Videokonferensimplementering, verktyg och rättslig grund

Håll kontakten med världen hemifrån

Senast med coronapandemin och tillhörande hemmakontor har videokonferenser blivit en integrerad del av det dagliga arbetet för många anställda. Det är därför vi tittar närmare på vilka tekniska krav som krävs, vilka verktyg som är lämpliga och vilka rättsliga villkor som gäller för videokonferensen.

Vad är en videokonferens?

En videokonferens är ett möte mellan två eller flera personer som äger rum praktiskt taget över Internet. Deltagarna i videokonferensen kommunicerar via webbkamera och mikrofon.

För att organisera videokonferensen krävs en videoserver som alla deltagare kan komma åt. Under videomötet brukar alla inblandade ses.

En moderator tar ofta över inbjudan från deltagarna till videokonferensen och moderationen av konferensen själv. Denna person kan till exempel låta andra deltagare släppa sin bildskärm eller mikrofon för att tala.

Beroende på videokonferensprogrammet kan människor delta i evenemanget med sin dator eller med en smartphone.

Det finns både gratis och betalda videokonferensverktyg på marknaden.

12 leverantörer för onlinemöten

1. Mikogo

Mikogo är en tysk leverantör av onlinekonferenser och virtuella presentationer. Det speciella med Mikogo är att i videokonferensen är det bara skärmen som delas, men deltagarna kommunicerar inte direkt med varandra via video, utan bara via ljud.

Värd för ett Mikogo -möte måste skapa ett konto. Andra användare kan sedan bjudas in via e -post för att dela eller styra skärmen. Deltagande är möjligt via HTML -visaren via webbläsaren med smartphone eller skrivbord.

Anslutningarna via Mikogo är krypterade med 256 bitar.

Mer information: www.mikogo.de

2. GoToMeeting

GoToMeeting är utformat för högupplösta videokonferenser. Beroende på vilket paket som valts kan upp till 250 personer delta i ett videomöte och högst 25 kan anslutas via video.

Att sätta upp ett möte är enkelt och kan implementeras spontant. Moderatorer kan aktivera enskilda funktioner för användare, till exempel mikrofonen eller dela skärmen.

Förutom deltagande via webbläsare eller app är det också möjligt att ringa in via telefon.

Mer information: www.gotomeeting.com

3. TeamViewer

TeamViewer är ett verktyg som ursprungligen utvecklades för fjärrstyrning av datorer. TeamViewer erbjuder nu ett eget verktyg för videokonferenser med "Meetings". Tack vare end-to-end-kryptering erbjuder programvaran höga säkerhetsstandarder och möjliggör spontana möten samt röstsamtal. Kommunikation är möjlig direkt via ljud eller chatt. Upp till 300 personer kan delta i ett videomöte med TeamViewer.

Mer information: www.teamviewer.com

4. Google Hangouts / Google Meet

Med Google Hangouts erbjuder Google företag ett betalt verktyg som en del av G-Suite. Detta gör att videokonferenser kan genomföras direkt. Alternativt finns det också möjlighet att hålla videomöten med Google Meet. Användare har då till och med möjlighet att texta konversationerna eller få dem översatta live. Översättningsfunktionen är dock ännu inte helt utvecklad.

Användare behöver ett Google -konto för att kunna använda Google Meet. Deltagande är också möjligt utan en app via webbläsaren eller Gmail. En fördel med Googles videokonferensverktyg är att alla andra Googles produkter, till exempel Googles kalkylblad eller dokument och kalendrar, enkelt kan kombineras med videofunktionen.

Mer information: meet.google.com

5. Cisco Webex

Webex från Cisco är gjord för professionellt bruk. Teoretiskt kan upp till 40 000 personer delta i ett möte, t.ex. vid stora konferenser eller mässor. Deltagande är också möjligt utan ett motsvarande konto via en länkinbjudan. Som registrerad användare finns det dock ytterligare funktioner.

Mer information: www.webex.com

6. Zooma

Zoom är ett av de mest populära videokonferensverktygen inom både privata och affärsområden. Mötena kan synkroniseras och skapas direkt med din egen kalender. Med samtycke från alla deltagare kan videokonferenser spelas in mycket enkelt. En annan fördel är att skärmarna kan delas av flera deltagare. Du kan till exempel skapa egna mötesrum.

Deltagande i konferenser är möjligt med både skrivbordet och smartphone -appen samt via webbläsaren.

Mer information: www.zoom.us

7. Microsoft Teams

Microsoft Teams är en del av Microsofts Office365 -paket. Verktyget är främst specialiserat på lagarbete. Så det är inte bara ett videokonferensverktyg, utan erbjuder också projektledningselement samtidigt.

