Hur du strukturerar dina Word -dokument korrekt
Word erbjuder användarna många olika alternativ för att designa textdokument enligt olika krav eller individuella idéer. Inte bara teckensnittsinställningar utan även layout och formatering av dokumenten kan justeras. Särskilt om du använder Word ofta och använder en viss textstruktur regelbundet kan du ha stor nytta av funktionen i "formatmallen". Men hur skapar du en mall i Word? Och hur redigerar du dem?
Mall i Word: vad är det egentligen?
Är ditt arbete inte begränsat till ett visst format? Behöver du växla mellan olika typer av text? Du kan spara olika användarmallar i Word och komma åt dem när som helst. Detta gör att du kan skapa dokument med liten ansträngning och snabbt fylla dem med lämpligt innehåll.
Under vissa omständigheter kommer några mallar att samlas i ditt arkiveringssystem. För att hålla en överblick kan du sortera dessa exempeldokument i respektive uppgif.webptsområde. På så sätt hittar du det ännu snabbare när du letar efter en specifik stil. Men hur kan formatmallar integreras i ditt dokument?
En överblick: strukturera och redigera texter tydligt
Du hittar ett urval av formatmallar i menyfliksområdet under fliken "Start". Som standard definierar Word olika nivåer för rubriker i olika teckensnitt och storlekar, vilket hjälper till att standardisera textdokument. Dessutom sticker rubriker ut så bra från text- eller bildinnehåll.
Användningen av mallarna möjliggör också snabbare navigering i ett dokument. Som regel hittar du det så kallade "navigeringsområdet" till vänster på sidan i Word. Om detta inte är synligt för dig, gör följande:
-
Välj flikarna "Visa".
-
I området "Display" kan du kontrollera fälten "Linjal", "Grid lines" och "Navigation area".
-
Så snart du markerar "Navigeringsområdet" visas navigeringsfältet till vänster.
-
Klicka här på "Rubriker" så att rubrikstrukturen visas i navigeringsfältet.
Word visar alla definierade rubriker och underrubriker här. Genom att klicka på det inriktade textfältet i navigeringsområdet kan du enkelt växla mellan de lager du har skapat.
Måste du följa specifika riktlinjer för formatering av brödtext och rubriker? Fick du specifika instruktioner om hur slutet på dokumentet ska se ut? Words förslag uppfyller inte alltid kraven från företag, skolor eller personlig smak. Om du sedan använder din anpassade mall kan du vara säker på att den kommer att se enhetlig ut och uppfylla dina specifikationer.
Praktiskt och individuellt: Words formatinspektör
Av denna anledning kan mallar anpassas. Även om Microsoft Word ofta anger en viss teckenstorlek, teckensnitt, specifikt radavstånd och valet mellan motiverad, höger eller vänster motiverad, finns det fortfarande omfattning här: Du kan göra ändringar i inställningarna som du vill.
Om du vill redigera en formatmall eller skapa ett nytt mönster öppnar du fliken "Start" i menyfliksområdet. Här hittar du fältet "Formatmallar". Klicka på den lilla pilen i det nedre högra hörnet. Beroende på version av Word har du olika alternativ vid denna tidpunkt. Följande funktioner är tillgängliga för dig:
- Ny stilmall
- Formatinspektör
- Kontrollera stilar
- alternativ
Du kanske bara ser symboler här istället för de termer som anges. Till exempel står "A +" för "Ny formatmall". Klicka på symbolen för att öppna motsvarande fönster.
Under "ny formatmall" kan du definiera nya mallar för textformatering enligt dina egna idéer eller i samråd med din arbetsgivare. "Formatinspektören", å andra sidan, är en assistent som kontrollerar för dig om de tidigare definierade formatmallarna följs - liknande "Kontrollera formatmallen". Under "Alternativ" kan du till exempel använda det aktuella dokumentet som grund för att skapa en ny mall.
