Outlook -kontakter - inställningar, tips och tricks

Bli Outlook -proffs i bara några steg

Alla känner till situationer där de letar efter ett telefonnummer, en e-postadress eller kontaktinformation och inte kan hitta det. Särskilt i tidskritiska ögonblick kan sökning i en adressbok med handskrivna anteckningar eller en "pappersröra" vara nervös. Stress och hektisk när du söker efter kontakter, adresser eller telefonnummer är ett minne blott med Microsoft Outlook. Förutom professionell sändning av e-post innehåller Outlook en standardkontaktfunktion med vilken olika digitala adressböcker, kontaktlistor och distributionslistor kan hanteras.

Du kan öppna Outlook -adressboken genom att klicka på adressboksknappen. Det kan erkännas av det faktum att det representerar två personer. Alternativt kan du ange sökordet ”adressbok” i sökalternativet i det övre området i Outlook. Detta tar dig också till lagringsområdet för dina kontakter.

Microsoft Outlook erbjuder användarna olika funktioner för att importera, uppdatera och säkerhetskopiera kontakter. Förutom möjligheten att ange kontaktdata manuellt i adressboken finns det andra alternativ som kontakter kan tydligt visas och arkiveras med.

Kontaktfunktionen i Outlook en överblick

Om du tittar på kontaktfunktionen i Microsoft Outlook märker du direkt att programvaran erbjuder fler alternativ än att bara spara eller ta bort kontakter.

Du har till exempel möjlighet att skapa dina egna kontaktgrupper för att vidarebefordra e-post till en vänkrets eller till en specifik grupp människor. Användningen av kontaktlistor eliminerar manuell och felbenägen sökning efter enskilda kontakter när ett meddelande skickas till flera personer. I underposten "Nya element" kan du skicka ett e-postmeddelande direkt från kontaktfunktionen, kalla ett möte eller skapa en personlig uppgif.webpt. Detta fungerar också under posten "Kommunicera".

Underpunkten "Ändra vy" är också intressant och praktisk. I detta område hittar du flera alternativ för att visa dina kontakter. Till exempel kan du hitta dina kontakter i:

• Listformulär,
• Som visitkort eller
• Beställnings

display för att säkerställa tydlighet. Med alternativet Visa finns det alltid möjlighet:

• Mata ut specifika kontaktlistor,
• Spara som PDF eller
• Att skriva ut.

Speciellt i näringslivet och även i den privata sektorn finns situationer där du måste vidarebefordra kontaktinformation till en annan person med ett klick. Detta fungerar i posten "Släpp" via menyalternativet "Vidarebefordra kontakt." I fönstret som öppnas får du möjlighet att ange kontaktuppgif.webpter:

• Som Outlook -visitkort eller
• Skicka som en Outlook -kontakt.

Mottagaren kan sedan överföra de mottagna personuppgif.webpterna till sin personliga adressbok i Microsoft Outlook med ett klick.

Om du vill dela hela din adressbok kan du göra detta genom att klicka på menyposten "Dela kontakter." Du kan också använda mottagna, externa adressböcker via punkten "Öppna delade kontakter".

Microsoft Outlook gör det möjligt för användare att gemensamt använda adresser, personuppgif.webpter och kompletta adressböcker i ett team, skapa kontakter, få dem infogade och dela dem. Detta är särskilt intressant i företag eller i klubbar. Delad användning kan också vara fördelaktigt i familjens område.

I menyalternativet "Kategorier" kan du kategorisera dina kontakter i färg med tydliga knappar eller markera dem som privata. Du kan också använda sökfunktionen i adressböcker för att enkelt hitta enskilda kontakter efter namn eller annan kontaktinformation. Sökfunktionen med olika fält är särskilt intressant när ett stort antal kontakter ska hanteras.

Sammanfattningsvis erbjuder Microsoft Outlook många alternativ för att organisera och arkivera personliga kontakter och dela kontakter med andra.

