Använda Microsoft PowerPoint - tips och tricks för din framgång

Allt du behöver veta om att använda PowerPoint!

Microsoft PowerPoint värderas av miljontals användare världen över som en del av Office -paketet. I yrkesmiljön är det för närvarande standard att kombinera en föreläsning med en PowerPoint -presentation. Privat kan PowerPoint också användas individuellt för att förbereda specifik information på ett användbart och intressant sätt.

Microsoft PowerPoint är användarvänligt och självförklarande när det gäller menynavigering och funktioner. Trots detta är det viktigt för användarna att lära känna programvarans olika funktionsområden i detalj. Dessutom är tips och tricks användbara för att kunna utnyttja hela potentialen i PowerPoint. Om publikens uppmärksamhet ökar genom visuella stilinstrument och en begriplig struktur kan målen med presentationen uppnås mer effektivt.

Professionalisera PowerPoint -presentationer genom visualiseringar

Det är ingen tvekan om att visualiseringar blir allt viktigare i vårt samhälle. Tack vare den fortsatta utvecklingen av smartphones och internetets ständiga tillgänglighet är videor, animerade eller högupplösta bilder samt ljud och musik bara ett klick bort.

Eftersom människor uppfattar och behåller visuell information mer intensivt är användningen av visualiseringar i Microsoft PowerPoint avgörande. I grund och botten är syftet med en presentation i PowerPoint att föra fakta och information närmare publiken på ett målinriktat sätt med hjälp av bilder. Olika teckensnitt, markeringar och färger samt olika teckenstorlekar visar publiken relevansen för de diskuterade frågorna.

Samtidigt är det förståeligt att en presentation där endast texter presenteras inte övertygar publiken. Ju fler texter det finns i en presentation, desto mer tröttande blir presentationen. Av denna anledning har PowerPoint många funktioner och stilistiska enheter för att:

• att främja deltagarnas intresse,
• att öka uppmärksamheten och
• involvera publiken.

Visualiseringar i PowerPoint - här hittar du de viktigaste funktionerna

Du infogar alltid texter i PowerPoint via fliken "Start". I menyområdena ”Font” och ”Paragraph” hittar du de viktigaste alternativen för att effektivt individualisera texter.

Menyområdena ”Teckensnitt och stycke” ger dig professionella verktyg för att anpassa vanliga texter i PowerPoint.

Inkludera grafik och SmartArt - det här är dina alternativ

Förutom de vanliga textkropparna i en presentation är det meningsfullt att använda bilder och den smarta konstgrafiken som är populär i Microsoft för att utforma bilder. Förklarande grafik understryker texter utan ord och ökar deras uttrycksfullhet. Om du håller en presentation om tekniska detaljer eller specifikt innehåll är det desto viktigare att stödja informationen med lämplig grafik och SmartArts.

Grafik och SmartArts finns i Microsoft PowerPoint på fliken "Infoga" under menyalternativen "Bilder" och "Illustrationer".

Du har bland annat möjlighet:

• Integrera bilder från ett personligt fotoalbum i bilderna eller
• att använda en skärmdump.

Förutom Smart Art-grafik, där listor, cykler eller processer kan visualiseras, hittar du också möjligheten att integrera diagram eller 3D-modeller i din presentation i valmenyn "Illustrationer".

Infogade bilder kan också professionellt redigeras i PowerPoint. Du kan göra detta genom att markera en inbäddad bild i programvaran. Du kommer automatiskt till menyområdet "Bildformat." I den här valmenyn har du alternativet:

• För att utesluta delar av grafiken eller
• Grundläggande anpassning av färger och layout på en bild.

Bildformatmallarna som är integrerade i programvaran är användbara för att acceptera och implementera förslag på anpassning.

Sammanfattningsvis finns det många funktioner tillgängliga i Microsoft PowerPoint som du kan använda bilder, smart konstgrafik eller andra visualiseringsfunktioner med. Förutom möjligheten att ändra bilder, har du också nytta av möjligheten att anpassa färgdesignen på folierna, till exempel foliebakgrunden. Det är ändamålsenligt och lovande att använda en stor del av förberedelsetiden för en presentation om anpassning av visualiseringarna. I detta fall, tillsammans med presentatören och talarens retoriska färdigheter, uppnås en sammanhängande helhetsbild.

