Hur man skickar PowerPoint -presentationer professionellt

Skicka presentationer snart

Att bygga en presentation logiskt och professionalisera bilderna med texter, grafik, animationer och videor är det viktigaste målet i PowerPoint för presentatörer. En presentation ska beröra, informera och förmedla innehåll med kompetens. Samtidigt är uppfattningen av en presentation bara värdefull om bilderna kan ses av mottagaren på det sätt som de skapades.

Detta är enkelt möjligt när du presenterar inför en publik eller via en videoplattform som Skype eller Zoom. Kollegor, affärspartners eller vänner sitter direkt i presentationsrummet eller i det virtuella konferensrummet. I det här fallet är det möjligt att interagera och tolka publikens ansiktsuttryck utan ansträngning.

Situationen är annorlunda när den utformade presentationen ska skickas. Här kan skaparen eller presentatören inte se till att all information på bilderna förstås. Av denna anledning är innehållet avgörande. För att skapa uppmärksamhet är det viktigt att rikta in sig på målgruppen och mottagarna på ett riktat sätt och till exempel för att säkerställa interaktion med ytterligare hyperlänkar. Dessutom kan kompatibilitetsproblem uppstå trots värdefullt innehåll. Dessa är bland annat relaterade till att avsändaren och mottagaren använder olika PowerPoint -versioner eller använder ett annat program för presentationer, till exempel Apples Keynote.

Det är desto viktigare att när man skickar PowerPoint -presentationen eller enskilda bilder, är man noga med att bilderna är läsbara och lockar uppmärksamhet. När du skickar eller skickar presentationen erbjuder PowerPoint ett brett utbud av beprövade funktioner som varje mottagare, oavsett teknisk utrustning, kan förstå och förstå den viktiga informationen i PowerPoint -presentationen med. Alternativet i PowerPoint att kontrollera en presentation för eventuella kompatibilitetsproblem innan du skickar den är också praktiskt. Om du får meddelande om kompatibilitetsproblem kan dessa elimineras före leverans.

Videotutorial: Hur man sparar, exporterar och skickar PowerPoint -presentationer framgångsrikt

Hur och i vilket format kan PowerPoint -presentationer skickas som bilagor

Det enklaste och vanligaste sättet att skicka en presentation skapad med kompetens är att bifoga den till ett mejl. Många av de miljarder e -postmeddelanden som skickas varje dag innehåller presentationsfiler i olika format. PowerPoint erbjuder följande filformat för konvertering:

Filformat	använda sig av
pptx	Standardformat i PowerPoint för att spara presentationer.
pptm	Standardformat i PowerPoint för att spara presentationer med makron.
ppt	Tidigare standardformat i PowerPoint i versioner 97-2003. Detta är fortfarande ett vanligt filformat, eftersom många företag och privatpersoner fortfarande använder äldre versioner av PowerPoint.
xps	XPS -filer har filformatet XML Paper Specification. Det är ett filformat som liknar PDF (Portable Document Format) och utvecklades av Microsoft. Detta kan öppnas direkt i Microsoft Edge eller i Internet Explorer.
potx, potm, pot	Skapar PowerPoint -mallfiler i lämpligt format.
wmf, jpeg.webp, gif.webp, png, tif, bmp.webp, wmf	Sparar presentationen i enskilda bilder, beroende på det valda filformatet. Denna grafik kan ses statiskt med bildbehandlingsprogram.
pdf	Sparar filen i det välkända och världsomspännande PDF-filformatet. Presentationen sparas statiskt, bildövergångar eller animerade GIF.webp -filer visas inte animerade. Den kan öppnas från vilken enhet som helst.
odp	Om du sparar PowerPoint-presentationen som en ODP-fil sparas den i en standard med öppen källkod. "OASIS Open Document Format for Office Applications" kan läsas av gratis kontorsprogramvara som Open Office eller LibreOffice.

Förutom de nämnda filformaten erbjuder PowerPoint andra specifika filformat där ett bildspel kan sparas.

Experttips:

Om du sparar din presentation i en fil med tillägget ppsx, sparas filen i Open XML -format. Att skicka en fil med tillägget ppsx är det bästa alternativet om du inte känner till mottagarens tekniska krav. Efter att ha skickat filen kan han antingen öppna filen med en PowerPoint -version 2007 eller senare eller PowerPoint -visaren.

Dricks:

Om din presentationsfil är mycket stor, till exempel som en PDF, kan du hitta fett i din presentation med bara några klick. Som ett resultat kan du minska storleken på bilder som tar mycket minne och göra filen mindre.

Spara ett bildspel i ett alternativt filformat i fem steg

Det är möjligt att spara ett bildspel som skapats i Microsoft PowerPoint i ett annat format med bara några klick. Följande 5 punkter är viktiga för detta:

1. Navigera till "Arkiv> Spara som".

2. Välj var du vill spara filen. I PowerPoint har du till exempel möjlighet att lagra filen på skrivbordet, med en molnleverantör som OneDrive eller i din mapp för personliga dokument.