Välorganiserad: Så här håller du reda på saker i Word
Om du har bestämt dig för att skapa individuella användarmallar i Microsoft Word kan provdokumentet sparas på en lämplig lagringsplats. För att kunna öppna filerna snabbt i rätt ögonblick bör respektive mapp vara lätt att hitta.
Eftersom stora mängder data snabbt kan samlas på en dator är din organisation särskilt viktig här. Word föreslår olika lagringsplatser beroende på filtyp. Samtidigt erbjuder Office -programmet dig möjligheten att visa alla tillgängliga formatmallar.
Du kan dock inte bara komma åt användarmallar utan också använda individuella, färdiga textmoduler via listval. Förutom grafik kan dokumenten sättas ihop i en mapp och placeras på en separat och lämpligt märkt lagringsplats under ditt användarnamn.
Utnyttja potentialen: Använd Word -funktioner korrekt
Tack vare variabla textmoduler kan din text inte bara skapas i några få steg, du kan använda några andra funktioner för att göra ytterligare individualiseringar. Beroende på vilka krav dokumentet ska uppfylla i slutändan kan du infoga några element som får texten att se mer tilltalande ut.
Grafik, separata textfält, citat och hyperlänkar som sticker ut från resten av texten tilltalar ofta särskilt läsarna och väcker deras intresse. En innehållsförteckning, en källförteckning, författarnas namn och datum och sidnummer är vanligtvis en del av de formella grunderna som de flesta dokument innehåller.
Om mer än en person arbetar med en fil kan det hjälpa att inkludera sökvägen från vilken filplatsen för dokumentet nås i textens sidhuvud eller sidfot. Ditt användarnamn kan vara synligt i menyn så att alla som arbetar med texten kan se vem som skapade eller redigerade dokumentet.
Mallar och andra funktioner: gör dokument tilltalande
De olika funktionerna i Word låter dig också granska befintliga mallar. Om du vill göra korrigeringar kan du till exempel använda funktionen "Hitta och ersätt". Om du märker ett fel i din mall efter att du redan har sparat det i en mapp kan du fortfarande integrera dina ändringar och uppdatera dokumentet. Posten kan sedan öppnas i den aktuella versionen.
När du skapar en sida kan du använda knappen för att använda olika fältfunktioner. Förutom makron kan du till exempel infoga biltekster i din text med bara några klick, som du har formulerat i förväg och skulle vilja använda ofta. Medan du snabbt kan ringa upp och aktivera kommandon som används regelbundet med makron, kan du använda den här funktionen för att införliva textfält eller grafik i ditt dokument.
Bra att veta: Hur man arbetar effektivt med Microsoft Word
I det dagliga yrkeslivet är inte bara mallar och funktioner som makron eller textmoduler användbara element i Word. Du kan spara valfri fil som PDF. Dokumenten kan sedan skickas snabbt och kan inte längre enkelt ändras av andra människor.
Med Office -programmet kan du också göra översättningar och skapa formulärbokstäver. På så sätt kan du nå många mottagare inte bara snabbt, utan också effektivt. Sammantaget erbjuder Microsoft Word dig ett praktiskt sätt att hantera en mängd olika krav på textskapande. Du kan få en strukturerad översikt över funktionerna i menyfliken i Office -programmet.
Frågor och svar
Hur skapar jag en formatmall eller en användarmall i Word?
Välj fliken "Start" i menyfliksområdet. Leta sedan efter fältet "Formatera mallar" i det övre fältet. Här hittar du en liten svart pil: Om du klickar på detta öppnas ett annat fält. I det nedre området hittar du de alternativ som är tillgängliga för dig för redigering av mallar. "Ny formatmall" eller en plussymbol indikerar möjligheten att skapa en ny mall.
Vilka inställningar kan jag göra för mina mallar?
Ge först din formatmall ett användarnamn. På så sätt kan du hitta mönstret igen senare i menyn eller på önskad fillagringsplats. Du kan sedan ange vilken typ av dokument det är. Skapar du en tabellmall? Eller en provlista? I de andra inställningarna kan också teckensnitt och storlek samt avstånd och markeringar anges.
