Excel: Skapa referens till ett annat kalkylblad

Microsoft Excel-användare uppskattar möjligheten att skapa referenser till andra kalkylblad i den aktiva mappen. Speciellt med stora kalkylblad med många formler, data och funktioner är det användbart att skapa referenser för att kunna arbeta effektivt med all data. Detta sparar tråkig manuell dubbelinmatning eller kopiera och klistra in, vilket är tidskrävande och felbenäget.

I den här artikeln får du lära dig hur du kan länka ihop Excel-kalkylblad med bara några klick och på så sätt utföra beräkningar över flera kalkylblad.

Hur skapar man en referens till ett annat kalkylblad?

Du skapar länken mellan två Excel-kalkylblad med hjälp av en formel och en extern referens i målkalkylarket.

I vårt exempel visar Tabell 1 hur många anställda ett företag har på olika platser i Tyskland och andra europeiska länder. I den andra tabellen ska endast antalet anställda vid filialen i Passau anges. Länken mellan de två tabellerna säkerställer att om uppgifterna i tabell 1 ändras uppdateras informationen i tabell 2 automatiskt.

För att skapa referensen till ett annat kalkylblad, öppna först båda kalkylarken i Microsoft Excel. Klicka sedan på målcellen i måltabellen där du vill visa data från källfilen. I vårt praktiska exempel är detta målcellen B1.Formeln för länken börjar alltid med ett likhetstecken. Skriv "="i den tidigare valda cellen.

I nästa steg byter du till tabellen med personaldata och markerar siffran 55 i cell C9. Det är antalet anställda på filialen i Passau.

Tryck på Enter för att avsluta genvägen. Antalet 55 anställda visas nu i tabell 2, eftersom du effektivt har länkat cellerna i båda kalkylbladen med varandra.

Om du vill skapa referensen manuellt med tangentbordet, använd följande syntax:

=arknamn!cell

För arknamn, ange namnet på arket vars cell du vill referera till. I vårt exempel är arknamnet "Sheet1." Celletiketten anger referensen till den eller de celler i Sheet1 som du vill referera till.

Hur gör man beräkningar över flera Excel-kalkylblad?

Det händer ofta att beräkningar måste utföras över flera kalkylblad. I vår exempelarbetsbok finns flera kalkylblad som har en identisk struktur. Tabellen beskriver elkostnaderna för olika anläggningar i ett företag under ett år, uppdelat på månad. Arbetsboken innehåller data för åren 2016 till 2021. Summor och maxvärden ska beräknas i ett sammanfattningsblad.

Användare som arbetar sporadiskt med Excel vet hur man utför beräkningar över flera kalkylblad i en arbetsbok. Få människor vet att när man räknar över flera kalkylblad kan områden överföras som avsevärt förkortar formlerna och gör dem tydligare.

Viktigt: Det är avgörande att alla kalkylblad som du tar med i din beräkning är strukturerade identiskt enligt samma mönster. Endast i detta fall kommer formlerna att ge rätt resultat. Särskilt med omfattande kalkylblad med mycket data behöver det inte nödvändigtvis märkas i resultatet om dataområdet i ett av kalkylbladen förskjuts med en rad eller kolumn. Samtidigt blir resultatet fel.

I följande exempel ska elkostnaderna för de senaste åren summeras. Illustrationen visar strukturen för de enskilda arken:

Förutom den enhetliga strukturen i tabellerna är arrangemanget av arken i arbetsboken viktigt. Se till att arbetsbladen du behöver finns bredvid varandra i arbetsboken.

Följande bild visar arrangemanget av arbetsbladen i exempelarbetsboken:

När förberedelserna är klara kan du börja skriva formlerna.

Hur beräknar man summan av flera kalkylblad i Excel?

I vår exempeltabell ska det totala resultatet av alla årssummor bestämmas i ett sammanfattande blad. Summorna för de enskilda åren finns i motsvarande tabeller i cell H16.

Formeln som krävs för summeringen har följande struktur:

=SUM('FirstSheet:Last Sheet'!Range)

" Med FirstSheet skickar du namnet på det första arket som ska ingå i beräkningen. Argumentet lastsheet definierar namnet på det sista arket för beräkningen. Alla ark som ligger mellan dessa två ark beaktas också.Area definierar området du vill summera."

