Koordinera möten utan delad kalender

Alla som någonsin har försökt att samordna möten med flera personer vet hur många e-postmeddelanden och samtal detta kan kosta, särskilt om inte alla har tillgång till en delad kalender via Exchange. Läs det här inlägget för att ta reda på hur du kommer ut

Om du har tillgång till dagböcker för alla deltagare via Exchange är det inte svårt (beroende på arbetsbelastningen) att hitta en tid som alla har tid. Det blir dock svårt när du måste hitta ett gemensamt möte "flygande blind". Då är det först och främst: lägg fram förslag till möten, samla in feedbacken, eventuellt klargöra per telefon om en deltagare inte kan skjuta upp ett möte som har planerats någon annanstans och sedan ställa in det gemensamma mötet. Beroende på Outlook -versionen har du flera alternativ för att skicka in de föreslagna datumen:

Du skickar deltagarna ett urval av möjliga datum via e -post - men det är bara meningsfullt om alla deltagare använder Outlook.

Du skickar deltagarna ett urval av möjliga möten i form av iCalendar -filer, som kan öppnas med Outlook och andra kalenderprogram. Detta är också möjligt med äldre Outlook -versioner.

Du skickar ett utdrag från din kalender med relevant period till de andra deltagarna. De kan antingen se var det fortfarande finns möten i din kalender eller vilka möten du föreslår. Eftersom data skrivs direkt i e-posttexten och bifogas som en iCalender-fil är detta den mest "användarvänliga" varianten, vilket användare som håller en papperskalender också är glada över. Detta alternativ är dock endast tillgängligt från Outlook 2007 och framåt.

Som ett alternativ finns det webbaserade tidsbokningsverktyget "Doodle" tillgängligt-detta passar även dem som vägrar elektroniska kalendrar.

Enligt en undersökning i Schweiz har cirka hälften av alla internetanvändare en papperskalender - framför allt kvinnor föredrar papperskalendrar. Naturligtvis kan kalenderutdragen från Outlook- eller iCalendar -filer inte importeras till en sådan "analog" kalender. En webbtjänst som www.doodle.com kan hjälpa till här. I den skapar du en tabell med möjliga datum och skickar en länk till tabellen till alla adressater. De öppnar länken och kryssar i alla datum de har tid för. Så snart en av de inbjudna personerna har angett datumen får du ett meddelande som den inbjudande parten. Detta gör att du kan slutföra undersökningen när alla har svarat.

Det finns nu också Doodle-plug-ins för Outlook, Exchange och andra kalenderverktyg. Du kan använda detta för att synkronisera dina poster i Doodle med den elektroniska kalendern. Ett extra plugin-program för webbläsare ger åtkomst till adressboken i Outlook, vilket gör det enklare att skicka inbjudningar till deltagarna.

Skicka in valda datum

Den enklaste varianten, förutsatt att alla mottagare använder Outlook: Du anger föreslagna datum i din kalender och skickar dem till de personer du vill bjuda in. Mötena bifogas e-postmeddelandet som Outlook-mötesfiler och kan överföras till kalendern av mottagaren genom att dubbelklicka. Om avsändaren har Outlook 2007 eller 2010 kan han också infoga avtalade data i form av text i meddelandet (och / eller bifoga den som en Outlook -fil).

1. Ange först de föreslagna datumen i kalendern.
2. Öppna ett nytt meddelande.
3. Fyll i avsändare och ämne.
4. I Outlook upp till version 2003 klickar du på den lilla pilen till höger om parentesikonen (infoga fil) och sedan vidare element (i Föra in-Meny det finns inget kommando element). Klicka på fliken i Outlook 2007 och 2010 Föra in i gruppen Låsa in på Outlook -objekt.
5. Välj kalendern.
6. I Outlook upp till version 2003 finns det bara alternativet till höger under knapparna Infoga som: bilaga att välja. (Vad är det andra alternativet för Endast text som för det mesta är nedtonat kunde vi inte ta reda på.) Det betyder att mötena bifogas som en Outlook -kalenderfil. Om du använder Outlook 2007/2010 kan du ange mötesdata (ämne, datum, tid) med alternativet Klistra in som: Endast text kopiera till meddelandetexten.
7. Klicka på OKför att stänga dialogrutan och återgå till meddelandefönstret.
8. Om du har Outlook 2007/2010 kan du bifoga mötena som filer och få data skrivna i e-postmeddelandet som text. För att göra detta, upprepa steg 4 till 7 och ring en gång Klistra in som vanlig text och en gång Infoga som: bilaga slutet.
9. Avsluta och skicka meddelandet.

