Det är praktiskt att hantera adresslistor på din dator. Ibland är det dock också fördelaktigt att ha en tryckt adressbok till hands. De olika tillvägagångssätten behöver inte vara ömsesidigt uteslutande.
Använd bara Word för att lägga dina adresser på papper - oavsett om du har sparat dem i Outlook, Excel eller annan datakälla.
Allt du behöver göra är att använda e -postfunktionen och sammanställa en "katalog" eller en "katalog". Eftersom kommandon för sammanfogning av e -post för varje version av Word är väldigt olika, här är bara de grundläggande procedurerna:
- Skapa ett nytt Word -dokument och starta funktionen för sammanfogning av e -post:
I Word 2010, 2007 genom att STARTA MAILINGS-SERIE UTSKRIFT-START SERIE-UTSKRIFT,
i Word 2003, 2002 / XP via EXTRA-LETTERS AND MAILINGS-SERIAL LETTER CREATION eller SERIAL PRINT ASSISTANT
eller i Word 2000 med EXTRAS SERIES PRINT. - Det är nu viktigt att du förklarar det aktuella dokumentet som en "katalog" eller "katalog":
I Word 2010, 2007 väljer du alternativet DIRECTORY i menyn på knappen START CONTINUOUS PRINT,
i Word 2003, 2002 / XP aktiverar du alternativet DIRECTORY i uppgif.webptsområdet SERIES PRINT
och i Word 2000 väljer du SKAPA KATALOG i brevhanteringshanteraren. - Fortsätt sedan som med ett vanligt dokument för koppling av e -post genom att ansluta en datakälla (Excel -fil, Outlook -adressbok, etc.) och sedan infoga fältet för sammanslagning som kommer att utgöra posterna för din utskrivna adressbok.
Det speciella med en katalog / katalog är att Word inte startar en ny sida för varje post i datakällan. I stället matas alla dataregister ut direkt under varandra - bara saken för din utskrivna adressbok. Men ha detta i åtanke när du ordnar fälten för e -koppling i Word -dokumentet.
Du bör också lägga till ett tomt stycke under fältet för senaste sammanslagning så att det finns utrymme mellan varje post.
Det är också användbart att sortera posterna efter efternamn:
I Word 2010, 2007 väljer du MAILINGS-CONTINUOUS PRINTING-EDIT RECEIVER LIST och klickar på SORT i dialogrutan som visas. Du kan sedan välja namnfältet som det första sorteringskriteriet.
I Word 2003, 2002 / XP, gå till ”Steg 5 av 6” i rutan för utskriftssammanfogning, där du klickar på REDIGERA MOTTAGARLISTA. Klicka sedan på kolumnrubriken i namnfältet som du vill sortera efter.
I Word 2000 öppnar du SERIES PRINT MANAGER för sortering genom att klicka på knappen FÖRFRÅGAN. I nästa dialogruta växlar du till fliken SORT RECORDS för att ange lämpligt namnfält som sorteringsnyckel. (pbk)
