Så här fungerar det!
PowerPoint -presentationer skapas för olika ändamål. I yrkesmiljön bör viktig information och i vissa fall känsligt innehåll förmedlas. Produktinformation och detaljer om projekt kan vidarebefordras i presentationer som är värda att skydda. Dessa får inte kopieras och delas med andra. Detta är särskilt viktigt i en internationell miljö för att förhindra industrispionage.
Till exempel skulle det vara dödligt om specifika tekniska ritningar som representerar företagshemligheter som är värda att skydda extraherades från en presentation av obehöriga och återges i detalj. På det privata området finns det också situationer där det är viktigt att skydda innehållet, till exempel personlig information eller bilder i PowerPoint -presentationer.
Hur man effektivt skyddar en PowerPoint -presentation - 4 skyddsalternativ
PowerPoint har effektiva inbyggda verktyg för att tillhandahålla ett bildspel med skrivskydd och för att skydda filen från obehöriga ändringar. Också viktigt, och i många fall avgörande, är möjligheten att skydda presentationen med ett lösenord. På detta sätt kan informationen i presentationen endast läsas av auktoriserade personer, till exempel affärspartners eller auktoriserade kunder. Du kan aktivera ett lösenord och skrivskydd samt andra alternativ i PowerPoint i följande steg:
-
I det första steget navigerar du till "Arkiv> Information".
-
Du hittar olika knappar i informationsområdet i PowerPoint. För att skydda presentationen, välj rutan "Skydda presentation". Den visas som den första knappen.
-
Efter att ha klickat på knappen "Skydda presentation" kommer du att få fyra alternativ:
|
Alternativ 1: Alltid öppen som skrivskyddad |
Ett allmänt skrivskydd för presentationen garanterar att informationen och bilderna endast kan ses, men inte ändras. Det är svårare att kopiera viktiga avsnitt, även om foton eller papperskopior från skärmen är möjliga trots detta alternativ. Skrivskydd är särskilt viktigt om du vill förhindra att obehöriga ändrar presentationsinnehållet. Efter att ha klickat på knappen markeras presentationens skrivskydd med gult. |
|
Alternativ 2: Kryptera med lösenord |
Att tilldela ett lösenord är det bästa sättet att skydda en presentation mot obehörig åtkomst. Endast personer som känner till lösenordet har tillgång till presentationen och dess innehåll. När du har klickat på knappen kommer du att bli ombedd att ange ett lösenord. |
|
Alternativ 2: |
Samtidigt informeras du om att presentationen bara kan nås om lösenordet anges. För skaparen innebär detta också att inte glömma lösenordet. Av denna anledning är det en bra idé att förvara en lista med lösenord och deras tillhörande filnamn på en säker plats. Detta garanterar åtkomst till lösenordskrypterade filer hela tiden. |
Dricks:
Du kan också skydda viktiga och konfidentiella presentationer med ett lösenord som kan ändras och på så sätt göra presentationen tillgänglig för en specifik grupp människor.
|
Alternativ 3: Lägg till digital signatur |
En digital krypteringsprocess kallas en digital signatur. Med detta är det möjligt för både avsändaren och mottagaren att dekryptera överföringar med hjälp av ett digitalt värde. Om du vill skydda en osparad presentation i Microsoft PowerPoint med en digital signatur är det första steget att spara presentationen i ett format som stöder digitala signaturer. Filtypen pptx är lämplig för säkerhetskopiering med en digital signatur. |
|
Alternativ 3: Lägg till digital signatur |
Bekräfta fortsättningen genom att klicka på "Ja" -knappen. Om du har sparat din presentation i förväg är detta steg inte nödvändigt. I nästa steg öppnas ett fönster där du kan skapa signaturen. |
|
Alternativ 3: Lägg till digital signatur |
Du kan bland annat ange i posten i fältet Typ av godkännande om du personligen har skapat eller godkänt dokumentet. Du kan också ange ett syfte och ändra standardsignaturkoden. Processen avslutas med ett klick på kommandot "Signera". Du får information om att signaturen har skapats. |
|
Alternativ 3: Lägg till digital signatur |
Signerade dokument och skärmpresentationer är särskilt viktiga i en affärsmiljö och ger affärspartners säkerhet med avseende på informationens relevans. |
|
Alternativ 4: Markera som final |
Om du markerar din presentation som slutgiltig är det inte önskvärt med ytterligare behandling. Markeringen indikerar att presentationen inte längre ska ändras. |
|
Alternativ 4: Markera som final |
Om en fil är markerad som avslutad i Microsoft Office, till exempel i PowerPoint och även i Word eller Excel, inaktiveras inmatningsfunktionen, alla redigeringskommandon och revisionsmarkeringarna. Filen kan inte längre redigeras och är skrivskyddad. Dokumentets status är inställd på "Final". |
Ett annat sätt att identifiera och skydda din PowerPoint -presentation som företagets egendom är att införliva ett vattenmärke. Med ett vattenmärke som inte kan raderas kan du inkludera företagets logotyp i presentationer och samtidigt förhindra att vissa bilder med konfidentiell information kopieras oupptäckta.
Bortsett från det effektiva skyddet av presentationer är det lämpligt att generellt aktivera funktionen Automatisk återställning när du utformar presentationer så att du enkelt kan återställa dina tidigare arbetsresultat vid en systemkrasch.
Slutsats: Detta är viktigt för att skydda presentationer effektivt
Sammanfattningsvis är säkerhetsalternativ som det inbyggda skrivskyddet i PowerPoint och möjligheten att ställa in lösenordsskydd de bästa alternativen för att effektivt skydda en presentation med känsligt innehåll. Den slutliga märkningen kan också vara effektiv, eftersom skrivskydd är inrättat utöver markeringen. En digital signatur är särskilt effektiv i en affärsmiljö och fungerar förutom den digitala signaturen som skydd också som en förtroendeskapande åtgärd. Det är viktigt att effektivt skydda viktiga presentationer och deras innehåll. De olika alternativen i PowerPoint kan användas för detta efter behov.