Skicka kalenderutdrag med Outlook 2007/2010

Med Outlook 2007 och 2010 kan inte bara individuella möten skickas via e-post, utan även kalenderutdrag, det vill säga alla möten från en vald period. Du kan ange exakt vilka detaljer som ska överföras:

1. Öppna ett nytt meddelande.
2. Fyll i avsändare och ämne.
3. Välj på fliken alternativ de HTML -format - Kalenderutdrag kan endast skickas med HTML -post.
4. Klicka i textfältet.
5. Öppna registret Föra in och klicka här under Låsa in på kalender.
6. Välj den kalender du vill ha.
7. Ange i fältet Datumintervall den period som ska beaktas. Om du har möjlighet här Ange datum du kan fritt välja start- och sluttid.
8. på fältet detalj ange om alla detaljer om mötena, endast tillgänglighet och ämne eller bara status (Gratis, bokat, frånvarande respektive. Med reservation) ska visas.
9. I fältet nedan kan du avgöra om endast möten inom de arbetstider som definieras i din Outlook ska kommuniceras.
10. Klicka sedan på Tona in.
11. Här har du möjlighet att visa detaljer om möten som är markerade som "privata" och skicka bilagor till möten.
12. Slutligen anger du om mötena ska visas i form av dagliga scheman eller helt enkelt som en lista. Listvyn är tydligare.
13. Stäng dialogrutan med OK.
14. Outlook infogar nu data i meddelandetexten i form av en iCalendar -fil (tillägget ".ICS"), som även andra kalenderprogram kan läsa. Avsluta och skicka meddelandet.

Koordinera möten

Hur du utvärderar de inbjudnas svar för att se vilka tider alla är lediga beror på dina preferenser och antalet inbjudna - och naturligtvis också på vilken form svaren kommer tillbaka:

• Om de flesta svaren innehåller Outlook- eller iCalendar -filer rekommenderar vi att du anger dem i en andra Outlook -kalender, t.ex. B. "Planering" kallas och som öppnas för detta ändamål bredvid den faktiska kalendern.
• Om det finns mer än fem inbjudna och flera föreslagna datum blir Outlook -lösningen förvirrande. Då är det bäst att skapa ett Excel -kalkylblad: deltagarens namn horisontellt, de föreslagna datumen vertikalt (eller vice versa, om det finns fler möten än deltagare). I cellerna markerar du vilken person som kan delta vid vilket möte.

Skicka bekräftade möten

Så fort du har bestämt dig för ett möte, informera de andra deltagarna. Det är lämpligt att skicka mötet till deltagarna i form av en iCalendar -fil. Du kan överföra den till din kalender genom att dubbelklicka på ICS-filen. Skriv dessutom mötesdata i e-postmeddelandet för de personer som inte har en elektronisk kalender.

Du kan naturligtvis skicka mötet i form av en mötesförfrågan. Men bara användare av Outook kan göra något med det. Dessutom är vissa mottagare lite konstiga om de får ett e-postmeddelande med alternativen "Acceptera", "Med reservationer", "Avvisa" och "Föreslå en annan tid", även om du redan har kommit överens.

För övrigt fungerar detta inte bara i de nyare Outlook -versionerna, utan redan i Outlook 2000.

Du kan skapa en iCalendar -fil enligt följande:

1. Öppna mötesposten.
2. Ring kommandot Arkiv → Spara som på.
3. Välj som filtyp iCalendar -format (* .ics).
4. Se till att du har alternativet Spara det aktuella mötet väljs (i Outlook 2007/2010).
5. Ange ett filnamn och välj platsen.
6. Spara filen.
7. Inkludera ICS -filen som en bilaga i e -postmeddelandet du skickar till deltagarna.