I Microsoft Outlook kan du hantera olika adressböcker för att arkivera dina kontakter separat från varandra. Detta är viktigt om du till exempel professionellt vill skilja affärs- och personliga kontakter. Du kan:

• En standard adressbok eller
• En samling adressböcker eller adresslistor,

Används för att spara och arkivera namn, e -postadresser och annan information. Om du använder Outlook med ett Exchange Server -konto skapas en global adresslista (GAL) som standard. Detta är nödvändigt så att alla användare av Exchange, till exempel i ett företag, kan komma åt samma kontakter.

Skapa adressböcker i Outlook

Om du vill skapa en annan digital adressbok förutom de befintliga adressböckerna fungerar det enligt följande instruktioner:

1. I Arkiv-menyn växlar du till underpunkten Kontoinställningar.

   

2. Under "Lägg till eller ta bort konton eller ändra befintliga anslutningsinställningar" kommer du till ett nytt avsnitt där du kan skapa en annan adressbok i dialogrutan.

   

3. Klicka på "Ny" och välj sedan om du vill integrera en annan adressbok eller en LDAP -katalogtjänst. En LDAP -internetkatalog är en tjänst som söker i kataloger på andra servrar för att hitta namn, kontakter eller annan information. Microsoft Exchange -användare kan inte lägga till en ny Outlook -adressbok.

Varför ska du spara kontakter och behålla en adressbok i Outlook

En adressbok i Microsoft Outlook kan jämföras med en analog anteckningsbok eller telefonbok som många fortfarande arbetar med. I detta anges nya adresser kontinuerligt, data uppdateras eller kontakter raderas för hand. En digital adressbok i Outlook uppfyller samma uppgif.webpter. Det utgör ramen för kontakterna och kontaktuppgif.webpterna, som kan visas i olika kontaktgrupper och kontaktmappar. Microsoft Outlook utvecklar sin fulla potential när programområdena kontakter, kalender och e-postmeddelanden ses och används som en oskiljaktig enhet.

En annan anledning till att viktiga kontakter ska lagras i Outlook har att göra med så kallad skräppost. Outlook har en inbyggd skräppostfunktion och filtrerar bort oönskade meddelanden eller annonspost. På grund av specifika nyckelord i ett meddelande är det möjligt att viktiga meddelanden som inte är skräppost också filtreras bort. Du kan förhindra detta genom att spara alla kontakter i adressboken. Outlook känner igen kontakter och lägger till dem i listan över säkra avsändare. På så sätt kan du garantera att viktiga meddelanden från vänner eller affärspartners inte av misstag kommer att ses som skräppost av systemet. Om du av misstag har lagt till en viktig kontakt i listan över blockerade avsändare kan du ta bort blocket genom att klicka på fliken "Blockerade avsändare".

En annan praktikrelevant funktion där kalenderfunktionen och uppgif.webptslistan samverkar är den så kallade återinsändningen för kontakter. Med det här alternativet kan du lägga till viktiga kontakter till dina uppgif.webpter i Outlook. Om du till exempel måste ringa en kontakt om tre dagar och inte vill ange ett möte i Outlook -kalendern kan du också överföra kontakten till din aktivitetslista.

Hur många kontakter är användbara och möjliga i Outlook

I en analog adressbok kan du snabbt tappa koll på dina kontakter. Om adressboken sorteras efter bokstäver fylls högfrekventa tecken som B, S, M eller N snabbt. Konsekvensen är att nya namn och kontakter inte kan läggas till tydligt och visas i marginalen. Detta kan inte hända med en digital adressbok, eftersom otaliga poster kan hanteras i Microsoft Outlook. Av denna anledning inför Microsoft inte en gräns för hur många kontakter som kan sparas i Outlook. Några hundra eller flera tusen olika kontakter kan sparas i adressboken med alla deras detaljer. Om du vill hantera många kontakter bör du fokusera på att vara försiktig när du skapar.

Om du har ett stort antal kontakter bör du lägga till så många detaljer som möjligt för en person. Detta ökar chansen att hitta den person eller det företag du söker när du letar efter kontakter. Dåligt ifyllda kontaktuppgif.webpter är kontraproduktiva och leder till extra arbete.