Dricks:

I den nuvarande versionen av Microsoft 365 hittar du en intressant och banbrytande funktion för att visualisera bilder. Detta är det inbyggda verktyget "Designideer", som automatiskt visas på höger sida i de grundläggande inställningarna för PowerPoint. Med funktionen "Designidéer" kan du förvandla enkla textglas till tydliga, grafiskt animerade bilder med bara några klick. Situationen är liknande med bilder som innehåller grafik eller tabeller.

Bygg grafik själv - så fungerar det

Grafik eller bilder är inte tillgängliga för varje produkt eller varje ämne i en presentation eller kan användas utan ytterligare meddelande på grund av upphovsrättslagen.

I ett sådant fall erbjuder PowerPoint möjligheten att skapa grafik själv. Olika verktyg med vilka grafik kan skapas och redigeras oberoende är tillgängliga i PowerPoint och kan väljas på fliken "Infoga".

Verktyg för att designa din egen grafik

De viktigaste verktygen för att designa din egen grafik finns med "Former" och "Piktogram".

Med funktionen "Former" kan du till exempel skapa dina egna blockpilar eller använda standardformer. Piktogrammen i PowerPoint erbjuder dig också färdiga symboler eller riktiga människor som du kan bädda in i presentationen. På så sätt har du möjlighet att designa din egen grafik. Dessa passar tematiskt till din presentation och förklarar viktiga nyckelpunkter. Ett textfält eller grafik för "WordArt" -funktionen kan integreras i din presentation på samma sätt.

Effekter och animationer blåser liv i din presentation

Visualiseringar professionaliserar varje presentation. Foton, symboler, ett bord eller en smart konstgrafik väcker intresse och gör föreläsningen påtaglig för publiken. Detta gäller särskilt när du lägger till effekter eller animationer i en bild eller bild. Du kan hitta möjligheten att integrera effekter och animationer i din presentation på flikarna "Animationer" och "Övergångar". Animationer kan generellt integreras i enskilda textdelar eller en grafik. Däremot är övergångar i allmänhet tillgängliga mellan två folier.

Hur man animerar en bild med effekt

Välj grafiken i din presentation med ett musklick.

Du kan sedan välja en lämplig effekt i menyområdet "Animationer".

PowerPoint ger dig många alternativ för effekter och animeringar.

Du skapar en övergång mellan två bilder olika på fliken "Övergångar".

Du kan till exempel välja att bleka en bild eller skjuta den upp och bort. Förutom visningstiden kan du också införliva specifika ljudeffekter och avgöra om övergången ska startas med ett musklick eller på annat sätt.

Effekter och animationer samt övergångarna mellan två bilder är viktiga stilelement i en presentation. Om denna typ av visualisering inte används överdrivet, kommer de att locka publikens uppmärksamhet och öka intresset. Detta är särskilt viktigt för längre presentationer med mycket text och komplicerad information.

Använd mallar och layouter för att arbeta mer effektivt med PowerPoint

I grund och botten behöver du en mall för att skapa en presentation i PowerPoint. Du väljer detta i det första steget när du startar PowerPoint. När du har startat programmet startar du en ny presentation via fliken "Arkiv" under menyn "Ny".

Förutom en tom presentation finns färdiga presentationer från Microsoft tillgängliga för användning. Ett annat alternativ är att söka efter onlinemallar och mönster som är tematiskt relaterade till din presentation.

Färdiga eller externa mallar är ett viktigt alternativ för att utforma en presentation. En annan variant är att tillfälligt spara en personligt utformad presentation som en mall. Detta kan sedan användas som grund för ytterligare PowerPoint -presentationer.

Spara presentationen som en mall eller mall

Om du vill spara en befintlig presentation som en mall navigerar du:

1. Gå till menyn "Spara som" på fliken "Arkiv".

2. Välj lagringsplats, till exempel din hårddisk eller en molndisk, och spara presentationen som en PowerPoint -mall.

   

Den nya mallen sparas i den valda lagringsvägen och är direkt tillgänglig för dig.

Justera bildlayouten - inga problem med bildmastern

Färdiga presentationsmallar kan endast antas 1: 1 i sällsynta fall. I det första steget med att anpassa filmen måste färgerna vanligtvis justeras. Bildmastern i PowerPoint spelar en viktig roll när det gäller att anpassa och konstruera bildlayouter. I den kan:

• Former och färger, teckensnitt och teckenstorlekar, bakgrund och rubriker och
• Den grundläggande designen

universellt anpassad. Genom att använda foliemästaren sparar du mycket tid och ansträngning. Detta är fallet eftersom med ett klick kan alla visuella eller textuella ändringar på bilder antas för hela presentationen.

