E -postbilaga - du behöver veta dessa tips

Hur man skickar filer som bilagor via e -post

Öppna bilagan till ett e -postmeddelande - så här fungerar det

Du kan se att ett e -postmeddelande innehåller en bilaga med gemet i rubriken. I Microsoft Outlook visas gemet grafik direkt framför namnet. Genom att dubbelklicka på e-postmeddelandet kan du se de bifogade filerna i det övre området. Dessa kan öppnas med ytterligare ett dubbelklick. Det är också möjligt att förhandsgranska filen i Microsoft Outlook och i andra vanliga e-postprogram. Alternativt kan bilagan sparas på hårddisken innan den visas.

För att kunna öppna bilagan till ett e -postmeddelande är det viktigt att installera ett program som kan visa den specifika filtillägget för bilagan. Om du till exempel vill öppna en docx -fil behöver du den senaste versionen av Microsoft Word eller ett gratis program som Open Office eller LibreOffice. Om du öppnar en bilaga i en annan programvara kommer det oundvikligen att uppstå formateringsfel.

Vanliga filtillägg	Originalprogram	Alternativ programvara
Docx, doc	Microsoft Word	Open Office, LibreOffice
RTF (Rich Text Format)	Microsoft WordPad	Microsoft Word, Open Office
ODT (Open Document Format)	Open Office, LibreOffice	Microsoft Word
Xlsx, XLS	Microsoft excel	Open Office, LibreOffice
ODS (Open Document Format)	Open Office, LibreOffice	Microsoft excel
PDF (Portable Data Format)	Adobe PDF Reader	Många ordbehandlare
EXE (körbar)	Microsoft Windows
MPG, MPEG, MP4	Videoprogram av alla slag
MP3	Musikprogram av alla slag

Bilagor i e-post-hur du skiljer mellan riktiga e-postmeddelanden och skräppost

Tänk dig att få ett mejl som förmodligen kommer från ditt lokala energibolag. Vid närmare granskning innehåller den konstiga tecken och samtidigt en bilaga med en fil med filnamnstillägget GIF.webp (Graphics Interchange Format). Frågan uppstår oundvikligen: Är posten ett auktoriserat meddelande eller ett skräppostmeddelande med skadlig kod?

Även om e -postmeddelandet ser konstigt ut på grund av dess formatering är det med all sannolikhet inte skräppost. Anledningen till det konstiga utseendet är att ditt e -postprogram inte fick meddelandet i rätt format. Av denna anledning visas e -postmeddelandet felaktigt och med ovanliga specialtecken. Fenomenet felaktiga mejl från pålitliga avsändare förekommer då och då:

• Om avsändarens e -postprogram behandlar uppgif.webpterna felaktigt eller
• Inga Windows -system används för att skicka.
• Det gick inte att överföra meddelandet till din brevlåda.

I vilket fall som helst bör du objektivt kontrollera e-postmeddelanden från pålitliga avsändare. Om avsändaren, ämnet och kundnumret matchar dina personuppgif.webpter ska e -postmeddelandet inte innehålla något hot. Men om du märker trasiga länkar eller ovanliga svarsadresser är det säkrare att kontakta avsändaren och diskutera problemet personligen.

Integrera bilagor i e -postmeddelanden - det här är dina alternativ

Om du skickar e-post till mottagare och du vill skicka viktiga filer, dokument eller ett foto är det enkelt att göra. Först utarbeta texten i e-postmeddelandet, ange mottagarens e-postadress i adressfältet och infoga ett ämne. Slutligen hittar du menyalternativen i Microsoft Outlook i menyraden under "Infoga":

• Lägg till fil.
• Lägg till element.

Båda menyalternativen innehåller olika funktioner.

Under menyalternativet "Bifoga fil" har du möjlighet att bifoga alla typer av dokument som finns på din hårddisk eller i molnlagring. Om du vill integrera en kalenderpost eller ditt Outlook-visitkort i e-postmeddelandet kan du göra detta med posten "Lägg till objekt". Innan du skickar, se till att du har valt rätt fil. Med ett klick på "Skicka" får mottagaren e -postbilagan utöver sin e -posttext.

I Thunderbird kan du skicka en bilaga på ett liknande sätt. Medan menystrukturen skiljer sig från strukturen i Microsoft Outlook, är bifogade alternativ likvärdiga. Du kan också välja en e -postbilaga med gemet -symbolen till höger. I nästa steg kan du skicka e-postmeddelandet med bilagan.

Viktig:

I allmänhet ska e-post aldrig skickas utan ett meddelande, även om endast e-postbilagan är viktig. Detta framstår som oprofessionellt och inte särskilt uppskattande för mottagaren. Samtidigt kan ett e -postmeddelande utan meddelande eller ämne klassificeras som skräppost och lagras tillfälligt i skräppostmappen. På grund av skyddsåtgärden kan posten med viktiga bilagor gå förlorad.

Så här sparar du en betrodd bilaga på din hårddisk

Om du får ett e -postmeddelande med en pålitlig e -postbilaga kan du antingen öppna det omedelbart i målprogrammet eller spara det tillfälligt på din hårddisk. Gör så här:

• I Microsoft Outlook klickar du på "nedåtpilen" som syns till höger om bilagan. Ett fält öppnas med flera alternativ. Välj alternativet "Spara som" och bestäm mappen där bilagan ska sparas. Andra viktiga alternativ är att snabbt skriva ut filen eller förhandsgranska den, vilket gör att du kan se innehållet utan att fysiskt öppna filen.
• Efter att ha sparat i din personliga mappstruktur är bilagan tillgänglig för vidare behandling.

