Säkerhetskopiering i Outlook - säkerhetskopiera datafiler och mappar professionellt

Praktiska tips och allmän information om säkerhetskopiering av data

Microsoft Outlook -användare skickar, arkiverar och överför stora mängder data över tid. Dessutom samlas kalenderposter, personliga uppgif.webpter, filer som skickas som bilagor och personuppgif.webpter från adressboken.

Alla som har tappat sin anteckningsbok eller analoga kalender kan förstå hur viktiga adresser, telefonnummer eller meddelanden är. En förlust är svår att hantera. Detsamma gäller den digitala versionen och data som lagras i Microsoft Outlook. Om en systemkrasch, virus eller annan händelse gör att datorn startas om kan det vara smärtsamt. Speciellt när viktiga data, tilldelningar, adresser och annan information inte har säkerhetskopierats och går förlorade.

Ett sådant scenario måste förebyggas till varje pris. Av denna anledning är det avgörande för Outlook -användare att regelbundet säkerhetskopiera sina personuppgif.webpter. Det är också användbart att veta var datafilerna ligger. Användare bör ha en ytlig förståelse för hur och var Outlook lagrar adresser, möten och uppgif.webpter. Denna medvetenhet och en systematisk säkerhetskopiering av data garanterar att alla viktiga Outlook -data säkerhetskopieras och fortfarande är tillgängliga vid systemproblem.

How -To Video - Outlook: Hur man säkerhetskopierar Outlook och säkerhetskopierar dina e -postmeddelanden

Praktiskt tips: Om du bara vill spara några viktiga e-postmeddelanden och inte vill göra en fullständig säkerhetskopiering är arkivering som ett PDF-meddelande perfekt. Gratisprogramvaran PDF Creator hjälper dig att spara e-postmeddelanden som en fil, liknande en utskriftsprocess. En PDF -fil kan läsas med olika program och slutenheter utan problem, vilket inte kan sägas om Outlook: s eget MSG -format. Samtidigt är det alternativt möjligt att spara viktiga mejl i en mapp under Windows i MSG -format.

Ett annat alternativ till att spara i MSG- eller PDF -format kan vara att spara i en textfil. Outlook erbjuder dig det användarvänliga alternativet att arkivera flera e-postmeddelanden i en enda TXT-fil. På så sätt kan du spara relaterade meddelanden på ett målinriktat sätt och tillsammans.

Hur Microsoft Outlook sparar dina data För att kunna agera omedelbart vid systemproblem eller virusangrepp är det viktigt att känna till bakgrunden och inställningsalternativen och veta hur Outlook sparar dina data. I grund och botten arkiverar Outlook dina data i filer med två olika filtillägg:

1. Outlook offline -filer (OST -fil).
2. Personliga lagringsfiler (PST -fil).

Outlook offline -filer

Outlook offline -filer används av systemet för:

• IMAP -konton,
• Microsoft 365 -konton,
• Växla konton också
• Outlook.com -konton

skapad. Alla nämnda e-postkonton kännetecknas av deras decentraliserade, serverstödda lagring. Denna lagringsmetod har många fördelar. Förutom snabb åtkomst från olika slutenheter sparas dina data på skyddade servrar och skyddas mot virus eller skadlig kod.

Förutom de ursprungliga filerna på servern skapar Outlook offline datafiler, som förkortas med filtillägget "OST". De är kontinuerligt synkroniserade kopior som byts ut så snart brevlådan är ansluten till Internet. Utan internetåtkomst kan användare fortsätta att arbeta med hjälp av OST -filer, eftersom all relevant data och information kopieras på hårddisken. Om anslutningen till Internet upprättas behandlas alla ändringar, till exempel e-postmeddelanden som har skapats under tiden. OST -filen uppdateras automatiskt. Om en OST -fil raderas manuellt skapar Outlook en ny. Detta händer så snart datorn och servern återansluts.

Av misstag raderad data på en Exchange -server kan också enkelt återaktiveras. Förutsättningen för detta är att administratören har skapat en lagringspolicy för borttagna objekt. Detta är en av de många fördelarna med Exchange -servrar och anledningen till att många företag använder denna typ av e -postkommunikation.