I affärsmiljön är presentationsmallar i de flesta fall föremål för företagsdesign. Denna innehåller specifikationerna för filmdesignen eller generellt för digitala eller konventionella tryckprodukter och definierar färger, grafik och teckensnitt.

Genom att bädda in platshållare i din presentation kan du se till att en grafik, till exempel företagets logotyp, införlivas i varje bild på en specifik plats. Platshållare är också användbara på titeldrag eller i sidfoten för att representera objekt eller grafik på ett likvärdigt sätt. Med ett klick på vänster musknapp kan titelplatshållare eller platshållare för sidfötter visas eller döljas.

Att använda PowerPoint korrekt - viktigt för en lyckad presentation

Menystrukturen i presentationsprogrammet är i princip användarvänlig. Framför allt kommer användare som arbetar med Microsoft Word, Excel eller Outlook utöver PowerPoint att hitta mycket gemensamt när det gäller flikarna, inställningarna i alternativmenyerna och den integrerade hjälpfunktionen. För att effektivt kunna använda presentationsprogrammets olika funktioner och möjligheter är det avgörande att förstå menystrukturen i PowerPoint. PowerPoint är uppbyggt på ett praktiskt sätt så att nya användare som har internaliserat de viktiga funktionerna och alternativen också kan använda PowerPoint korrekt.

I synnerhet bör du vara bekant med följande tre kontrollområden i PowerPoint:

Huvudskärm	Det viktigaste arbetsområdet med följande indelning: Vänster: Översikt över alla bilder du har skapat. Mitten: Konceptområde för att anpassa din presentation. Till höger: Integration av funktionsdesignidéer
Fliken "Hem"	På fliken "Start" i Microsoft PowerPoint hittar du de viktigaste verktygen, funktionerna och konfigurationsalternativen för att designa ett professionellt bildspel i PowerPoint. Bland annat kan följande funktioner väljas på fliken "Start": Inställning av teckensnitt och teckenstorlekar. Inkludera stycken och bädda in punktpunkter i formatlistor. Funktionerna "Hitta, ersätt och markera" som du kan söka efter och ersätta specifika termer i texten med.
Funktionsfältet	Du kan placera viktiga funktioner efter behov i det nedre och övre funktionsfältet. Följande är förinställda, till exempel: Den automatiska lagringsfunktionen. Piltangenterna "Framåt och bakåt" som du kan ångra ändringar med. Använd ikonen "Skärmspresentation" för att starta presentationen på projektorn. PowerPoint -sökfunktionen. Korrigeringsfunktionen i det nedre verktygsfältet, med vilket stavnings- och teckenfel systematiskt korrigeras.

Förutom de tre elementära kontrollområdena i PowerPoint hittar du många andra menyområden och flikar där du kan göra individuella inställningar.

I detta sammanhang bör särskilt nämnas fliken "Hjälp", där du hittar omfattande hjälp om frågor om PowerPoint samt utbildningskurser och nyheter. Hjälpområdet är uppbyggt tematiskt och kan sökas efter viktiga punkter.

Integrera texter, ljud, videor och tabeller och imponera på din publik

En lyckad PowerPoint -presentation består i allmänhet av en blandning av texter, grafik och videor samt informativa tabeller. Många presentationer innehåller också musik eller ljud. Den rätta blandningen av alla stilinstrument imponerar lyssnare och ligger till grund för de viktigaste budskapen i presentationen.

Till skillnad från texter infogas ljud- eller videofiler i bildspelet med fliken "Infoga". Du kan använda följande alternativ i menyposten "Media":

• Ladda ljudfiler från den lokala datorn eller en ansluten moln enhet.
• Spela in ljudfiler och spara dem i presentationen.
• Ladda och integrera videofiler från din egen dator.
• Importera videor från Internet, till exempel från YouTube, med en inbäddningskod.

Efter att en ljudfil eller video har infogats i presentationen har användarna ett brett utbud av alternativ för att redigera mediefilen. Olika färgfilter för videor eller anpassningar för ljudsymbolen och ljudformatet är användbara för att bädda in mediefilerna individuellt i presentationen.

