Skapa mallar i Outlook och spara mycket tid

Olika steg-för-steg-instruktioner och tips

Många aktiviteter inom den professionella eller privata sektorn är överflödiga. Detta gäller manuellt arbete inom hantverkssektorn samt uppgif.webpter som utförs på datorn. En aktivitet som kontinuerligt upprepas är utformningen av ett e -postmeddelande med Microsoft Office. Citat, personliga brev för en faktura eller privata dokument innehåller ofta samma eller liknande formuleringar och är identiska vad gäller text, struktur och formatering.

Av effektivitetsskäl är det vettigt att automatisera skrivandet av dessa meddelanden genom att skapa mallar i Outlook. Microsoft Office -användare är särskilt bekanta med att arbeta med mallar från Microsoft Word eller PowerPoint -presentationsprogrammet. I ordbehandlingsprogrammet eller i presentationsprogrammet måste mallar användas som standard. Specifika mallar eller mallar underlättar uppfattningen av presentationer eller konstruktion av affärsbrev. Du kan fortsätta på ett liknande sätt i Microsoft Outlook för att undvika uppsägningar vid skapandet av e -postmeddelanden.

Steg-för-steg-instruktioner: Skapa mallar i Outlook

Gör följande för att skapa en mall i Outlook:

1. Öppna en "Ny e-post" på "Start" -fliken i Outlook och designa den individuellt med text och andra stilenheter så att den kan användas som en mall. Du har också möjlighet att öppna ett nytt mail med tangentkombinationen CTRL + N.

   

2. När e-postmeddelandet har skapats kan du spara det genom att klicka på fliken "Arkiv" i menyposten "Spara som" istället för att skicka meddelandet som vanligt via "Skicka" -fältet.

   

3. Ett fönster öppnas där du kan spara ditt meddelande. För att spara posten som en mall är det viktigt att välja rätt filtyp. Du hittar detta när du klickar på dialogrutan under "Filtyp". Välj posten "Outlook -mall" som filtyp. En Outlook -mall förkortas alltid med filtillägget * .oft. Om du har konfigurerat Microsoft Word som din e -postredigerare är OFT -formatet (Outlook -mall) inte tillgängligt för val. Som ett alternativ kan du spara e -postmeddelandet i Outlook -meddelandeformat eller fil i HTML -format. I det här fallet kan det inte användas som en mall i Outlook.

   

4. Med ett klick på "Spara" sparar du den nya mallen i din personliga mallmapp. Du bör välja en lämplig, begriplig beskrivning som namnet på mallarna. Som standard kan den personliga mallmappen hittas på följande plats i Windows: "C: \ användare \ användarnamn \ appdata \ roaming \ microsoft \ mallar."

Viktig: Om skapade e -postmeddelanden enbart ska användas för återinlämning och inte sparas som en mall använder du spårningsfunktionen i Microsoft Outlook.

Mallen du har skapat i Outlook är omedelbart tillgänglig för användning.

Skapa ett nytt e -postmeddelande från en mall - så fungerar det

Om du vill skapa ett nytt e-postmeddelande från en tidigare skapad mall kan du använda följande schema:

1. Istället för att öppna ett nytt e-postmeddelande med knappen "Nytt e-post", navigerar du till knappen "Nya objekt" i menyn. Under Element väljer du fältet: "Ytterligare element> Välj formulär".

   

2. I nästa fönster klickar du i fältet "Välj formulär" i listan Sök på alternativet "Mallar i filsystemet."

   

3. Standardmappen "Mallar" öppnas sedan. I den här mappen hittar du Outlook -mallar med filtypen *.ofta likaså andra Office -mallar för Word, Excel eller PowerPoint. Om din mall sparas i en annan mapp, klicka på "Bläddra" och välj den mall du vill ha.

   

4. I det sista steget väljer du den mall du vill ha och klickar på "Öppna".

Din mall öppnas i e -postredigeraren i Outlook. Du kan individualisera detta innan du skickar det och lägga till snabbmoduler. Förutom textändringar bör du ange mottagare i fälten Till, CC eller Bcc. Det är också viktigt att du anger ett meningsfullt ämne och kontrollerar meddelandet för stavnings- och teckenfel innan du skickar det. När ditt e-postmeddelande som skapats från mallen har slutförts kan det skickas som vanligt.

Outlook-mallar behöver i allmänhet inte användas för e-post. Om dina uppgif.webpter inkluderar att dagligen skicka mötesförfrågningar med samma eller liknande innehåll till motsvarande mottagare kan mallar också vara användbara och spara tid.

Det är vettigt att göra återkommande processer och order mer effektiva genom att skapa mallar i Outlook. Istället för att skriva samma eller liknande texter flera gånger om dagen, hjälper mallar dig att spara tid och säkerställa en analogi med e-post. Detta är särskilt användbart i affärssammanhang, till exempel med erbjudanden till kunder och intresserade.

Sammanfattning och slutsats: Det är effektivt och enkelt att skapa och använda mallar i Outlook

För att undvika uppsägningar i det dagliga arbetsflödet är det lämpligt att skapa mallar. I likhet med Microsoft Word eller PowerPoint är detta också möjligt i Microsoft Outlook med bara några musklick.

Du kan spara en mall i standardmallmappen i bara några steg. Att designa nya meddelanden från mallar görs också med bara några klick. Detta förfarande garanterar tidsbesparingar, överensstämmelse med att svara på förfrågningar och minskar fel när du skapar e -postmeddelanden. Outlook -mallar kan också användas för mötesförfrågningar eller möten. Användare som använder mallar specifikt är mer effektiva och använder funktionerna i Outlook professionellt.