Fördelarna med att konvertera Word till PDF
Alla som delar Word-filer med tredje part via e-post eller andra kanaler märker att filer ofta är för stora för att skickas eller inte kan öppnas av mottagaren av kompatibilitetsskäl. För att undvika dessa och andra problem kan Word -filer sparas som PDF. Detta kan göras snabbt och kostnadsfritt med Microsoft Word.
Vad är det som gör PDF -formatet speciellt?
Förkortningen "PDF" står för den engelska termen "Portable Document Format". PDF är ett plattformsoberoende filformat. Detta innebär att både Mac- och Windows PC -användare enkelt kan öppna PDF -dokument.
Det spelar ingen roll om datorn har en Microsoft -licens eller inte. PDF -filer kan öppnas med olika gratisprogram. Detta är just den största fördelen med detta filformat jämfört med en klassisk Word -fil. Och PDF -filer har andra specialfunktioner: Å ena sidan kan ett dokument i PDF -format inte ändras. Å andra sidan tar det bärbara dokumentformatet mindre lagringsutrymme än en klassisk text- eller bildfil.
För att undvika kompatibilitetsproblem tillåter Microsoft att alla Word -filer sparas som en PDF -fil. Du kan konvertera den till en platsbesparande och oföränderlig PDF-fil i bara några enkla steg.
Fördelar vid sändning - att skicka innehåll säkert och kompakt
Konverteringen från Word till PDF är särskilt önskvärd när ett Word-dokument skickas via e-post eller via en messenger-tjänst. I PDF -format kan ditt skrivande inte ändras, vare sig avsiktligt eller oavsiktligt. Speciellt om du skickar ett dokument av professionella skäl för att informera avtalspartner, är det värt att skapa PDF -filer med bokmärken. De säkerställer att adressaten kan öppna dokumentet och läsa det vid den tilldelade passagen.
En speciell höjdpunkt: Med Word kan du automatiskt skicka textfiler som PDF -filer. Du behöver inte konvertera eller konvertera filen eller till och med avsluta Word. Med bara några klick öppnas ett e -postfönster från Word. Filen i det nya PDF -formatet bifogas automatiskt. Filer av denna formattyp skyddas inte bara mot redigering, de sparar också lagringsutrymme. Detta är särskilt användbart när du skickar större filer.
Åtgärd för inkompatibilitet mellan hårdvara eller programvara
Genom att spara ett dokument som en PDF, kringgår du smart problem med inkompatibel programvara eller maskinvara. Även om Word -filer bara kan öppnas om det betalade Office -paketet är installerat, kan PDF -filer öppnas från vilken dator som helst med gratis programvara. Ofta är sådana PDF -läsare redan installerade som standard.
Värt att veta: Inte bara kommer du att öppna din tidigare Word -fil utan problem. Presentationen av innehållet är också tillförlitlig. Text och bilder i en PDF -fil visas alltid i original, även om filen packas upp på en surfplatta eller mobiltelefon.
Hur man sparar en Word -fil som PDF - en guide
Det finns olika alternativ för att konvertera en Word -textfil till ett PDF -dokument. Din Office -generation avgör vilken du använder.
Praktiskt tillägg för Word 2007
För att spara en textfil direkt som PDF i Office 2007 behöver du ett tillägg. Detta kallas ett tillägg på engelska och kan installeras gratis i Windows 2007. Innan dess använde Windows sin egen typ av plattformsoberoende lagring: filer med tillägget "XPS" är, liksom PDF-filer, ett Windows-oberoende utskriftsformat. Men eftersom fler och fler Office -användare krävde alternativet PDF -utskrift som standard, byggde Microsoft funktionen på plats för alla efterföljande generationer.
Word till PDF -konvertering sedan Word 2010
Sedan Word 2010 kan Word -textfiler snabbt och bekvämt konverteras till PDF -filer. Du kan spara ett Word -dokument som en PDF -fil genom att följa dessa steg:
-
Öppna filen som du vill spara som PDF.