Dricks:

Förutom mediefiler kan du utrusta bilder med en smart och tidsbesparande e-postfunktion. På så sätt kan du få feedback från personer som tittar på presentationen externt på datorn.

Inkludera symboler och formler - gjort snabbt i PowerPoint

Förutom specifik grafik och bilder som stöder eller förstärker verbalisering kan ikoner och specialtecken också bidra till att göra en presentation mer professionell. Dessutom övervinner symboler eller emojis språkliga och kulturella hinder och är universella och begripliga.

Alternativet att infoga symboler och specialtecken i presentationen finns också på fliken "Infoga". I slutet av menyraden under "Symboler" kan specialtecken och symboler samt formler integreras i presentationen .

Specifika specialtecken

Till exempel, om du letar efter en specifik specialkaraktär för en presentation för internationella affärspartners, hittar du den vanligtvis i det här menyområdet.

Detsamma gäller vetenskapliga formler.

Tydliggöra fakta i PowerPoint med hjälp av tabeller - så fungerar det

Microsoft Office erbjuder det mervärde att många funktioner är identiska i de enskilda applikationerna. Förutom andra verktyg gäller detta även tabellfunktionen för presentationsprogrammet. Detta liknar mycket funktionen i ordbehandlingsprogrammet Word.

Bland annat kan du använda en knapp för att bestämma hur många rader och kolumner som ska infogas i tabellen. Förutom att designa tabeller i PowerPoint kan Excel -användare också välja alternativet "Infoga Excel -kalkylblad" och bädda in en tabell som skapats i Excel i PowerPoint. Detta fungerar på ett användarvänligt sätt med hyperlänkar och hoppetiketter.

Strukturera, revidera, skicka presentationer och skydda innehåll

En begriplig och professionell struktur är avgörande för att en presentation ska lyckas. Ur presentatörens synvinkel är det viktigt att betona viktiga budskap och mervärde för publiken i förberedelsen. Dessutom garanterar visualiseringar att argument förstärks.Förutom en "röd tråd" och en logisk struktur är det lämpligt att presentera rubriken på ett meningsfullt sätt på en bild. En rubrik bör i allmänhet innehålla kärnmeddelandet för följande bild. Ord som kommer att behålla lyssnarens uppmärksamhet är också viktiga.

Presentationsstrukturen - det är viktigt

En PowerPoint -presentation bör alltid börja med en titelsida. Titelbilden ger publiken ett intryck av ämnet och upplägget av föreläsningen. Nästa bild ska visas som en översiktsbild. En översiktsbild består vanligtvis av en strukturerad lista över föreläsningens ämnen. I likhet med innehållsförteckningen i en bok är översiktsglaset avsett att skapa spänning hos publiken.

Huvuddelen av presentationen bör struktureras av viktiga budskap och delas in i avsnitt. Många talare har haft goda erfarenheter av att ta upp en tematisk huvudpunkt och presentera den på två bilder med argument. På en tredje bild kan en sammanfattning av kärnmeddelandet länkas till publikens mervärde. Motsvarande bilder finns på fliken "Start" under menyn "Ny bild."

Dricks:

Använd knapparna [Ctrl] och [M] för att snabbt och enkelt lägga till en ny bild i din presentation.

Som en bindning och sammanfattning är det lämpligt att tillhandahålla en eller flera sista bilder för presentationen. Förutom att sammanfatta innehåll och fakta, är huvudsyftet att vända sig till publiken känslomässigt för att uppnå målen med presentationen. På detta sätt kan köpimpulser ställas in eller publiken övertygas.

Skicka och skydda en presentation

Om du vill skicka din presentation i efterhand har du olika alternativ. Det enklaste sättet är att skicka presentationsfilen direkt från PowerPoint. Detta fungerar genom att välja knapparna "Dela" eller "Exportera" på fliken "Arkiv".

Du har bland annat möjlighet att konvertera presentationen till en PDF- eller XPS -fil. Det kan göras tillgängligt för andra via en länk via en molndrift, till exempel Microsoft OneDrive.

Om du vill se till att inga ändringar kan göras i presentationsinnehållet bör du ge filen skrivskydd eller lösenordsskydd.

Under "Arkiv> Information> Skydda presentation" hittar du de olika alternativen för skrivskydd och lösenordskryptering.

