Experttips för att arbeta med Outlook
Microsoft Outlook är ett av de mest populära kommunikationsprogrammen som används av miljontals människor världen över varje dag. Outlook bör bland annat hjälpa till att göra skriftlig kommunikation via e-post mer effektiv och professionell. För att säkerställa detta har Outlook många funktioner. Sorteringsfunktionen är ett viktigt alternativ för det dagliga arbetet.
Sorteringen och inriktningen av e-post, bilagor och information är viktig både i Outlook och i allmänhet i analog kontorkommunikation. Register och mappar är viktiga på kontor, till exempel för att lagra offlinedokument baserade på begripliga kriterier. En genomtänkt mappstruktur och sorteringsfunktionen i Outlook garanterar också att viktig information och e-postmeddelanden är tillgängliga med bara några klick.
Så här använder du sorteringsfunktionen i Outlook
Vissa Outlook -användare får hundratals mejl om dagen. Med så mycket information är det svårt att hålla reda på saker och välja rätt vy. Det är viktigt att kunna visa meddelandena automatiskt enligt definierade kriterier. Den inbyggda sorteringsfunktionen i Microsoft Outlook kan hjälpa dig att sortera meddelanden effektivt och på ett användarorienterat sätt. Du kan använda sorteringsfunktionen enligt följande:
-
Navigera till valfri mapp. Ovanför e-postmeddelandena i katalogen hittar du sorterings- och filtreringsfunktionen för Microsoft Outlook.
-
Bland annat kan du filtrera meddelandena enligt följande kriterier:
- Läs eller olästa meddelanden.
- Efter prioritet.
- Vid start eller förfallodatum.
- Efter storlek.
- Efter ämne.
- Av avsändare.
- Efter typ.
- Enligt växter.
- Efter konto.
Dessutom kan du i dialogrutan "Sortera" avgöra om det nyaste eller det äldsta elementet alltid ska visas högst upp.
Mängden valalternativ, som du kan känna igen när de aktiveras av fästingar, gör att du kan ordna mappinnehållet specifikt. På så sätt kan du snabbt se vilka uppgif.webpter, information och meddelanden som är viktiga och som behöver bearbetas. Filterfunktionsinställningarna är självförklarande och kan anpassas inom några sekunder.
Hur man sorterar och strukturerar Outlook - 2 viktiga experttips
Förutom den viktiga sorteringsfunktionen i Microsoft Outlook kan du strukturera kommunikationsprogrammet professionellt med bara några få ändringar. De två viktiga experttipsen kan hjälpa dig här:
Experttips 1: skapa mappar för att lagra e-postmeddelanden enligt ämne
Med en inkorg med många hundra meddelanden är det lätt att tappa koll på saker och ting. Användningen av funktionerna "Sortera" och "Sök" i Outlook kan hjälpa till att visa de e -postmeddelanden du letar efter snabbare. Samtidigt är båda funktionerna inte universalmedlet när det gäller strukturerat arbete med Outlook. För att bygga upp en struktur i Outlook är det viktigt att arbeta med ett personligt mappsystem. Personliga mappar är användbara eftersom de kan användas för att sortera och lagra e-postmeddelanden efter ämne.
Du kan enkelt skapa en personlig mapp i mappstrukturen i din brevlåda. Detta fungerar genom att högerklicka i det område där den personliga mappen ska genereras. I dialogrutan som visas väljer du "Ny mapp" och tilldelar ett namn. Som ett resultat tillhör mappen ditt personliga mappsystem och visas i din vy.
En genomtänkt mappstruktur och ett mappsystem professionaliserar arbetet med Outlook och ingår i en framåtblickande kontorsorganisation.
Experttips 2: kategorisera e -postmeddelanden i Outlook
Du sorterar inte e-postmeddelanden i Microsoft Outlook uteslutande med den inbyggda sorteringsfunktionen. Dessutom kan kategorier hjälpa dig att klassificera dina e -postmeddelanden och organisera brevlådan. Du kan till exempel namnge kategorier enligt avdelningar eller kundnamn eller förtydliga bearbetningsstatus med en kategori. Nyckelord som "klar" eller "betalningsförfallna" är sorteringsparametrar som hjälper dig att organisera dig bättre.
Om du vill skapa en ny kategori navigerar du till menyområdet "Kategorier" på fliken "Hem" och väljer "Alla kategorier" från rullgardinsmenyn. Klicka på knappen "Ny" i dialogrutan. När du har angett ett namn för din nya kategori bekräftar du processen med OK. Som ett resultat kan du dela dina e-postmeddelanden i specifika kategorier och visualisera dem mer exakt med färgkodningen.
Sorteringsfunktionen i Outlook kan hjälpa till att organisera e -postmeddelanden på ett professionellt sätt
Sorteringsfunktionen i Microsoft Outlook är ett viktigt verktyg till ditt förfogande. Det hjälper till att individuellt sortera och visa e -postmeddelanden i inkorgen eller i andra mappar. Ett urval av kategorier garanterar att sorteringen kan utföras enligt plan.
Dessutom är det vettigt att konfigurera begripliga mappstrukturer för att organisera inkommande kommunikation i Outlook. Kategorifunktionen i Outlook är avgörande om du vill segmentera e -postmeddelanden efter ämnesområde. Alla alternativ tillsammans är effektiva för att kunna sortera, lagra och hitta e-postmeddelanden i Outlook när som helst.
