Ange data i en Excel -lista med hjälp av inmatningsfältet med ledig inmatning

På så sätt kan du välja data från ett fördefinierat inmatningsfält, men behålla möjligheten till fritextinmatning

De anställdas verksamhet ska registreras i en tabell. Medarbetarnamnen ska väljas med hjälp av ett listfält. Eftersom tillfälligt anställda alltid är anställda måste alternativet att fritt ange namn utan ett listfält också vara tillåtet.

1. Det bästa sättet att göra detta är med giltighetskontrollen. Gör så här:
2. Skapa de obligatoriska fälten i ett kalkylblad. Skapa sedan listan över fast anställda i ett tabellområde som inte krävs.
3. Följande bild visar tabellstrukturen med listan över anställda i cellområde E2: E11 i en exempeltabell:
   
4. Om du vill skapa listfält väljer du det cellområde där namnen ska anges. I exempeltabellen är detta området A2: A32.
5. Då ringer du valideringskontrollen. Om du arbetar med Excel 2010 och Excel 2007 går du till fliken DATA menyfliksområde och klickar på DATAÖVERSIKT i gruppen DATA VERKTYG. I tidigare versioner väljer du kommandot VALIDITY i DATA -menyn.
6. I dialogrutan som visas i alla Excel -versioner växlar du till fliken INSTÄLLNINGAR. Välj LIST -posten i listan ALLOW.
7. Om du vill välja listan klickar du på kollapsfältet längst till höger i fältet KÄLLA. Dialogrutan reduceras sedan till inmatningsfältet. Använd sedan musen för att markera området med din namnlista, i exempel tabellen är detta området E2: E11.
8. Inmatningsfältet KÄLLA innehåller sedan formeln = $ E $ 2: $ E $ 11. Klicka på kollapsfältet igen för att visa dialogrutan igen:
   
9. Stäng dialogfönstret med OK -knappen.

Så här lägger du till en fritext i listfältet

Valet av namn via ett listfält skulle redan fungera med dessa inställningar. Det är dock ännu inte möjligt att manuellt ange ytterligare namn i tabellen, eftersom Excel erkänner alla försök att ange ett namn som inte finns i listan med ett felmeddelande. Du kan förhindra detta enligt följande:

1. I dialogrutan GILDIGHETSKONTROLL växlar du till fliken FELMEDDELANDE.
2. Ta bort bocken från kryssrutan VISA FELMEDDELANDE NÄR OGILTIGA DATA HAR SKRIVits IN.
   
3. Bekräfta sedan dina inställningar med OK -knappen.

Om du nu aktiverar ett av namnfälten i din tabell visas en liten listpil till höger om cellen. När du klickar på den visas listan över angivna namn. Välj en av dessa med ett musklick. Följande bild visar urvalslistan i exempeltabellen:

Om du vill ange namnet på en tillfälligt anställd som inte finns på din lista ignorerar du bara rutan. Ange bara namnet i lämplig cell.