Om du tänker på molnlagring och lösningar för extern datalagring och säkerhetskopiering av data, tänker de flesta användare först på produkter som OneDrive, Google Drive eller iCloud. Det amerikanska företaget Box och Box Cloud är mestadels okända för privata användare i Tyskland. Eftersom Box Cloud, med sitt utbud av funktioner, är ett intressant alternativ till de vanliga molnlösningarna, speciellt för företag
Box är inte så mycket en klassisk molnlagring, utan en ECM-programvara vars funktioner och huvudfunktioner inkluderar en säker molnlagring som kallas Box Cloud.
Vad skiljer ECM-programvara från ett moln?
ECM är en förkortning för den engelska termen Enterprise Content Management. ECM-programvara används för att skapa, organisera, lagra och distribuera innehåll. ECM-programvara kan även användas för att automatisera processer och förenkla informationsflöden mellan olika avdelningar och organisatoriska enheter.
Fördelarna med ECM-programvara är många. ECM-programvara kan hjälpa företag att minska kostnaderna genom att digitalisera och automatisera innehåll. Det kan också bidra till att öka effektiviteten och eliminera ineffektivitet i arbetsflöden. ECM-programvaruprodukter som Box kan hjälpa företag att bättre hantera sin data och minimera säkerhetsrisker.
ECM-mjukvara används ofta av stora företag för att hantera innehåll och processer professionellt och digit alt.Till exempel arbetar det schweiziska försäkringsbolaget Zürich, DEKA-Immobilien från Tyskland eller MED EL, en elektromedicinsk tillverkare som också är baserad i Tyskland, liksom många andra välkända företag med Box. Enligt Box förlitar sig mer än 100 000 företag över hela världen på Box och Box Cloud. ECM-programvara kan även användas av små och medelstora företag eller privata användare. ECM Software är en flexibel och anpassningsbar lösning som möter behoven hos alla företag eller hemanvändare.
I motsats till vanlig molnlagring erbjuder ECM-programvara som Box en omfattande mjukvarulösning för säkerhetskopiering av data, nätverkssamarbete och förenklade arbetsflöden – uppgifter som typiska molnlagringslösningar ensamma inte kan utföra.
Vilka är fördelarna med Box Cloud?
Lådmolnet är ett innehållsmoln. I praktiken betyder det att det inte bara fungerar som datalager och för databackup, utan också fokuserar på att arbeta tillsammans kring företagsdokument.Denna innovativa innehållsstrategi, där fokus ligger på innehållet och inte dokumenten (filerna), är av särskilt intresse för glob alt aktiva företag.
Oavsett om det är marknadsföringsinformation om produkter, köpekontrakt, kontraktsdokument från personalavdelningen eller bilder och videor – alla dessa dokument är högst relevanta för en företagsorganisation. Speciellt när olika divisioner i olika länder arbetar med samma produkter och tjänster är det avgörande att det identiska innehållet är tillgängligt för alla områden. Detta är inte bara viktigt på grund av en enhetlig företagsidentitet, utan sparar också kostnader som uppstår. Box Cloud ser till att en central, digital och säker datalagring finns tillgänglig för hela koncernen.
Box Cloud är också designat för hela innehållsanvändningscykeln. Detta innebär att varje fil finns kvar på plattformen och kan redigeras och användas gemensamt, från den första lagringen och frisläppandet av data till elektronisk signatur och klassificering.
Som ett innehållsmoln ger ECM-programvara som Box with the Box Cloud ett avgörande bidrag till att processerna förblir magra, information från varje division är tillgänglig och känslig företagsdata skyddas hela tiden.
Vilka är de 3 viktigaste mervärdena i Box Cloud?
Som en ECM-programvara kan Box hjälpa olika företagsdivisioner att arbeta effektivt och samarbeta. Framför allt talar följande fyra mervärden för att använda Box i företag eller för privat bruk, vilket också är möjligt med Box Cloud:
1. Säkerhet, efterlevnad och regional lagring
I varje företag finns det en stor mängd data som behöver skyddas. Både personuppgifter från HR-avdelningen och produktdata från utvecklings- eller försäljningsavdelningen ska säkras och skyddas mot obehörig åtkomst.Dessutom är företag skyldiga att följa efterlevnadskrav och dataskyddsbestämmelser i respektive användningsland. För Tyskland innebär det bland annat att uppfylla kraven i den europeiska allmänna dataskyddsförordningen (GDPR).
Box Cloud imponerar på detta område med en professionell säkerhetsarkitektur, åtkomstkontroller som använder artificiell intelligens för att upptäcka säkerhetsbrister och molnbaserad styrning som undviker juridiska konflikter.
De inbyggda Zero Trust-säkerhetskontrollerna syftar till att säkerställa att varje användare kan identifieras unikt innan data hämtas från molnet. Dessutom är Box Cloud FIPS 140-2-certifierad. Denna säkerhetsstandard, som används av den amerikanska regeringen för kryptografiska moduler, definierar krav för moduler som utför kryptografiska funktioner, inklusive moduler som genererar, använder eller lagrar nycklar.Dessa måste ha manipuleringssäkra hård- och mjukvarumekanismer för att förhindra obehörig åtkomst till nycklar och annan känslig data.