Upp till 10 000 personer kan delta per möte.

Mer information: www.microsoft.com/de-de/microsoft-teams/group-chat-software

8. Adobe Connect -möten

Videokonferensverktyget från Adobe har utformats främst för professionella användare. Till exempel kan mötesrum utformas i företagsdesign. Verktyget erbjuder också många specialfunktioner som anonym konferensdeltagande.

Mer information: www.adobe.com/de/products/adobeconnect.html

9. Skype

Microsofts Skype lanserades ursprungligen som en chatt- och videosamtalstjänst. Verktyget har funnits sedan 2003. Men nu använder många människor också Skype för videokonferenser. Detta innebär att filer också enkelt kan delas här. Kommunikation är också möjlig via den integrerade messenger.

Mer information: www.skype.com

10. Jitsi Meet

Jitsi erbjuder en hel samling gratis programvara för kommunikation. Detta inkluderar också videokonferensverktyget Jitsi Meet. Videomöten kan startas spontant utan app eller registrering. Att gå med i mötet är möjligt via en individuellt genererad app.

Möten via Jitsi kan planeras och organiseras med gemensamma kalendrar. Verktyget kan också anslutas till projekthanteringsprogram som Slack.

Den enda nackdelen: Enligt tillverkaren kan bara upp till 35 deltagare kommunicera i bra kvalitet.

Mer information: meet.jit.si

11. Varigenom

Med därmed kan videokonferenser startas direkt i webbläsaren, utan konto eller app. Deltagande är enkelt möjligt via smartphone eller skrivbord.

Mer information: whereby.com

12. SocialHub Meet

SocialHub Meet-verktyget, utvecklat i Tyskland, imponerar framför allt med dess GDPR-kompatibla implementering. Det är därför lämpligt för företag som sätter högt värde på dataskydd. Till exempel finns alla tjänster på servrar i Tyskland och enskilda rum kan skyddas med lösenord.

Mer information: socialhub.io

Viktiga urvalskriterier för ett videokonferensverktyg

Först bör du överväga vad dina krav är för virtuellt mötesprogram. Vill du använda verktyget för att upprätthålla kommunikation med frånvarande medarbetare? Eller vill du skapa en kommunikationsplattform för detaljerade diskussioner med kunder? För att göra rätt val för dina behov bör du veta exakt vad dina behov är. Viktiga punkter att tänka på när Utbud av funktioner bör vara uppmärksam på:

• Videokvalitet med hög upplösning eller låg upplösning,
• Maximalt antal potentiella deltagare,
• Funktion för att dela skärmen,
• Möjlighet till samarbete kring dokument,
• Datakryptering och
• Pris och bindande kontrakt.

Vilka är fördelarna med betalda videokonferensverktyg?

Många företag erbjuder sina videokonferensverktyg gratis och även utan registrering. Men dessa verktyg är då ofta begränsade i sin funktionalitet. Dessutom kan det hända att gratisversionerna "betalas för" med data som programmen samlar in.

När det gäller den betalda versionen är verktygets "hunger efter data" vanligtvis mer begränsad.

Om företag regelbundet behöver verktyg för videokonferenser är det bäst att byta till betalda versioner. Du drar nytta av högre datasäkerhet och alla funktioner du behöver.

Vilken utrustning behöver jag för en videokonferens?

För att en videokonferens ska kunna lyckas måste följande tekniska krav vara uppfyllda:

• en tillräckligt snabb internetuppkoppling
• en kamera med en tillräckligt stor upplösning
• en fungerande mikrofon

Minsta bandbredd på 3 megabit krävs för att genomföra eller delta i en videokonferens. Detta säkerställer att bilden kan ses utan ryck. Under alla omständigheter är det lämpligt att stänga av alla program som kräver mycket bandbredd under en videokonferens. Inte ens video- eller musikströmning ska användas under videomötet om bandbredden är låg.

Netikett vid videomöten

För att videokonferenser ska fungera smidigt bör deltagarna följa vissa regler. Det är bäst att moderatorer meddelar mötesreglerna i förväg. Möjliga regler är:

• Det talas inte utan föregående meddelande. Annars kan det hända att alla talar på en gång.
• När en person presenterar stänger de andra av sin mikrofon. På detta sätt störs inte föreläsaren av ljud som prassel.
• Om alla med en kamera deltar bör alla också slå på sina kameror. Allt annat skulle vara oförskämt.
• Alla bör klä sig för ett videomöte som de skulle göra för ett möte på plats. När allt kommer omkring skulle ingen komma in på kontoret i en joggingdräkt.

