Innehållsförteckning
Via telefon- eller videokonferenssystem kan möten också hållas med människor som är i andra städer eller till och med länder. Det sparar resekostnader och tid. Det finns dock vissa tekniska och även kommunikativa utmaningar
Telefon- och videokonferenser är naturligtvis lämpliga för möten där deltagarna inte är samlade på ett ställe. Du har ytterligare fördelar:
- Du kan sammankallas med kort varsel.
- Personer kan läggas till senare eller för en del av mötet.
Du bör ha detta i åtanke för telefon- och videokonferenser
- Teknikprov (ledare): Som ledare startar du systemet i förväg och testar om anslutningen är uppe innan de andra deltagarna går med. Annars riskerar du en ojämn start eftersom en ljudkontroll kan behövas först eller inställningarna måste justeras.
- Teknikprov (deltagare): Be alla deltagare att göra ett systemtest i förväg. Videosystemen har oftast en länk för detta som du skickar till deltagarna. Annars kommer du att spendera de första minuterna på att lösa deltagarnas tekniska problem.
- Introduktion: Ge vid behov en kort introduktion till tekniken: Hur säger jag ifrån? Hur vänder jag upp / ner? Hur stänger jag av mikrofonen / telefonen? Vilka andra alternativ har jag, t.ex. B. att ladda upp filer eller dela din egen skärm?
- Eliminera störningar: Se till (och deltagarna) att det inte finns något bakgrundsbrus. Det betyder: stäng fönster, stäng av luftkonditioneringen eller skrivaren, undvik att eka rum, stäng av din smartphone.
- Tala pauser: Påpeka för deltagarna att det är vettigt att ge andra möjlighet att svara längre än vid möten ansikte mot ansikte. Om någon börjar tala för snabbt (för att kunna tala) kan det hända att de första orden inte kommer (t.ex. för att personen trycker på talknappen för sent).
- Direkt tillvägagångssätt: Om du vill tilltala en specifik person, adressera dem med namn. På så sätt vet personen att de var menade och du behöver inte upprepa frågan eftersom personen insåg att du pratade med dem för sent.
Hur man behärskar konferenssamtal
- Namn namn: Deltagarna ser inte varandra. Om deltagarna inte redan känner varandra bör de ange sina namn i de första bidragen. Annars vet inte de andra vem som talar.
- Verbaliserande gester / ansiktsuttryck: De andra parterna kan inte se varandra i ett telefonkonferens. Så du ser inte heller andras ansiktsuttryck och gester. Det är därför det är viktigt att vara tydlig med allt du vill uttrycka.
Tips för videokonferensers särdrag
- Headset istället för högtalare: Vid videokonferenser på datorn, informera deltagarna om att de ska stänga av högtalaren på sin dator och använda ett headset. Annars blir det ekoeffekter när deltagaren talar och hans röst återges via högtalaren och tas upp av mikrofonen.
- Talmoderation: Med vissa system kan bara en person tala åt gången; moderatorn måste ge dem ordet (läs: släpp sin mikrofon). Detta är underbart eftersom det snabbt blir kaotiskt när flera deltagare pratar med varandra. Dessutom finns det ibland också tidsfördröjningar, vilket leder till ett bisarrt, eftersom tidsfördröjd kommunikation. Om tekniken gör att du kan tala samtidigt: Se om deltagarna är tillräckligt disciplinerade. Om du inte är det, växla till modererat tal.