Personliga lagringsfiler

Till skillnad från Outlook offline -filer lagras Personal Store -filer bara centralt på datorn. De kan beskrivas som det viktiga dataarkivet för meddelanden, uppgif.webpter, inställningar och kontakter. Alla meddelanden och Outlook -objekt i en Outlook -datafil (.pst) är endast tillgängliga på den dator som filen är lagrad på.

Förutom data sparas den specifika mappstrukturen också i PST -filer. Det är möjligt för Outlook att skapa olika PST -filer på systemsidan. Detta görs bland annat på användarkommando för att separera privata eller affärsmail från varandra. Om kopior av PST -filer inte sparas regelbundet, arkiveras i säkerhetskopior eller säkerhetskopieras manuellt kan all data förloras oåterkalleligt vid en datorkrasch eller hårddiskfel. Eftersom kraschar och virusattacker inträffar utan förvarning är det viktigt att vara proaktiv.

Personliga butiksfiler skapas huvudsakligen för POP -konton. Upp till versionen av Outlook 2013 säkerhetskopierades all information från IMAP -konton i PST -filer. Användare av äldre Outlook-versioner rapporterade, särskilt med IMAP-konton, att e-postmeddelanden oförklarligt försvann efter nästan 3 månader. Problemet kan lösas genom att anpassa inställningarna.

Viktigt: Användare av äldre Outlook-versioner eller personer som arbetar med POP3-e-postkonton bör alltid se till att de fortsätter att säkerhetskopiera sina PST-filer för att undvika dataförlust.

Insider tips: Med individuella inställningar kan du också komma åt e-postmeddelanden från en POP3-server samtidigt på två olika datorer. I det här fallet måste du ändra reglerna i kontoinställningarna för din brevlåda. En PST -fil med motsvarande data skapas sedan på varje dator.

Info: Den så kallade standard PST-filen är avgörande för Outlook-användare. I princip hanteras hela inkorgen och utkorgen samt alla möten och kontakter i den. Av denna anledning bör standard PST -filen inte raderas när som helst. Eftersom PST -filer innehåller känsliga personuppgif.webpter kan du eventuellt skydda dem med ett lösenord. Detta förfarande är särskilt relevant om flera anställda i ett företag delar en dator och inte får tillgång till personliga e-postmeddelanden.

Så här hittar du platsen för Outlook -datafiler

Manuell säkerhetskopiering av Outlook -datafiler är ett arkiveringsalternativ. För att göra detta behöver du åtkomst till platsen för datafilerna. Du hittar platsen för datafilerna i Outlook på följande sätt:

1. Navigera till kontoinställningarna via posten "Arkiv" i menyn i Outlook.

   

2. Klicka på underposten "Importera / exportera." Du startar guiden för import och export av Outlook.

   

3. Du kan komma åt alla datafiler som är lagrade på din dator med Windows Utforskaren. Du kan inkludera detta manuellt i en säkerhetskopia eller spara en kopia på en pinne eller en annan hårddisk.

Så här kan du skapa en säkerhetskopia av dina data med Microsoft Outlook

Manuell säkerhetskopiering av datafiler kan vara ändamålsenlig och fungera om du kontinuerligt säkerhetskopierar data, dokument och inställningar med professionell säkerhetskopieringsprogramvara. Det mer eleganta och säkrare sättet att säkerhetskopiera dina OST- eller PST -filer är att säkerhetskopiera dina data med exportguiden, direkt från Outlook.

Med exportguiden kopieras dina e-postmeddelanden, kalenderposter och kontakter till en ny PST-fil och säkerhetskopieras. För att starta exportguiden i Outlook måste du göra följande:

1. Navigera i Outlook under Arkiv till det andra menyalternativet "Öppna och exportera." Detta kommando öppnar ett nytt fönster med flera alternativ.

