Så du kan enkelt skriva formulärbokstäver i Word

Skapa enkelt formulärbokstäver med dessa instruktioner

Några steg måste vidtas innan ett textdokument uppfyller de givna kraven eller dina individuella önskemål. Det kan ta tid. Men arbetet är värt det om den färdiga filen ser tilltalande ut i slutändan och också är övertygande när det gäller innehåll. Särskilt om du vill skicka dokumentet till olika mottagare eller behöver det vid olika tillfällen, drar du nytta av Microsoft Word ”formulärbokstäver” -funktionen. Men hur kan dessa sammanslagningar skapas?

Skapa formulärbokstäver i Word: Praktisk assistent i Office -programmet

Antag att du har utformat en text helt enligt dina idéer - format och språkinställningar samt grafik, sidhuvuden, sidfötter och hyperlänkar motsvarar respektive specifikationer. Du har också inkluderat viktiga citat och har redan förberett innehållsförteckningen och källförteckningen och lagt till dem i texten. Filen är klar och ska skickas till en lång lista med personer.

Om du skulle justera texten för varje mottagare kan viktiga inställningar som sidnummer eller datum ändras eller ändras automatiskt. Lyckligtvis har Microsoft Word också praktiska funktioner för att skapa formulärbokstäver vid denna tidpunkt.

En sådan funktion ska förstås som en funktion som är integrerad i Office -programmet och är tillgänglig för användaren för att redigera en text. Förutom funktionen formulärbokstav kan du till exempel också använda makron. Med en viss tangentkombination kan du utföra regelbundet använda kommandon snabbare. "Sök & ersätt" -funktionen är också en populär funktion: du kan använda den här funktionen för att korrigera vanliga fel i ett enda steg.

Steg för steg för att slå ihop: Instruktioner och tips

Microsoft Word gör det enklare för dig att arbeta med textdokument på flera sätt. Detta inkluderar också funktionen för serienumret. För att kunna använda det här programmet klickar du först på fliken "Program" i menyfliken i Office -programmet. Du kan välja mellan olika alternativ: Förutom brev kan andra typer av dokument, till exempel e-postmeddelanden eller etiketter, också produceras i serie. Även en adressbok kan användas som ett dokument för sammanfogning av brev. Så här går du tillväga om du vill skapa ett formulärbrev:

Öppna fliken "Utskick" i dokumentet för koppling av e -post.

Gå till "Start Mail Merge" och välj till exempel "Letter".

När Word har gjort automatiska förinställningar klickar du på fältet "Välj mottagare".

Skapa en ny lista eller använd en befintlig lista eller Outlook -kontakter - Word genererar automatiskt individualiserade brevpapper etc. för varje adressat.

Kontrollera allt i förhandsgranskningen och skriv ut bokstäverna tillsammans.

Detta är ett mycket tidsbesparande sätt att skapa och skriva ut formulärbokstäver. Genom att spara kontakter kan du förvänta dig ett individualiserat användargränssnitt med nästa bokstav. Sprid meddelanden till kollegor, kunder, vänner och familj på nolltid.

dricks: Öppna guiden för sammanfogning av e -post. Detta vägleder dig genom skapandet av dokumentet för koppling av brev i sex steg. Detta kringgår automatiskt potentiella problem när du skickar seriell e -post. Du kan också undvika systemrelaterade felmeddelanden genom att definiera vissa inställningar.

Överblick av detaljer: Så här håller du reda på saker

För att åtgärda fel är det viktigt att granska dokumentet i detalj. Eftersom du förbereder en fil som ska skickas som ett brev till många olika mottagare, bör inte bara innehållet, hälsningen och hälsningsraden vara korrekta. När du skapar textelementen automatiskt använder guiden din datakälla, som innehåller mottagarens data. Därför måste namn och adresser anges korrekt så att inget adressblock är felaktigt i slutet.

För att undvika att dokumentet innehåller fel är det också bra att överväga datakällans format. Om det till exempel är en Excel -fil, bör du formatera siffrorna i fält för sammanfogning av e -post. Din uppmärksamhet krävs här. Det innebär att det inte finns några problem med valutainformation i formulärbrev. Guiden steg-för-steg stödjer dig medan du konfigurerar respektive sida.

Enkel process: spara enskilda idéer och ring upp dem när som helst

I varje företag och enligt personliga önskemål kan hälsningen, mottagarens data, hälsningsraden, men också adressblocket placeras på olika platser i dokumentet. Om du alltid använder samma struktur kan du till exempel fast förankra positionen för hälsningslinjen i formuläret.

Dessutom kan du numrera de seriebokstäver som har skapats i följd och därmed ge mer tydlighet. Kraven och individuella önskemål kan sparas i en mall. Alternativet är en av de många funktionerna i Word som kan användas för att förenkla och påskynda skrivprocesser.

Förutom möjligheten att välja sammanfogningsfält från dina personliga datakällor och integrera dem i din text i några få steg, kan du också använda Microsoft Word för att infoga översättningar eller spara en fil som PDF.

Justeringar och korrigeringar - det är så enkelt

Innan du sparar ett Word-dokument som en PDF, dubbelkolla att du vill göra några ändringar. Detta hjälper dig att hitta e -postfusionsfält mer specifikt genom att markera dem. Office -programmets olika fältfunktioner kan användas för att infoga element från olika datakällor: tabeller från Excel, textfält från andra data och grafik kan enkelt integreras i din e -postfusion.

I en förhandsvisning kan du se hur de nya modulerna passar in i startdokumentet. Vid behov kan motsvarande adresser eller namn revideras.

Bra att veta: Medan du kan skapa ett formulärbrev från ett vanligt dokument, kan denna process också implementeras bakåt. Omvänt kan dokumentet för sammanfogning också konverteras till ett normalt dokument.

Seriebrev: det snabbaste sättet för många e -postmeddelanden

Med formulärbrev kan du snabbt och effektivt generera post för olika mottagare. Tack vare programspecifika inställningar drar du nytta av en enhetlig layout - oavsett om du skriver brev, gör etiketter eller gör en annan brevfusion.

Vanliga frågor

Varför behöver du en blankett?

Om dokument ska skickas till olika mottagare och liknande textelement används, är det värt att använda serienummerfunktionen. Här kan du infoga enskilda block direkt i texten och få åtkomst till en datakälla som innehåller adresser och namn på mottagarna. Detta sparar dig tid när du skapar de individualiserade meddelandena.