Fördelen med PDF -filer är att Adobe Reader är ett gratis program för visning av PDF -filer. Adobe Reader är tillgängligt för alla Windows -versioner och för många andra operativsystem som Linux / Unix eller Mac OS
Om informationen lagras som text i en oskyddad PDF -fil kan den enkelt överföras till Word med följande trick. Informationen är tillgänglig som "text" om skaparen av PDF -filen skapade den själv på grundval av en Word -fil, till exempel, eller om data kommer från ett layoutprogram.
Om data å andra sidan har skannats in och sedan konverterats till en PDF -fil, är den endast tillgänglig som en »bild« och kan inte överföras. Som regel kan du enkelt kontrollera om informationen finns i PDF -filen som en bild eller som text. Förstora visningen i Adobe Reader genom att ange värdet »1000« i zoomfältet i läsarens menyrad och detta med inmatningKnapp för att bekräfta.
Om informationen lagrades som text visas bokstäverna fortfarande korrekt med släta kanter även vid denna höga förstoring (nedan). Om det däremot är skannad text syns kanterna på bokstäverna som ”steg”. I det här fallet kan texten inte överföras till Word.
Observera också att skaparen av PDF -filen kan förhindra att data extraheras. PDF -filen är då "skyddad". Du kan se om en PDF -fil är skyddad av det lilla låset eller nyckelsymbolen.
Om PDF -filen inte är skyddad och informationen är tillgänglig som text finns det två olika metoder för att acceptera texten.
Lösning 1: Kopiera till Urklipp
- Öppna PDF -filen från vilken du vill överföra text till Word i Adobe Reader.
I PDF -filen klickar du med vänster musknapp framför det första tecknet i texten som du vill överföra till Word. Håll ned vänster musknapp och välj önskad text.
När texten du vill ha markerad väljer du EDIT -menyn, KOPIERA -kommandot eller trycker på tangentkombinationen Ctrl + C. Texten, inklusive all formatering, kopieras nu till Windows urklipp.- Byt nu till Word och tryck sedan på tangentkombinationen Ctrl + V. Texten från Urklipp infogas sedan i Word -dokumentet vid den aktuella markörpositionen.
Du kan nu upprepa steg 2 till 4 som du vill för att överföra alla textavsnitt du vill ha från PDF -filen till Word.
Lösning 2: spara som text
Förutom att kopiera via Urklipp har du möjlighet att överföra data via Adobe Reader 
Menyn SAVE FILE AS, kommando TEXT (Adobe Reader 10) eller FIL, kommando SAVE AS TEXT (Adobe Reader 9). När du kör det här kommandot kan du spara textinformationen i en textfil (filnamnstillägget ".TXT"). Textfilen kan sedan öppnas i Word. Observera att denna lösning inte tillämpar någon formatering. För detta sparas hela dokumentet alltid "i ett stycke" i textfilen.
För att konvertera skannad information i en PDF -fil till text behöver du ett OCR -program som konverterar den skannade "bildinformationen" till verklig text. OCR -program levereras vanligtvis tillsammans med skannrar. Ett typiskt exempel är programmet »ABBY FineReader«. Alla OCR -program kan inte redigera PDF -filer direkt. programmen är mestadels begränsade till grafiska format som TIF- eller JPG.webp -filer. Skriv i så fall ut din PDF -fil på högsta möjliga kvalitet / skrivare / papper. Dessa skannas sedan helt enkelt igen och sedan "läs" direkt med OCR -programmet.
Med Adobe Reader är kommandot WORD CONVERSION ONLINE tillgängligt i menyn SPARA FIL UNDER. Men var försiktig: Användningen av denna funktion är avgif.webptsbelagd och därför bara intressant om du regelbundet måste konvertera PDF -filer till Word -filer och bör behålla all data som möjligt.