Dricks:

Om du inte kan se, öppna eller spara en bilaga kan det bero på felaktiga dataskyddsinställningar. Användare av Windows 7 -operativsystemet bör särskilt kontrollera sina inställningar. Kunder som använder en Telekom-e-postadress under Windows 7 rapporterade att problemet uppstod efter att Telekom bytte åtkomst till sin e-postserver till en krypterad dataanslutning. I det här fallet förhindrade inställningen i Windows 7 Internet -alternativ att spara krypterade filer.

Lösningen för att ändra dataskyddsinställningarna ligger i Internet -alternativen i Internet Explorer. Detta ersattes i Windows 10 av webbläsaren Microsoft Edge.

Ändra sekretessinställningar i Internet Explorer

1. I Internet Explorer klickar du på menyknappen (kugghjulet) och sedan på Internetalternativ.

   

2. I nästa fönster växlar du till fliken "Avancerat" och inaktiverar alternativet "Spara inte krypterade sidor på hårddisk" i området Säkerhet. Stäng fönstret genom att klicka på "OK".

   

Som ett resultat bör det vara möjligt att spara dina e-postbilagor utan problem. Det här felet ska inte uppstå hos användare av Windows 10 och Microsoft Edge.

Skicka stora bilagor - du måste vara uppmärksam på detta

Du kan använda e-postbilagor för att transportera filer med stora mängder data. Leverantören av din e-postadress anger gränsen för den tillåtna storleken på ett e-postmeddelande eller ett enskilt bifogat dokument. I betalda e-postkontrakt kan 50 megabyte eller upp till 100 megabyte data skickas. Leverantörer av gratis e-postadresser begränsar bilagornas storlek till 10, 20 eller 25 megabyte. Som regel är de angivna storleksordningarna tillräckliga för att:

• Textfiler,
• små videor eller
• Musikfiler

på detta sätt från brevlåda till brevlåda som e -postbilaga.

I grund och botten bör mejl med bilagor inte bli för stora. Detta beror främst på tekniska skäl. E-postens storlek är internationellt inställd på högst 5 MB. Detta är förståeligt om man tar hänsyn till att e-postmeddelanden delas upp av e-postprogrammet i paket om 256 KB vardera.

Routern, som är ansluten mellan slutenheten och leverantören, reducerar paketen till en storlek mindre än 1,5 KB. Det innebär att en bilaga med 10 MB består av mer än 100 individuella paket. Dessa skickas separat och sätts ihop i rätt ordning av mottagaren. E-postmeddelanden med stora mängder data i e-postbilagan klassificeras också av systemet som viruspost eller skräppost och flyttas till skräppostmappen. För att undvika detta bör bilagorna till e-postmeddelanden i allmänhet inte vara större än 5 MB.

Det är också viktigt att mottagaren också har möjlighet att ta emot större filer med sitt konto. Om så inte är fallet kommer e -postmeddelandet att returneras med ett felmeddelande från leverantören som informerar dig om att sändningsgränsen har överskridits.

Det finns flera alternativ för att skicka större filer och datavolymer:

• Skicka flera mejl med bilagor som inte överskrider leverantörens gräns.
• Spara e -postbilagorna i en molnlagringsenhet som Dropbox eller OneDrive och skicka bara länken. Mottagaren kan sedan ladda filen oberoende.
• Komprimera filerna. Program som WinZip eller WinRAR är idealiska för detta. Du konverterar en bilaga till en ZIP-fil och kan minska storleken med 50-80%.
• Spara stora filer med en filehoster som transfernow.net och låt mottagaren hämta dem. Mellan 4 och 20 gigabyte kan överföras hit.

Obs för Gmail -användare:

Om filstorleken på en bilaga överstiger 25 MB, kommer dokumenten att göras tillgängliga via Google Drive. De kan sedan ringas upp via åtkomsten till Google Drive. Detta förfarande garanterar att e-postbilagor som överskrider den tillåtna storleken också transporteras.

Kryptera privat information i bilagor - det här är dina alternativ

Du kan kryptera känslig information eller data professionellt med Microsoft Outlook. Innan dina data effektivt kan krypteras måste du först ansöka om ett motsvarande krypteringscertifikat från Microsoft Trust Center. Outlook -kryptering är strukturerad kryptografiskt. I praktiken innebär detta att både avsändare och mottagare behöver ett digitalt certifikat för att kunna använda krypteringsalternativet i Outlook. Ett digitalt certifikat kan vara gratis eller betalt. Det kan begäras från certifieringsmyndigheter och måste sedan skickas till mottagaren av det krypterade meddelandet i förväg. Med hjälp av det digitala certifikatet kan den senare dekryptera både e-postbilagan och e-postens innehåll.

Förutom mjukvarubaserad kryptering genom digital signering kan dokument skyddas med ett lösenord. Om du till exempel skapar en Word -fil i Microsoft Word kan du när som helst skydda den med ett lösenord. Mottagaren behöver lösenordet för att kunna läsa den skickade filen. Du kan också använda den här metoden för att skydda en fil från obehörig åtkomst. Du kan komma åt menyn i Microsoft Word under:

Arkiv> Information> Skydda dokument.