Distributionslistor är en praktisk möjlighet i Outlook: Om du ofta skickar e -post till samma grupp av mottagare, till exempel medlemmarna i din arbetsgrupp, ett team eller till och med medlemmarna i en klubb, är det lämpligt att använda gruppen
Definiera helt enkelt en distributionslista som innehåller alla e -postadresser i din arbetsgrupp, till exempel - då behöver du bara i framtiden bara ange distributionslistan i fältet Till i ett e -postmeddelande, då ersätter Outlook automatiskt denna beteckning med motsvarande e -postadresser när e -postmeddelandet skickas.
Om du vill skicka e -post till andra adressater lägger du till deras adresser (separerade med semikolon eller kommatecken) efter distributionslistans namn.
Uppmärksamhet: Distributionslistor kan också användas i fältet CC eller BCC i ett e -postmeddelande.
Hur man skapar en ny distributionslista
Så här skapar du en distributionslista i din Outlook med en grupp kontakter, till exempel med alla medlemmar i ett projektteam eller med alla dina kunder:
1. Öppna mappen / adressboken i Outlook -kontakter.
2. Ring i Outlook upp till version 2007 Arkiv → Ny → Distributionslista eller tryck på CTRL + SKIFT + L. Klicka på fliken i Outlook 2010 Börja på knappen Ny kontaktgrupp (tangentbordsgenvägen fungerar också).
3. Ange i fältet "Efternamn" ett namn på listan, till exempel "Kunder", "Kund xyz", "Arbetsgrupp"; "Projekt X".
Vänligen notera: Om det redan finns en distributionslista med detta namn i adressboken, visar inte Outlook en varning utan skapar en andra lista med samma namn.
4. Klicka på "Välj medlemmar"(Eller i Outlook 2010 Välj medlemmar → Från Outlook -kontakter) för att lägga till kontakter från den digitala adressboken till distributionslistan. Markera kontakterna med ett dubbelklick och stäng valdialogen med OK. Om du vill lägga till adresser till personer som inte finns i adressboken klickar du i Outlook fram till 2007 Lägg till ny och skriv in adresserna; i Outlook 2010 klicka Lägg till medlemmar → Ny e -postkontakt. Ange data och bestäm om kontakten ska läggas till i adressboken.
5. Så snart du har lagt in alla adresser klickar du på "Spara och stäng".
Du kan nu hitta distributionslistan i mappen Kontakter - du kan känna igen den där med dess namn och ikonen med de två stiliserade huvuden.
Hur man skickar ett e -postmeddelande till en distributionslista
Så snart distributionslistan är konfigurerad, skicka ett meddelande till alla adresser i listan enligt följande:
1. Skriv ett nytt meddelande inklusive ämnet. Klicka sedan på Till -knappen. Om adresserna inte finns i fältet På ska sättas in, klicka på Cc respektive. Bcc (då ser inte mottagarna de andra adresserna).
2. Välj distributionslistan i mappen Kontakter med ett dubbelklick och stäng dialogrutan med "OK".
3. Om meddelandet skulle gå till andra adressater, lägg till deras adresser (separerade med semikolon eller kommatecken) efter distributionslistans namn.
Först när du skickar e-postmeddelandet ersätter Outlook namnet på distributionslistan med de e-postadresser som den innehåller.
Hur man redigerar och ändrar distributionslistor
Då och då är det nödvändigt att lägga till ytterligare e-postadresser i en distributionslista eller radera befintliga adresser. För att redigera en distributionslista, fortsätt enligt beskrivningen nedan.
1. Öppna mappen Kontakter.
2. Dubbelklicka på namnet på den önskade distributionslistan (du kan känna igen distributionslistor med ikonen som visar två stiliserade huvuden).
3. Gör de nödvändiga ändringarna: För att lägga till kontakter från adressboken, klicka på "Välj medlemmar", ange nya adresser, klicka på "Lägg till nya". Du kan radera adresser som inte längre behövs med "Ta bort".
4. När du är klar klickar du på "Spara och stäng".
Om du vill redigera en av adresserna öppnar du den i mappen Kontakter och redigerar kontakten. Outlook hämtar e -postadresserna från adressboken.
Endast om det inte finns någon motsvarande kontakt tar Outlook adressen som anges via "Lägg till ny", som du inte kan redigera i distributionslistan.