Använd följande formel för att beräkna summan av värdena i cellerna H16 i kalkylbladen 2016 till 2021:

=SUM('2016:2021'!H16)

Följande figur visar användningen av denna formel i exempeltabellen:

Genom att anpassa denna enkla formel är det möjligt att fråga andra celler också. Om du till exempel vill veta hur mycket el som förbrukades vid fabriken i Frankfurt i april från 2016 till 2021, byt ut referensen till cell H16 med cell F7 i formeln.

När du beräknar över flera kalkylblad är du inte begränsad till enskilda celler i kalkylarken. Du kan skicka hela intervall till en funktion när som helst.

Hur beräknar man maxim alt värde för flera kalkylblad i Excel?

I vår exempeltabell, där elkostnaderna för olika anläggningar jämförs åren 2016 till 2021, ska det absoluta maxvärdet för alla individuella värden för alla år bestämmas. De individuella värdena finns i tabellerna 2016 till 2021 i cellerna B4:G15.

Använd följande formel för att bestämma maxvärdet för alla individuella värden över de fem kalkylbladen för motsvarande år:

=MAX('2016:2021'!B4:G15)

Följande figur visar användningen av denna formel i exempeltabellen:

Hur beräknar man medelvärdet för olika kalkylblad?

Förutom maximala värden kan medelvärdet för flera kalkylblad också beräknas med en enda formel. För att göra detta, använd följande syntax.

=MEDEL('startblad:slutblad'!cellintervall)

Med formeln klarar du tot alt tre argument:

• Med startblad skickar du namnet på det första arket som ska ingå i beräkningen.
• Namnet på slutarket används för att definiera namnet på det sista arket för beräkningen. Alla ark som ligger mellan dessa två ark ingår i beräkningen.
• CellRange används för att definiera cellområdet för beräkningen.

För vår exempeltabell ser formeln och resultatet ut så här:

=AVERAGE('2016:2021'!B4:G15)

Hur kan värden från andra dokument länkas?

Om du ofta arbetar med Excel behöver du ibland länka cellreferenser från ett kalkylblad som inte finns i samma dokument.Detta fungerar utan problem genom att lägga till namnet på dokumentet i cellreferensen som beskrivs ovan. Detta är markerat med hakparenteser (" [" eller "]" ).

Exempel:=[Dokument1]Ursprung!G9

Använd den här varianten om den andra mappen med namnet "Dokument1" är öppen. Å andra sidan, om dokumentet inte är öppet, använd sökvägen där det sparades.

Exempel:=C:\Filer\Mappnamn\[Dokument1]Ursprung!G9

Hur länkar man cellreferenser med musen?

Cellreferenser till andra dokument behöver inte nödvändigtvis matas in manuellt, eftersom du enkelt kan länka celler med bara några få musklick. (INFOGA BILD)

Hur fixar jag ett cellreferensfel?

När du länkar kalkylblad och använder referenser kan Microsoft Excel visa ett fel i cellreferensen. Om så är fallet innehåller formeln ett fel eller så uppstod ett fel när man valde området med musen

Ett referensfel uppstår också om en cellreferens skrevs in i ett annat kalkylblad som togs bort eller bytt namn. Detta fel kan jämföras med leveransen av ett brev till en specifik adress. Så fort postnumret har ändrats kan brevet inte längre levereras eftersom adressen är felaktig.

Sammanfattningsvis är det ofta meningsfullt att arbeta med referenser i Excel. Den största fördelen med att arbeta med länkar är att du kan göra ditt arbete mer effektivt och snabbare.

Länkar låter dig komma åt befintliga data utan att behöva skriva om den. Detta sparar tid och förhindrar överföringsfel. I Excel kan referenser även användas för att utföra beräkningar. Referenser kan myntas till andra celler i en arbetsbok eller till celler i en annan arbetsbok. De är användbara för att organisera data och utföra beräkningar.Länkar kan också användas för att filtrera och sortera information. Därför är referenser ett kraftfullt verktyg i Excel som hjälper dig att få ditt arbete gjort mer effektivt.