Istället för att skriva samma e-post om och om igen, till exempel som svar på kundförfrågningar, kan du spara redan formulerade e-postmeddelanden som mallar och ringa upp dem igen när som helst.
Oavsett om du arbetar på supportavdelningen, i kundservice, på personalavdelningen, inom redovisning eller som frilansare: Du kommer säkert att behöva skicka e-postmeddelanden med samma eller liknande innehåll och kanske med samma bilagor om och om igen . Det kan vara svar på kundförfrågningar, avslag på ansökningar, regelbundna rapporter (var och en med nya bilagor) eller inbjudningar till möten.
I sådana fall erbjuder Outlook möjlighet att spara färdiga (eller halvfärdiga) e-postmeddelanden som mallar och hämta dem när som helst. Om det behövs kan du sedan skriva tillägg till e-postmeddelandena, bifoga filer eller liknande. Mallfunktionen i Outlook är också lämplig om du lagrar mer omfattande information i mötes- eller uppgif.webptsposter eller i mötesförfrågningar, som ofta följer samma mönster. Mallar för anteckningar kan också skapas och hämtas.
Definiera mallar för e -post
Du definierar en mall för e-postmeddelanden enligt följande:
- Skriv och formatera e -postmeddelandet. Om det är användbart bifogar du de nödvändiga filerna. Med många e -postmallar kan det också vara praktiskt att ange e -postmottagarna direkt.
- Så snart du har slutfört e-postmeddelandet, ring kommandot FIL >> SPARA som.
- I fältet FILTYP väljer du UTSIKTSMALL (* .oft).
- Ange ett meningsfullt filnamn och klicka på SPARA.
- Du kan nu skicka det öppnade e -postmeddelandet eller stänga det.
Proceduren för att definiera mallar är densamma i de olika Outlook -modulerna. Vi beskriver dem därför endast i den här artikeln med hjälp av e-postmallar.
Om du använder Word som din e-postredigerare kan du inte spara formaterade e-postmeddelanden som mallar i Outlook till och med version 2003. Om du öppnar kommandot FIL >> SPARA som i meddelandefönstret i Outlook, enligt beskrivningen ovan, kan du välja mellan en mängd olika filformat, men inte OFT -formatet (Outlook -mall).
Naturligtvis kan du spara den formaterade meddelandetexten i en Word -fil och hämta den senare. Word spelar inte in inställningar som ämne, mottagare eller bilagor, så du måste ange denna information manuellt.
Ett litet trick hjälper dock att spara e-post som mallar även om du använder Word som din e-postredigerare: stäng av Word tillfälligt som din e-postredigerare. För att göra detta, ring kommandot EXTRA >> ALTERNATIV >> E-POSTFORMAT i Outlook och inaktivera motsvarande alternativ under MEDDELANDEFORMAT.
Om du redan har komponerat och formaterat e-postmeddelandet kommer du fortfarande inte att kunna spara det som en Outlook-mall-inaktivering av Word träder bara i kraft för nya e-postmeddelanden.
Det arbete som du redan har gjort har dock inte varit förgäves:
- Spara först posten som ett utkast genom att trycka på CTRL + S eller använda kommandot FIL >> SPARA.
- Om du inte redan har gjort det, inaktivera Word som e -postredigerare enligt ovan.
- Öppna nu det sparade e -postmeddelandet i mappen "Utkast" och öppna sedan kommandot FIL >> SPARA som - "Outlook -mall (* .oft)" är nu tillgänglig som sparformat.
- När du har definierat alla mallar, återaktivera Word som e -postredigerare.
Snabb åtkomst till mallar
Om du använder Outlook-mallar för att göra din e-postkommunikation mer effektiv har du förmodligen redan irriterat dig själv över det besvärliga sättet på vilket mallar öppnas i Outlook.
Du kan komma åt dina mallar mycket mer bekvämt om du skapar en separat mapp i inkorgen. Öppna sedan helt enkelt mallarna genom att dubbelklicka på posten du vill ha i mallmappen.
Du kan också skapa mappar för respektive mallar i de andra Outlook -modulerna. Du kan få mallmappen så här:
- Använd Arkiv >> Ny >> Mapp eller CTRL + SKIFT + E för att skapa en ny mapp i inkorgen eller i den personliga mappen. Så att mappen ligger högst upp i mapplistan anger du en understrykning som första tecken, till exempel "MALLAR".
- Öppna den nyskapade mappen i Outlook.
- I Utforskaren öppnar du mappen där Outlook -mallarna sparas. Vanligtvis är detta mappen "C: \ Documents and Settings \ \ Application Data \ Microsoft \ Templates".
- Ordna nu Explorer- och Outlook -fönstren så att båda kan ses sida vid sida på skärmen.
- Välj dina e-postmallar i Utforskaren och dra dem med vänster musknapp intryckt till den nya gruppen Mina mallar.
I Outlook 2007 måste du svara på säkerhetsfrågan från bilden med OPEN när du öppnar en mall. Så att den här frågan inte visas varje gång en mall öppnas från mappen, inaktivera alternativet ALLTID BEKRÄFTA INNAN DU ÖPPAR DENNA FILTYP. Var dock försiktig med att ta emot mallar via e -post och öppna bara mallar från källor du känner väl.