3. Om den önskade lagringsplatsen inte visas, navigerar du till menyn "Bläddra".

4. En dialogruta öppnas där du kan ange både lagringsplats och filformat. Du kan ändra filformatet genom att välja valfältet "Filtyp". Du kan till exempel spara presentationen i pdf -filformat istället för standard pptx -format.

   

5. I det sista steget, spara filen genom att klicka på knappen "Spara". Om du vill skicka filen som e-postbilaga har du olika alternativ:

   • Skriv ett e -postmeddelande i Microsoft Outlook och bifoga presentationen som en fil.
   • Högerklicka på det sparade bildspelet och välj menyposten "Skicka till".
   

• Flytta filen till en moln -enhet, till exempel delad Dropbox från en affärspartner eller använd Wetransfer för att skicka stora filer i gigabyte -intervallet.

Exportera presentationer direkt från PowerPoint - inga problem!

Förutom det klassiska alternativet att spara en presentation du har skapat på skrivbordet eller en annan lagringsplats och sedan skicka den, erbjuder PowerPoint också möjligheten att exportera bildspel i olika format direkt från programmet. Några av filerna lagras eller skickas tillfälligt direkt, till exempel med alternativet "Skicka till Microsoft Stream". För att starta någon export, navigera:

1. Gå till menyalternativet "Arkiv> Exportera".

2. I exportmenyn har du olika alternativ för filformatet där du vill exportera presentationen:

Du kan välja mellan följande alternativ:

PDF / XPS filformat

Exporteras till en PDF- eller XPS -fil som inte kan ändras och som bevarar formatering, typsnitt och PowerPoint -layout som en bild.

Skapa video

Under "Skapa video" kan du extrahera en videofil från bildspelet. I dialogrutan kan du välja om inspelade tidssekvenser och kommentarer ska användas och kvaliteten på filen som ska sparas. Samtidigt får du möjlighet att komprimera videofiler. En videofil har fördelen att den också kan spelas upp av personer som inte har tillgång till PowerPoint, en PPTX -tittare eller annan presentationsprogramvara eftersom de inte har administratörsrättigheter.

Skapa en animerad GIF.webp	En animerad GIF.webp är en funktion där flera enskilda bilder av en grafisk fil sparas i en definierad ordning. I likhet med en video skapas rörliga bilder. På detta sätt kan enskilda presentationsbilder presenteras på ett intressant och livligt sätt.
Paket bildspel för CD	Skapar ett paket där diabilder och inbäddade element sparas som en enhet som på en DVD och spelas upp på vilken enhet som helst.
Skapa utdelningar	Du kan använda den här funktionen för att skicka enskilda bilder eller hela presentationen till Microsoft Word. Där kan du vidare bearbeta texterna och anteckningarna.
Ändra filtyp	Enkelt sätt att ändra en befintlig filtyp, t.ex. din presentation i pptx -format till ppt -format.
Publicera till Microsoft Stream	Microsoft Stream är en betald streamingportal som gör det möjligt att göra presentationer eller videor tillgängliga för en stor grupp människor. Microsoft Stream är till exempel idealiskt för företagspresentationer eller företagsevenemang och kan lätt nås av inbjudna deltagare via webbläsaren.

Dela presentationer - ett annat alternativ att spara och skicka

Intill:

• Spara klassiskt ett bildspel i olika filformat också
• Exportera från Microsoft PowerPoint

PowerPoint -användare kan också dela en presentation.

För att göra detta, navigera till "Dela" under "Arkiv". Ett nytt fönster öppnas där du har möjlighet att spara din presentation på en valfri OneDrive -enhet eller skicka den som en PDF eller bildspel via e -post.

Alternativt kan en presentation skickas eller sparas externt via menyalternativet "Släpp". Mottagare tar emot filen antingen som en kopia via e -post eller bekvämt via en molnlagringstjänst.

Slutsats: Använd olika alternativ för att skicka din PowerPoint -presentation

Som ett professionellt presentationsprogram förväntas Microsoft PowerPoint kunna göra skärmpresentationer intressanta och livliga tack vare de alternativ och funktioner som den innehåller. Förutom innehållet är det viktigt att varje presentation kan ses av mottagaren på samma sätt som den var uppbyggd. Detta är inte alltid möjligt utan problem, eftersom varje användare har olika tekniska krav.

Av denna anledning har PowerPoint möjlighet att spara och skicka bildspel i olika filformat. Dessutom kan presentationer exporteras eller delas på olika sätt. Med dessa export- och lagringsalternativ är det möjligt att presentationer framstår som professionella och informativa hela tiden, förutom mottagarens tekniska utrustning.