Hur du arkiverar din Outlook -kalender i slutet av kalenderåret.
Skulle det inte vara praktiskt att arkivera kalenderposterna från det året i slutet av året och sedan radera dem från Outlook -kalendern? Detta är faktiskt uppgif.webpten för AutoArchive -funktionen i Outlook - men det är inte möjligt att arkivera alla kalenderposter från 1 januari till 31 december ett år. Du måste göra detta annorlunda.
Autos arkivering i Outlook kan bara arkivera och ta bort objekt från den personliga mappen som skapades före ett visst datum. Du kan inte ange startdatum. Om du utförde AutoArchiving exakt i början av det gångna året 2012 och datumen från 2011 inte längre finns i kalendern, får du naturligtvis ett årligt arkiv med AutoArchiving.
Om du inte har gjort detta kan du också använda exportfunktionen för att skapa ett årligt arkiv i form av en PST -fil.
Arkivera möten
Gör så här för att arkivera dina kalenderposter:
- Ring kommandot "Arkiv, import / export"på.
- Välj "Exportera till fil"Och klicka på"Ytterligare“.
- Välj filtyp "Personlig mappfil (.pst)"Och klicka på"Ytterligare“.
- Sätt en bock framför kalendern; Om du har ställt in andra kalendrar och vill arkivera dem också, aktivera alternativet "Inkludera undermappar"a.
- Klicka på "filtrera“.
- På "Utökad" Klicka på "fält". Välj "Alla mötesfält"Och sedan fältet"Seriestart" slutet.
- Välj under "skick" ingången "på eller efter" slutet.
- Ange under "värde"Ange önskat datum, till exempel"01.01.2012“.
- Klicka på "Lägg till i lista“.
- Upprepa steg 6 till 9 för "Slut på serie"under villkor"på eller innan". Ange som slutdatum i vårt exempel "31.12.2012"kl.
- Stäng Filtrera-Dialog med "OK“.
- I dialogrutan "Exportera personliga mappar"på"Ytterligare“.
- Ange i vilken mapp och under vilket namn arkivfilen ska sparas. Det enklaste sättet är att acceptera den föreslagna mappen där Outlook normalt sparar arkivfiler. Ange till exempel "Calendar_archive_2012.pst" som filnamn.
- Klicka på "Komplett“.
- Om du vill kryptera arkivfilen med ett lösenord för att skydda den, ange detta två gånger. Spara inte lösenordet i lösenordslistan (annars kan du spara dig själv krypteringen).
- Klicka till sist på "OK“.
Ta bort gamla möten
Om du vill ta bort mötena från föregående år från din Outlook -kalender, fortsätt enligt beskrivningen nedan. Om du i början av det nya året fortfarande måste leta upp kalendern från föregående år, ta inte bort de gamla mötena förrän i februari eller mars.
- Öppna kalendern och ring kommandot "Visa, Aktuell vy, Definiera vyer"(Eller i Outlook 2003"Visa, Ordna efter, Aktuell vy, Definiera vyer") på.
- Klicka på "Ny”Och ange ett namn.
- Under "Visa typ"välj"Tabel" slutet; klicka sedan på "OK“.
- Klicka på "Filtrera“.
- Som beskrivs ovan i steg 6 till 11, definiera 01/01/2012 som "Seriestart"Och 31 december 2012 som"Slut på serie“.
- Klicka på "Tillämpa vyn“.
- Du har nu alla tidigare sparade avtalade poster i tabellen. Markera dem med CTRL + A och tryck på DELETE för att radera dem.
Ladda om arkiverade möten
När du har tagit bort de gamla mötena kan du inte längre se dem i din kalender. Om du vill leta upp arkivfilen eller kopiera möten till den nya kalendern öppnar du den arkiverade filen enligt följande:
- I Outlook, ring kommandot "Arkiv, Öppna, Outlook -datafil"på.
- Välj önskad fil och klicka på "OK“.