-
Klicka på "Arkiv" och välj alternativet "Spara som" från rullgardinsmenyn.
-
Klicka på pilen bredvid den aktuella filtypen (Word -dokument. Docx).
-
Ändra filtypen till PDF med tillägget .pdf.
-
Ändra dokumentnamnet om det behövs.
-
Klicka på "Spara".
Du kommer automatiskt tillbaka till ditt ursprungliga Word -dokument. Du hittar den nyskapade PDF -filen i samma mapp och under samma namn.
Skriv ut Word -dokument som PDF och få fler funktioner
Ett annat sätt är att skriva ut som PDF. Du använder inte en riktig skrivare här, och du producerar inte heller en tryckt produkt. Inställningen "Skriv ut som PDF" skapar bara en PDF -fil. Gör så här:
-
Öppna måldokumentet som du vill skriva ut som PDF.
-
Klicka på "Arkiv" och välj "Skriv ut" från menyn till vänster.
-
Ändra inställningarna under "Skrivare" till "Microsoft Print to PDF".
-
Om det behövs gör du ändringar inom knappen "Inställningar" eller under "Sidinställningar".
-
Klicka på knappen "Skriv ut" längst upp till vänster.
-
I den nya dialogrutan väljer du filnamn och lagringsplats för PDF -filen och bekräftar med "Spara".
Men vad är skillnaden mellan "Spara som PDF" och "Skriv ut som PDF"? Om du skriver ut ett dokument som en PDF kan du - till skillnad från att bara spara det - göra omfattande inställningar: Du kan till exempel bara skriva ut vissa delar av sidan, ändra marginalernas bredd eller ställa in dubbelsidig utskrift eller färgutskrift. Under "Sidinstallation" hittar du ytterligare utskriftsalternativ.
dricks: I synnerhet, om du tänker designa ett flygblad eller något liknande med Adobe, är det lämpligt att använda skrivaren. Du kan ställa in en högre kvalitet här så att PDF -filen också kan fungera som ett sista konstverk för en tryckt produkt utan problem.
Via "Skriv ut som PDF" kan du konfigurera en laddningsbar PDF -skrivare, till exempel Adobe PDF -skrivaren, utöver standardinställningen. Detta möjliggör sedan utskrift med en bättre upplösning eller innehåller ytterligare individuella alternativ.
Spara Word -filer som PDF och dela innehåll utan risk
Word kommer med en mängd funktioner relaterade till textdesign. Säkerställ tydlighet och professionalism med en innehållsförteckning, datum eller sidnummer i sidhuvudet och sidfoten. Med makron, fältfunktioner, mallar och funktionerna "Revidera" eller "Konfigurera" kan du göra dina dokument mer enhetliga och professionella. Dessutom säkerställer du bättre textkvalitet å ena sidan genom att infoga citat eller hyperlänkar och å andra sidan med funktionerna för översättning eller sökning och ersättning i Word.
Genom att spara Word -filer som PDF undviker du inte bara problem med att öppna eller visa med annan programvara eller maskinvara. Oönskade ändringar av delade dokument kan också undvikas. Att dela PDF -filer är också säkrare och tar betydligt mindre lagringsutrymme.
Vanliga frågor
Hur kan jag spara Word -dokument som PDF?
Det finns två sätt att spara ett Word -dokument som PDF. Gå antingen till "Start" på "Spara som" och ändra filformatet till "PDF" eller så kan du skriva ut filen som PDF. Genom att skriva ut som en PDF -fil kan du göra omfattande ytterligare inställningar och anpassa lagringsplatsen eller filnamnet.
Vad kan man använda för att spara ett Word -dokument som PDF?
Till skillnad från Word -filen kan en PDF -fil öppnas och visas utan fel, oavsett programvara eller maskinvara som används. Dessutom är din text som PDF säker från avsedda och oavsiktliga ändringar från mottagarens sida. Dessutom tar PDF -filer upp mindre lagringsutrymme än Word -filer när de skickas.