Dessutom är varje fil som lagras i Box Cloud försedd med AES 256-bitars kryptering både i vila och under överföring. Box Shields-funktionen kan också upptäcka och åtgärda dataläckor och säkerhetsbrister i re altid.
Viktigt: Box erbjuder sina kunder att lagra all data region alt i Box Cloud. Detta alternativ tillåter att data från tyska användare lagras på europeiska servrar på ett lagligt, säkert sätt och i enlighet med kraven i GDPR. Box Zones-funktionen, som möjliggör regional lagring, erbjuder tyska och europeiska kunder högsta möjliga nivå av dataskydd.
2. Samarbete i teamstrukturer
I stora företag är det vanligt att avdelningar samarbetar internationellt.Med Box Cloud kan team arbeta tillsammans var som helst och oavsett hårdvara, operativsystem eller mjukvara i molnet. Detta möjliggörs av den sömlösa integrationen av affärsappar som Microsoft 365, Google Workspace, Teams eller Zoom.
Att integrera appar och visa filer i Box Cloud-arbetsmiljön är användarvänligt och innovativt för sina användare. Förutom möjligheten att komma åt Box Cloud webbaserat via webbläsaren, finns det även appar tillgängliga för vanliga mobila operativsystem. Box Drive-funktionen säkerställer att en virtuell enhet kan integreras på den stationära datorn via WebDAV-protokollet, där även innehåll kan sparas och delas.
3. Arbetsflöden och elektroniska signaturer
De tider då anställda delade kontraktshandlingar eller andra viktiga dokument i pappersform är sedan länge förbi.Idag arbetar företag med digitala arbetsflöden, där ett viktigt kontrakt till exempel kan ses, redigeras, klassificeras och godkännas online från skapande till godkännande.
Verktyg för automatisering av arbetsflöden erbjuder maximal användbarhet och komfort och hjälper till att påskynda godkännandeprocesser i företag. Funktionen "Box Sign" erbjuder också användare möjligheten att integrera elektroniska signaturer i digitala dokument och signera dem digit alt. Det är möjligt att skicka den digitala signaturen från Box eller alternativt från andra företagsappar som Salesforce eller Microsoft 365 om de är anslutna till Box Cloud.
Är Box Cloud också värt besväret för privata användare?
Med Box Cloud har företagsanvändare tillgång till ett brett utbud av funktioner för att arbeta effektivt tillsammans och använda Box inte bara som datalagring eller för säkerhetskopiering av data, utan som ett professionellt innehållsmoln.
Samtidigt är Box Cloud också intressant för privata användare, även om enskilda användare inte kan använda de olika alternativen och funktionerna i Box i detalj.
För privatpersoner erbjuder Box ett intressant alternativ till de konventionella molnlösningarna från Microsoft, Google eller Apple med den kostnadsfria enanvändartariffen. Med 10 GB ledigt lagringsutrymme och en maximal uppladdning på 250 MB per fil erbjuder molntjänsten ett bra utbud av funktioner för privata användare som vill säkerhetskopiera Office-filer eller bilder.
Box är begränsad i filversionerna, eftersom endast den aktuella filversionen sparas. Tillgång till gratis Box Cloud kan vara både mobil och stationär. Integrationen av Microsoft 365 och Google Workspace ingår också i gratisversionen, så att Box Cloud i alla fall lämpar sig även för privata användare.
Om du behöver mer lagringsutrymme som privat användare kan du få upp till 100 GB lagringsutrymme och möjlighet att ladda upp filer upp till 5 GB i Personal Pro-planen. Med ett årsabonnemang betalar Box Cloud-användare 9 euro i månaden för uppgraderingen.
Hur mycket kostar Box Cloud för företag?
Box Cloud erbjuder stora företag, medelstora företag och mindre företagsteam individuella erbjudanden för alla behov. Med Business Starters årsplan, som måste inkludera minst 3 användare, har teamen tillgång till upp till 100 GB lagringsutrymme och det innovativa Box Cloud-användargränssnittet som garanterar bästa användbarhet. Ett team med 3 användare betalar 13,50 euro per månad för tillgång till Box-molnet i den minsta Box-tariffen.
Företagstaxorna, som kostar 13,50 EUR per månad för det billiga paketet, innehåller ytterligare funktioner som går utöver ren molnberäkning. Box Sign för digitala signaturer, Box Relay för automatisering av arbetsflöden, professionella sökfilter och många andra säkerhetsfunktioner är tillgängliga för alla användare, beroende på paket.
Sammanfattningsvis, vilka är fördelarna med Box som molnleverantör?
Box som en professionell ECM-programvara är överlag ett attraktivt alternativ och är mer än bara ett datalager eller ett verktyg för säkerhetskopiering av data. En viktig funktion är möjligheten att komma åt filer i Box Cloud från vilken enhet som helst med en internetanslutning.
Detta innebär att användare kan arbeta med dokument eller visa filer från sitt Box-konto, oavsett var de är. Dessutom erbjuder Box en hög säkerhetsnivå med flera lager av skydd och, beroende på paket, olika funktioner och verktyg inom områdena säkerhet och samarbete. Ett stort mervärde med Box är möjligheten att integrera ett antal populära produktivitetsapplikationer i innehållsmolnet, så att team kan arbeta effektivt, professionellt och med så lite slöseri som möjligt.
