om kryssrutan är avaktiverad förblir ett nollfält tomt.

Sammanfattning och slutsats: Att använda funktionen FEL för att markera saknade poster i färg är inte svårt

Det är effektivt att använda funktionen FEL för att hitta saknade poster i ett stort Excel-kalkylblad med flera sidor. Färgdisplayen visar omedelbart i vilka rader eller kolumner som saknas. Dessutom kan funktionen FEL användas för komplexa formler eller för att söka efter formelfel i Excel. ISBLANK -funktionen erbjuder ett alternativ, som bara matar ut sanningsvärdet SANT eller FALSKT som resultat.

Vanliga frågor

Vad gör ISERROR -funktionen i Excel?

Med funktionen FEL kan du markera fel i tabeller tillsammans med villkorlig formatering eller visa ofullständigt fyllda celler.

Varför är det praktiskt att använda funktionen FEL?

Speciellt i stora kalkylblad är det inte lätt att göra alla poster korrekt. ISERROR -funktionen kan hjälpa till att identifiera ofullständiga eller felaktiga poster och utforma bordet mer effektivt.