Fördelar och nackdelar med videokonferenser

Det finns många företag som erbjuder videokonferenser fördelar:

• Överlägsen kommunikation utan en lång resa
• Resekostnadsbesparingar
• kortare svarstider
• optimerad kommunikation och snabbare beslutsfattande
• bättre kris- och projektledning

Det finns dock också nackdel hur:

• högre teknisk insats
• Kommunikation är endast möjlig med hjälpmedel
• minskad uppmärksamhet på skärmen
• icke-bindande karaktär än vid livemötet på plats

Juridiska villkor för videokonferenser

När det gäller dataskyddslagstiftning omfattas videokonferenser av den allmänna dataskyddsförordningen. Följaktligen kan arbetsgivare samla in och använda arbetstagaruppgif.webpter om de tjänar "syftet med anställningsförhållandet" (26 § första stycket BDSG) eller om arbetsgivaren har ett "berättigat intresse" av det (artikel 6 punkt 1 f GDPR).

Arbetsgivarens intressen står i motsats till de anställdas intressen som är värdiga att skydda. Dessa skulle till exempel vara i fara om videokonferensverktyget inte bara används för möten utan också för att övervaka arbetet på hemmakontoret.

Undvik trötthet i videokonferenser

I teorin kan videokonferenser startas när som helst och var som helst, men i praktiken kan en ansamling av videomöten leda till trötthet.

En orsak till detta är den höga densiteten av stimuli, t.ex. vid möten med ett stort antal deltagare. Samtidigt, i ett videomöte med kameran påslagen, vet du aldrig vem som tittar på dig. Denna känsla av att bli bevakad hela tiden kan göra symtom på trötthet ännu värre. I slutändan är det också den ständiga blicken på skärmen som ökar tröttheten utan för mycket distraktion.

Detta kan åtgärdas genom att ta pauser i längre videokonferenser. Det kan också vara meningsfullt att deltagarna inte behöver delta på konferensen med sin video hela tiden.

Spela in videokonferenser - vad är tillåtet?

Även om videokonferensinspelning verkar vara vanligt för många och många verktyg som erbjuder detta alternativ, finns det allvarliga juridiska problem.

Enligt STGB kan det vara straffbart om icke-offentliga konversationer eller videokonferenser spelas in utan tillstånd. Nuvarande dataskyddslagar förbjuder också inspelning av videomöten utan samtycke från deltagarna.

I princip ser lagen videokonferenser som ett substitut för ett levande möte. Alla utan videoinspelning skulle också kunna delta där.

Argumentet att implementera dokumentationen för videomötet med inspelningen gäller inte heller, eftersom loggning via text också är möjlig i videokonferensen.

För att en videokonferens ska kunna spelas in måste följande anges:

• Ett frivilligt samtycke från alla inblandade parter som erhålls innan inspelningen startar.
• Den skriftliga formen av samtycket eller dokumentationen av samtycket.
• En förklaring av deltagarna om betydelsen och syftet med inspelningen.
• En hänvisning till ångerrätten för samtycke.

I grund och botten bör varken moderatorer eller deltagare spela in videokonferenser utan samtycke från de andra videokonferenserna. Detta gäller inte heller om inspelningen ska göras för enkla dokumentationsändamål.

Vilket verktyg är rätt för mina videokonferenser?

Idag är det en del av vardagen att videokonferenser hålls i företag. Marknaden för motsvarande verktyg är stor, så att du snabbt kan tappa koll på saker och ting. Följande frågor kan hjälpa dig att välja rätt programvara:

• Hur många deltar i genomsnitt i mina videokonferenser?
• Behöver jag "bara" ett verktyg för videosamtal eller ska verktyget innehålla andra funktioner som messenger, projekthanteringsfunktioner etc.?
• Ska det vara möjligt att integrera möten för videomöten direkt i kalendern?
• Vill du att verktygets servrar ska finnas i Tyskland?
• Finns det något sätt att spela in mötet?
• Kan jag skapa flera mötesrum?
• Är det möjligt att delta i möten via webbläsaren?
• Hur mycket pengar har jag per månad för videomötesverktyget?
• Använder jag redan verktyg som G-Suite, Adobe eller Microsoft?

I praktiken är det värt att testa olika verktyg först innan du till exempel tecknar en betald prenumeration. De flesta leverantörer arbetar med en gratis provperiod på 14 dagar eller mer. Under denna tid kan du testa verktygen i stor utsträckning med olika videokonferenser och låta dig övertyga om respektive fördelar.

Som med annan programvara kommer du och dina team att sluta arbeta med det. Därför bör företag involvera sina anställda i beslutsprocessen för att gemensamt hitta enighet om verktyget som i slutändan kommer att användas.