Presentationer skapas sällan och spelas upp på samma dator. Presentationen borde snarare mest skickas till kollegor, överordnade eller kunder. Det demonstreras då ofta med hjälp av en annan dator eller anteckningsbok.
Kontrollera dokumentet innan du vidarebefordrar det
Innan du skickar en elektronisk kopia av din PowerPoint -presentation bör du granska presentationen med avseende på data eller personlig information som kan lagras i själva presentationen eller i dokumentegenskaperna. Eftersom denna information kan avslöja detaljer som inte bör vara offentligt kända, är det lämpligt att ta bort denna dolda information.
PowerPoint erbjuder dig ett verktyg som gör en del av arbetet åt dig:
- Klicka på fliken Börja på information.
- Klicka på knappen i mitten Sök efter problem - kontrollera dokument.
- Du kommer nu att se en lista över de objekt som kan kontrolleras.
Justera inställningarna för granskning av dokument
- Som standard är dialogrutan Granskning av dokument alla utom en av rutorna markerade.
- Sätt också bocken framför Externt bildinnehåll. Om det finns ett textfält utanför bilden kommer detta att tas bort.
- Bland annat kontrollerar PowerPoint om presentationen fortfarande innehåller kommentarer och raderar om så önskas också den personliga information som sparades i dokumentet, till exempel användarnamnet på den som skapade presentationen.
- Eventuella glömda anteckningar i anteckningsområdet i presentationen kan också tas bort.
- När du har valt alla alternativ som är relevanta för dig klickar du på Kontrollera.
- Du kommer nu att visa alla element som finns och du kan för varje alternativ bestämma om du vill använda knappen Ta bort alla vill ta bort.
- Klicka på när du är klar Sluta.
Försiktighetsfälla: länkar till Excel
Tentan i PowerPoint 2010 kan göra mycket, men det kan inte garantera att all intern information kommer att tas bort.
Kontrollera alltid manuellt om det finns ett diagram i presentationen som, när det öppnas, avslöjar mer information än önskat. Detta är till exempel fallet om diagrammet skapades i Excel och sedan antingen som en länkad Microsoft Excel -diagramobjekt eller med alternativet klistra in Använd måldesign och bädda in arbetsbok respektive. Behåll originalformatering och bädda in arbetsbok infogad i PowerPoint.
Om du markerar ett sådant diagram och klickar på redigera data Klicka, hela Excel -filen öppnas och ger en inblick i andra Excel -datablad som du kanske inte vill släppa.
För länkade filer existerar denna risk normalt bara när betraktaren öppnar presentationen på datorn som den skapades på. Först då är länken till Excel faktiskt aktiv. Så snart den öppnas på en utländsk dator visas ett meddelande om att den länkade filen inte är tillgänglig.
Men var försiktig, när du packar en presentation på en CD sparas länkar med den. Du kan läsa mer om detta ämne i nästa nummer.
Så här avslöjar du länkar till Excel och raderar överflödig data
Du skapar inte alltid alla bilder i en presentation. Men om du är ansvarig för att slutföra presentationen finns det ett enkelt sätt att se om dina kollegor kan ha inkluderat ett länkat diagram.
Så här går det till:
- Klicka på fliken Börja på information.
- Du hittar alternativet längst ner till höger Redigera länkar till filer.
- Du kommer nu att se alla länkar i filen och du kan också ta bort enskilda länkar om du vill.
För inbäddade arbetsböcker, ta bort onödiga datablad.
