Mötesförfrågningar i Outlook: Så här gör du!

Outlook -mötesförfrågningar

I den professionella miljön är det vanligt att skicka mötesförfrågningar via Outlook. Under coronapandemin och den därtill hörande ökningen av videokonferenser har mötesförfrågningar ökat avsevärt. Varje mötesförfrågan från kunder, kollegor eller i den personliga miljön måste besvaras. Förutom det dagliga arbetet kan detta ta mycket tid och framkalla fel. Om du ofta får mötesförfrågningar är det effektivt att automatisera svaret.

Du kan använda den här proceduren för att automatiskt avvisa begäranden om de överlappar andra möten i din kalender. Omvänt kan du automatiskt acceptera förfrågningar, förutsatt att respektive datum fortfarande är gratis. Om viktigare möten kolliderar med det överenskomna mötet kan du när som helst skjuta upp eller avbryta det automatiskt avtalade mötet.

Outlook 2010 -användare utan Exchange -brevlåda har färre alternativ när det gäller automatisk acceptans och avvisning av mötesförfrågningar än användare av tidigare versioner. Om du inte använder Exchange kan du bara ange att alla förfrågningar kommer att besvaras automatiskt (avslag om det finns en överlappning, annars allmänt acceptans). Med Microsoft Exchange har du fler alternativ.

Svara på automatiska mötesförfrågningar som börjar med Outlook 2010

1. Navigera till e -postalternativen. Detta fungerar genom att gå till Arkiv> Alternativ> E -post. I avsnittet "Historik" aktiverar du alternativet "Bearbeta mötesförfrågningar och svar på mötesförfrågningar och enkäter automatiskt".

   

2. Om du inte använder Microsoft Exchange stänger du dialogrutan alternativ. Om du använder Microsoft Exchange öppnar du fliken "Kalender" i nästa steg.

3. Navigera till "Resursplanering" i Microsoft Outlook 2010 eller till "Automatisk acceptans / avvisning" i Outlook 2013/2016 och Outlook 365. "

   

4. Aktivera alternativet "Avvisa automatiskt mötesförfrågningar som överlappar befintliga möten eller möten". Om du får gå in i möten på lediga datum, aktivera alternativet "Acceptera mötesförfrågningar automatiskt och ta bort inställda möten".

5. Stäng dialogrutor. Från och med nu kommer mötesförfrågningar automatiskt att godkännas eller avvisas av Outlook.

Info: Outlook 2003- och Outlook 2007 -användare kan komma åt inställningarna för automatisk godkännande eller avvisning av mötesförfrågningar via följande filsökväg: Extra> Alternativ> Kalenderalternativ> Resursplanering.

Alternativen är tillgängliga med eller utan Exchange -anslutning.