Tips och instruktioner för att använda Outlooks sökfunktion
Om du använder Microsoft Outlook intensivt kommer otaliga e-postmeddelanden över veckor, månader eller år och lagras i olika mappar och undermappar i programmet. Med denna översvämning av data kan det hända att du tappar koll på saker. I ett sådant fall sjunker viktiga dokument och information i hårddiskens djup och kan inte hittas igen.
Microsoft Outlook har en omfattande sökfunktion så att detta inte händer och trots det omfattande datamaterialet kan all information nås och ses med bara några klick. Detta gör det lättare för användare att söka effektivt och specifikt efter e -postmeddelanden och deras innehåll.
Använd Outlook: s omedelbara sökning
En viktig funktion för att söka efter enskilda nyckelord eller e-postmeddelanden är omedelbar sökning i Outlook. I den nuvarande versionen av Outlook2022-2023 eller Outlook 365 visas detta alltid i det övre funktionsfältet.
Tillverkaren Microsoft förbättrade sin sökfunktion i Outlook våren 2022-2023 med en funktionsuppdatering och införlivade många nya alternativ.
Förutom den nya globala positionen i det övre verktygsfältet föreslår Outlook dig:
- Söktermer innan,
- Visar toppresultat och
- Erbjuder olika filteralternativ.
De viktigaste nya funktionerna i sökfunktionen i Outlook:
|
Föreslagna sökningar |
Medan du anger en sökterm i sökfältet ger Outlook förslag på lämpliga sökord |
|
Toppresultat |
De viktigaste sökresultaten sorteras och visas högst upp. Denna funktion gör sökningen effektivare och snabbare |
|
Nyligen använda söktermer |
Med denna funktion kan du visa och använda dina tidigare sökparametrar med ett klick |
Du kan hämta omedelbar sökning med tangentkombinationen CTRL + E eller använda det globala sökfältet för att ange önskade sökparametrar:
I äldre Outlook -versioner var det nödvändigt att expandera mappområdet med inställningen "Kompakt navigering". Detta fungerar bra med knappen "Minimera / expandera".
När du har öppnat sökningen med CTRL + E eller via sökfältet har du olika alternativ för att söka efter filer, mappar eller specifika sökord.
Välj olika källor att söka - så här fungerar det
Sökningen är förinställd i den aktuella brevlådan, till exempel ditt Exchange -konto. Alternativt kan du ange att Outlook inte bara lagrar din sökterm i den aktuella brevlådan, utan snarare:
- I den aktuella mappen,
- I en underordnad brevlåda,
- I alla brevlådor eller
- I alla Outlook -element, till exempel även i kalendern
söker.
Efter att ha aktiverat omedelbar sökning öppnas en ny flik i Microsoft Outlook. På fliken "Sök" har du ytterligare användarvänliga alternativ tillgängliga för att begränsa sökningen efter ett dokument eller en specifik term.
Exempel: Om du letar efter ett e-postmeddelande som du har markerat som VIKTIGT och som hade en eller flera bilagor och finns i den aktuella brevlådan behöver du inte låta Outlook söka globalt i alla meddelanden, kalenderposter och uppgif.webpter. Genom att ange sökkriterierna söker Outlook efter önskat e-postmeddelande mer effektivt och snabbt.
Det är tillräckligt att markera de relevanta parametrarna. Dessa visas sedan med en mörk bakgrund och visas i text i sökfältet. Under fliken kan du se alla meddelanden som är relevanta för de valda inställningarna och du hittar snabbt det du letar efter.
Använd sökverktygen för djupgående sökningar
Letar du efter ett specifikt meddelande och kan inte hitta det direkt, trots Outlooks professionella sökfunktion? I det här fallet kan det vara användbart att inkludera sökverktygen på fliken "Sök".
Där hittar du olika andra alternativ för att söka efter nyckelord eller nyheter och för att begränsa din sökning.
Med den avancerade sökningen kan du till exempel ange i vilka fält en sökterm ska sökas. Du kan också ange vem som var mottagaren eller avsändaren av meddelandet. Du får också tillgång till Outlook -alternativen och kan göra grundläggande ändringar i hur du söker i det här menyområdet.
Dricks: Med hjälp av fliken "Start" och menyområdet "Sök" kan du enkelt söka efter kontakter i din adressbok utan att lämna konceptområdet för e-post. För att göra detta, ange den relevanta söktermen i sökfältet "Sök personer".
Sammanfattning: Sökfunktionen i Outlook är effektiv och målinriktad
Sökfunktionen i Microsoft Outlook erbjuder dig ett brett utbud av alternativ för att söka efter mappar, e-postmeddelanden eller individuella söktermer i din brevlåda. Det enklaste sättet att öppna sökningen är att använda tangentkombinationen CTRL + E. Beroende på dina behov ger sökfunktionen dig möjlighet att i detalj söka efter nyckelord och e -postmeddelanden och ange adressater eller specifika tidsperioder.
