Du använder signaturen i slutet av varje e-postmeddelande för att ge mottagaren din adress och den obligatoriska information som krävs enligt lag. Du kan också använda signaturen för att förmedla erbjudanden, reklaminformation eller andra meddelanden.
Skapa en signatur
Du kan konfigurera en signatur i Outlook enligt följande:
- Ring kommandot VERKTYG >> Alternativ.
- Öppna fliken E-MAIL FORMAT och klicka på SIGNATURES och sedan på NEW.
- Ange ett namn för den nya signaturen. Behåll alternativet Skapa signaturen utan en mall (det här alternativet är inte längre tillgängligt i Outlook 2007) och klicka på NÄSTA.
- Ange och formatera texten för signaturen. Om du vill kan du också lägga till din företagslogotyp.
Observera att mottagaren bara ser formateringen om han har angett HTML eller RTF som e-postformat. När det gäller e-postmeddelanden i klartextformat går det naturligtvis inte att se fetstil eller liknande.
Om du har Outlook till och med version 2003 gör du så här:
- Klicka på FINISH och sedan på OK.
- På fliken E-POSTFORMAT under Signaturer väljer du det e-postkonto som den nya signaturen ska användas för. Outlook infogar sedan automatiskt signaturen i slutet av varje nytt e-postmeddelande eller varje svar och vidarebefordran som du skickar via detta konto.
- Stäng dialogrutan.
Om du har Outlook 2007, gör följande istället:
- Klicka på "Spara.
- Längst upp till höger i dialogrutan, i fältet E-postkonto, väljer du det konto som den nya signaturen ska användas för automatiskt.
- Nedanför väljer du namnet på signaturen för NYA MEDDELANDEN och för SVAR / FRAMSTÄLLNING.
- Stäng dialogrutan med OK.
Eftersom Outlook kopierar signaturen till meddelandefältet kan du fortfarande ändra den innan du skickar e -postmeddelandet - till exempel infoga ditt direktnummer för en viktig kund, medan den normala signaturen innehåller växelnumret.
Inkludera din signatur med ditt visitkort
Om du har skapat ett digitalt visitkort med dina data i Outlook kan du bifoga det till din e-postsignatur. Mottagaren av visitkortet kan överföra kontaktuppgif.webpterna till sin adressbok med ett dubbelklick.
Viktigt: Outlook upp till version 2003 skickar visitkortet i form av en vCard-fil, som även kan läsas av andra e-postklienter förutom Outlook. Outlook 2007, å andra sidan, använder VCF -formatet, som endast tolkas korrekt med Outlook 2007 och kommande Outlook 2010.
Så här lägger du till ditt visitkort i signaturen i Outlook:
- Om du inte redan har gjort det kan du skapa en ny post med dina kontaktuppgif.webpter i adressboken.
- Ring kommandot VERKTYG >> ÖVRIGT >> E -POSTFORMAT.
- Klicka på knappen SIGNATURER.
- Om du redan har angett en signatur väljer du den i det övre vänstra fältet. I Outlook fram till 2003 måste du nu klicka på Redigera. Om du ännu inte har skrivit in en signatur gör du det med knappen NEW.
- I Outlook 2003 eller tidigare väljer du vCard i fältet Lägg till detta visitkort (vCard) i detta signaturfält. Klicka på AFFÄRSKORT i Redigera STANDARDSIGNATUR i Outlook 2007. Välj din kontaktpost i adressboken och klicka på OK. VCF -filen skapas sedan automatiskt och en förhandsgranskning infogas i signaturen.
- Stäng alla dialogrutor.
JURIDISKA KRAV
Sedan den 1 januari 2007 har det varit lagligt reglerat i Tyskland vilken information som måste ingå i kommersiell korrespondens, inklusive i e-post:
- hela företagsnamnet, inklusive affärsformen
- platsen för grenen med rätt stavning som kan kallas
- den behöriga lokala domstolen
- handelsregistret
- momsnummer
- namnet på den verkställande direktören, ägaren eller styrelsens och tillsynsnämndens ordförande
Strängt taget också skattenumret (många företag lämnar detta endast på begäran för att undvika missbruk)
Ytterligare information som telefon- och faxnummer, e-postadress, webbadress, detaljer om avdelningen etc. är frivillig. Enligt lagen måste den obligatoriska informationen vara ”läsbar” på skärmen och på utskrifter. Dessa krav regleras i:
- Kommersiell kod, HGB, 37a §
- GmbH Act (GmbHG), 35a §
- Aktiebolagslagen (AktG), 80 §