   

2. Klicka på underposten "Importera / exportera." Du startar guiden för import och export av Outlook.

3. I fönstret som öppnas väljer du "Exportera till fil" för att säkerhetskopiera dina data som sparats i Outlook.

   

4. Nästa steg bör vara att välja om du vill spara dina data i en kommaseparerad CSV-fil eller i en Outlook-datafil. Välj alltid Outlook -datafilen här, eftersom du kan importera detta format till Outlook i förhållande till originalet vid dataförlust.

   

5. I följande fönster har du möjlighet att välja brevlådan som du vill arkivera. Det är viktigt här att du bara kan spara en e-postinkorg med all data som den innehåller i en PST-fil. Om du hanterar flera e-postlådor i Outlook måste du upprepa exportprocessen för varje postlåda.

6. I nästa fönster klickar du på "Bläddra" för att ange lagringsplats för din Outlook -datafil. Du kan välja vilken katalog som helst och välja namnet på exportfilen med slutet PST. Om du tidigare har säkerhetskopierat data i Outlook visas det tidigare använda filnamnet som standard. Om det är en vanlig säkerhetskopiering av data, uteslut exporten av dubbletter. I det här fallet har den pågående säkerhetskopian av din datafil alltid den senaste informationen.

   

7. Med "Slutför" sparas din Outlook -datafil som en säkerhetskopia. Datafilen kan kopieras från lagringsplatsen och lagras tillfälligt på molnlagring, till exempel OneDrive.

Dricks: Aktivera i allmänhet kryssrutan "Inkludera undermappar”Så att alla delar av e-postkontot från alla undermappar arkiveras. Under menyalternativet "filtrera”Du har möjlighet att i detalj bestämma vilka meddelanden eller enskilda element som ska arkiveras. Som regel behöver du inte filterfunktionen för en normal datasäkerhetskopiering.

Praktiskt tips: Du vill inte arkivera hela brevlådan utan bara en viktig projektmapp? Markera i så fall den eller de mappar som du vill säkerhetskopiera istället för att säkerhetskopiera hela brevlådan.

Info: Visste du att du också kan exportera dina Outlook -distributionslistor till Excel? Läs här hur det fungerar.

Det är vettigt att regelbundet säkerhetskopiera din e-postinkorg om du inte arbetar med ett IMAP- eller Exchange-konto. Säkerhetskopieringsfilen kan sedan enkelt importeras till systemet med hjälp av Outlook -importguiden. Detta fungerar också när du byter från Outlook Express till Outlook.

Praktiskt tips: Gör en vanlig kalenderpost i Outlook, till exempel varje månad, för att exportera brevlådan med all data. Tack vare påminnelsefunktionen i Outlook kommer du inte att missa arkiveringen och du kommer i allmänhet att ha säkerhetskopior som är så bra som nya.

Sammanfattningsvis är det inte svårt att använda Outlooks exportfunktion. Med det kan POP3-e-postkonton professionellt säkerhetskopieras och säkerhetskopior av Outlook PST-filer kan skapas. Data om IMAP- och Exchange -brevlådor kan också arkiveras. De behöver inte nödvändigtvis säkerhetskopieras, eftersom all originaldata finns på leverantörens server. Detta innebär att de kan importeras igen utan problem vid dataförlust.

Hur man sparar signaturer manuellt

Du kan säkerhetskopiera personligen skapade signaturer manuellt genom att öppna deras lagringsplats. Du kan enkelt göra detta med följande Windows -kommandon:

1. Tryck på tangenterna på tangentbordet samtidigt [Windows] och [R]. Dialogrutan "Fullgöra“, Som var känd som en kommandotolk under DOS.

2. Ange följande kommando vid kommandotolken: "% APPDATA% \ Microsoft \ Signatures"(Utan citat).

3. Windows -mappen "Underskrifter", Där alla underskrifter du har sparat arkiveras. Du hittar signaturerna både i RTF -format och även i HTM- och TXT -format. Du kan enkelt kopiera signaturerna från lagringsplatsen, överföra dem till en annan dator eller spara dem tillfälligt i molnlagring.

Automatisk arkivering i Outlook

Under många år har Microsoft Outlook haft möjlighet att automatiskt arkivera e-postmeddelanden på grundval av ett förutbestämt schema. Automatisk arkivering är särskilt användbart för att hålla brevlådan fri och för att minimera brevlådans storlek.