Om olika personer arbetar med en presentation är det vettigt att infoga kommentarer och kommentarer med fliken "Granska". På detta sätt kan en teampresentation samordnas och förbättras online innan den presenteras för kunderna i det sista steget.

När alla kommentarer har behandlats kan presentationen markeras som "slutlig". Detta indikerar att detta är den slutliga versionen som inte längre kommer att ändras.

PowerPoint -kompatibilitet - använd bra äldre versioner och filformat

Det är inte alltid nödvändigt eller möjligt att använda den senaste versionen av Microsoft PowerPoint. Många av de versioner av PowerPoint som har släppts under åren kan fortfarande köras på Windows 10. Även om äldre utgåvor inte har de senaste funktionerna och funktionerna kan de användas för att skapa professionella presentationer.

Dessutom kan presentationer utformade i PowerPoint * .ppt -format också läsas med den aktuella versionen. Däremot kan presentationer som skapats med PowerPoint 365 och filtillägget * .pptx sparas med filtillägget * .ppt. På detta sätt garanteras kompatibilitet framåt och bakåt under PowerPoint hela tiden.

Presentationsprogrammet har kompatibilitetsläget som ett extra verktyg. Det kan väljas på fliken "Arkiv" under menyalternativet "Information". Med ett klick är det möjligt att konvertera en presentation som skapats i det äldre * .ppt “-formatet till det nuvarande * .pptx -filformatet.

Dessutom kan PowerPoint -presentationen sparas i andra format, till exempel som en automatisk körning i wmv -format.

Presentera - vad talare ska leta efter för att övertyga

Microsoft PowerPoint erbjuder sina användare ett brett utbud av alternativ och funktioner för att skapa presentationer effektivt, snabbt och med hög kompetens. För att utforma presentationer som imponerar på publiken och ökar publikens uppmärksamhet behöver du en presentationsplan utöver programkunskaper. Detta bör innehålla ett tydligt mål.

För många PowerPoint -presentationer i en professionell miljö, till exempel, är syftet med presentationen att informera publiken om egenskaperna hos en produkt och sedan uppmuntra dem att köpa. Andra presentationer tjänar enbart till att förmedla information. Utan ett tydligt och begripligt presentationsmål och en professionell struktur går föreläsningen vilse i bagateller och listar fakta.

Även med ett uppsatt presentationsmål och en strukturerad struktur av bilderna kan en presentation ha en negativ effekt på publiken. Detta är fallet när talaren och hans retoriska färdigheter är svaga. I det här fallet kan en professionell layout inte spara presentationen, eftersom presentatörens prestanda är lika viktig som innehållet i presentationen.

En lyckad föreläsning eller presentation med PowerPoint -stöd inkluderar alltid:

• Tillräcklig förberedelsetid också
• En design av de individuella folierna som bygger på varandra.

Visualiseringar som ligger till grund för vad som sägs eller text på bilderna är effektiva. På så sätt blir presentationen en upplevelse för publiken. För presentatören resulterar även den logiska strukturen i bilderna i ett mervärde. Han kan presentera mer fritt och mer självsäkert. Istället för att fokusera på innehållet i bilderna interagerar han med publiken. På så sätt kan han skräddarsy sin presentation individuellt till publikens behov.

Vilka talare bör fråga sig när de utformar presentationen

Före varje presentation bör högtalarna känna efter med publikens behov. Frågor som:

• Vilka behov har mina lyssnare?
• Vad är publiken egentligen intresserad av?
• Hur uppnår jag presentationsmålet och vilka fakta är verkligen viktiga?

är viktiga förankringspunkter som fokuserar presentationen på publiken. Om presentatören gör mål med en livlig presentationsstil och god ögonkontakt och om han använder sina gester och ansiktsuttryck samt rösten noggrant kommer han att vinna publiken och uppnå presentationsmålen.

Sammanfattning: Alla som kan PowerPoint väl kan skapa professionella presentationer

Med Microsoft PowerPoint får användarna den senaste programvaran för att skapa informativa och intressanta presentationer. Användningen av grafik, videor, animationer och andra stilinstrument ökar publikens uppmärksamhet. Alla som känner till de viktigaste tipsen och knepen samt de viktigaste punkterna för visualisering kan använda alla integrerade funktioner effektivt. I slutändan avgör den rätta blandningen mellan professionellt skapade bilder och talarens retoriska färdigheter om målen för en presentation ska uppnås.