Dricks: Se särskilt till att du skriver in för- och efternamnet på din kontakt i rätt kolumn. Annars kan det vara en stor utmaning att hitta kontakten igen i en senare sökning.

Exportera eller importera kontakter eller adressboken

Import eller export av enskilda kontakter eller fullständiga adressböcker, distributionslistor och kontaktgrupper är enkelt möjligt i Outlook. Om du till exempel får en ny bärbar dator kan du överföra dina kontakter och adressböcker till en andra dator med bara några klick. Det är också möjligt att dela en adressbok med andra människor eller kollegor. Här är det viktigt att följa behörigheter och behörighetsnivåer.

Förutom att exportera eller importera Outlook -adressböcker, som du kan känna igen av filtillägget PST, kan du också ställa in adressböcker från andra program i Outlook. Till exempel kan du enkelt öppna och läsa ett gammalt Windows -e -postkonto som underhålls under Windows Vista. För att göra detta behöver du datafilen från Windows Mail. Detta läses in med import- och exportassistenten för Microsoft Outlook. Guiden för import och export finns under Arkiv> Öppna och exportera.

Du har då flera alternativ. Öppna äldre Windows Mail -datafiler med det tredje markeringsfältet "Importera / exportera.

Ta bort dubbletter av kontakter - så fungerar det

Efter att ha använt Outlook är det normalt att den ena eller den andra kontakten kopieras i Outlook. Detta kan hända särskilt om flera personer redigerar kontaktlistan i Microsoft Exchange. Det är inte svårt att ta bort dubbletter från adressboken, eftersom Outlook har en omfattande sorteringsfunktion i kontaktlistan. Om du vill ta reda på vilka dubblettkontakter som finns i din Outlook gör du så här:

1. I Outlook -kontaktområdet navigerar du till fliken Visa.

2. Klicka på den första listposten "Ändra vy".

3. Ändra vyn från "Människor" till "Lista" eller "Telefon".

   

4. Ett fönster öppnas där du sedan kan sortera dina kontakter enligt olika kriterier och filtrera bort och ta bort alla dubbletter.

5. Om det behövs kan du välja att markera viktiga kontakter som du regelbundet kommunicerar med som favoriter i adressboken.

6. Om du vill skriva ut en anpassad adresslista bör du använda en anpassad vy med en annan ordning istället för standardvyn. På så sätt kan du sortera alla relevanta kontaktfält individuellt och få en utskrift med den information som är viktig för dig. I grunden är det vettigt att skriva ut flera kontakter och använda utskrivna kontaktlistor utöver de digitala adresslistorna.

7. Du kan ta bort en kontakt genom att öppna valmenyn med höger knapp. I den nedre delen av dialogrutan hittar du menyalternativet "Ta bort".

   

Videohandledning: Hur man skapar och sparar en ny kontakt i Outlook

Skapa nya kontakter professionellt

Om du vill skapa en ny kontakt kan du göra det med ett klick i kontaktområdet i Outlook. Detta fungerar nästan identiskt i Outlook som i adressboken för Windows Vista eller Windows XP. För att göra detta, navigera först till Ny kontakt i Start -menyn under "Ny".

När du har klickat på "Ny kontakt" öppnas ett fönster med olika inmatningsalternativ:

Det är vettigt att fylla in inmatningsmasken och alla alternativ med de viktigaste uppgif.webpterna och informationen om kontakten. Till exempel, förutom namn och adress, kan du också ange en webbplats eller en chattadress eller skapa ytterligare anteckningar om kontakten i anteckningsfältet. Detta ger en fullständig bild av en person. Speciellt om kontakten är ny och okänd är det vettigt att införliva så många detaljer som möjligt. Efter inmatningen stängs fönstret längst upp till höger med knappen "Spara och stäng". Kontaktposten visas sedan i standardadressboken. Innan du anger en ny kontakt kan du ställa in adressboken där den ska sparas. Det är också möjligt att flytta en ny kontakt från standardadressboken till en undermapp eller tilldela den till en kontaktgrupp.