Ställ in parametrarna för automatisk arkivering enligt följande:

1. Navigera till Arkiv / Alternativ.

2. Fönstret "Windows -alternativ" öppnas. I Windows -alternativen kan du klicka för att göra ändringar i design och funktioner, justera menyfliksområdet eller välja språkalternativ. Inställningsalternativen för automatisk arkivering finns i mitten av fönstret under alternativet "Avancerat".

   

3. Klicka på "Inställningar för automatisk arkivering" för att ange vilka meddelanden som ska arkiveras automatiskt och under vilka tidsperioder.

   

Alla arkiverade meddelanden kan sedan hittas i arkivmappar och återaktiveras. Det är möjligt att öppna och komma åt äldre filer och meddelanden från arkivet med bara några klick. För detta kan du använda autoarkiveringen i Outlook å ena sidan - alternativt kan du också säkerhetskopiera dina data manuellt.

Slutsats om Outlook -säkerhetskopiering och dess relevans för varje användare

Det är viktigt att regelbundet säkerhetskopiera dina personliga Outlook -data och alla undermappar. E-post, kalenderposter, kontakter med handskrivna anteckningar och annan information kan lättast arkiveras med hjälp av Outlook-exportguiden. Alternativt är en manuell kopia av befintliga PST- eller OST -filer också möjlig. För att göra detta behöver användarna den exakta platsen för datafilen i Outlook.

Med hjälp av guiden kan ett konto sparas för varje arkiveringsprocess. Om du använder flera konton måste processen upprepas. Innan du säkerhetskopierar data i Outlook är det viktigt att förstå hur Outlook lagrar data. En säkerhetskopia av data är särskilt viktig för POP3-e-postkonton, där all data lagras centralt på den lokala datorn. Annars kan alla filer, kontakter, inställningar och information raderas oåterkalleligt vid en virusattack. Med skapandet av dubbletter är du garanterad att kunna återställa data när som helst.

Användare av Microsoft Exchange-konton, IMAP-konton och användare som använder Outlook 2013 eller senare drar nytta av extern lagring av sina data på e-postleverantörens servrar. Det betyder att data som lagras med dessa konton fortfarande är tillgängliga efter ett datorproblem. Outlook -säkerhetskopian är inte nödvändig för användare av dessa konton. Trots bristen på nödvändighet kan det vara användbart om du av säkerhetsskäl vill ha säkerhetskopior av dina data på en pinne eller en extern hårddisk.

Frågor och svar om Outlook -säkerhetskopiering

Vad kan du göra när dina PST -filer är skadade och oläsliga?

Har du ett allvarligt problem med Outlook och PST -filen har skadats allvarligt och förlorat data? En sådan situation är problematisk eftersom kontaktuppgif.webpter eller mejl med viktig information i många fall går oåterkalleligt förlorade. I ett sådant fall, förutom en proaktiv säkerhetskopiering av dina data, kan en gratis freeware -programvara som kan reparera skadade PST -filer hjälpa.

Är det möjligt att flytta PST -filer till en annan enhet och använda dem?

Har du problemet att din hårddisk inte har tillräckligt med lagringsutrymme under Windows trots pågående arkivering och säkerhetskopiering? Behöver du flytta Outlook PST -filer till en annan enhet på grund av platsbrist? Då kommer en genomtänkt 5-punktsplan från Outlook 2013 eller instruktionerna för användare av Outlook Express att stödja dig. Båda artiklarna lär dig hur du enkelt kan flytta PST -filer till en annan enhet.

Hur kan jag återaktivera viktiga bilagor i Windows efter att de har raderats?

I många fall är ett e -postmeddelande mindre relevant än bilagan. Medan posten bara bekräftar avsändningen, är den bifogade PDF- eller Excel -filen av yttersta vikt. Om e -postmeddelandet raderades kan bilagan inte heller hittas. Under Windows kan den borttagna bilagan återaktiveras med ett knep genom att söka i Temporary Internet Files.