Anta automatiskt e -postadresser som kontakter

I privat eller affärsmail är det vanligt att det ständigt skapas nya kontakter som du vill överföra till adressboken. Istället för att mödosamt överföra kontaktuppgif.webpterna, till exempel e-postadressen och andra personuppgif.webpter, kan du automatiskt anta e-postadresser som en ny kontakt i Outlook. Detta sker automatiskt så snart du skickar ett meddelande till den nya kontakten eller svarar på ett e-postmeddelande.

Det är också möjligt att automatiskt skriva in alla mottagare av ett e-postmeddelande i adressboken. Detta kan vara användbart och effektivt när du ingår i ett meddelande till flera adressater som du senare vill kommunicera med. Att spara dem markerar de nya kontakterna som säkra mottagare. Dessutom kan du kategorisera kontakterna i en grupp så att du kan skriva till kontaktgruppen senare med ett klick.

Kopiera kontakter med ett knapptryck

Att duplicera kontakter är också intressant och praktiskt. Du kan spara mycket arbete med ett steg. Kopiering av dataposter är effektivt, bland annat om du måste skapa många anställda i ett företag i Outlook, där endast tillägget och namnet skiljer sig åt. Med tangentbordsgenvägarna Ctrl + C och Ctrl + V, bekanta i Windows, kan du enkelt kopiera kontakterna.

Separata faxnummer och e -postadresser

Vissa användare beskriver ett problem under Outlook där man vid sidan av e-postadresserna också klickar på fältet "Till" i e-postmeddelandena. Detta är en felaktig sortering i programvaran som kan rensas med några klick. För att göra detta måste du förhindra att faxnumren visas i dialogrutan "Välj namn: Kontakter".

Anslut Skype och Outlook via tillägg

Olika moderna arbetsmetoder sammanfattas under paraplybegreppet ”Nytt arbete”. Flexibel arbetstid, digitalisering och effektiv kommunikation är en del av New Work. Videosamtal är ett välkänt alternativ som har varit flitigt besökt, särskilt sedan coronapandemin. De erbjuder möjlighet att komma i kontakt med människor överallt i världen till låg kostnad eller gratis och direkt via Skype, Whatsapp eller Zoom.

Skype, som en del av Microsoft -familjen, kan enkelt integreras i Outlook. Med Skype är det möjligt att planera Skype -samtal eller konferenser i Outlook och tilldela varje kontakt det individuella Skype -namnet. Du kan också använda ett tillägg för att ansluta adressboken i Outlook och telefonboken i Skype. Detta garanterar att det inte finns några uppsägningar i adresserna och att det finns en enhetlig databas.

Sammanfattning och slutsats om Outlook -kontakter

Det är inte svårt att organisera kontakter i Microsoft Outlook. Outlook utvecklar sin fulla potential när kontakter, e-post, uppgif.webpter och kalendern används som en enhet. Outlook erbjuder bland annat en sofistikerad import- och exportassistent som kan användas för att importera kontakter från gamla versioner eller andra program. Det är också möjligt att exportera eller dela kontakter, en adressbok eller kontaktlistor med andra interna eller externa användare. Kontakter som är av stor vikt kan markeras som favoriter.

På grund av den användarvänliga menystrukturen är det möjligt att skapa en ny kontakt i Outlook utan problem. Det är viktigt att vara försiktig när du skapar nya adresser och inte förvirra fälten för till exempel förnamn och efternamn. Den automatiska sparningen av kontakter från inkommande e-postmeddelanden och enkel filtrering av dubbletter av kontakter med en omfattande sökfunktion är också viktiga och relevanta för praktiken. Microsoft Outlook med dess:

• Mogent kontaktområde,
• Många praktiska alternativ och
• Dess strukturerade yta

är en garanti för både oerfarna användare och erfarna användare för att hantera kontakter på ett meningsfullt, långsiktigt och professionellt sätt.