Bra datahantering: uppgif.webpter, verktyg och ett koncept

Det här är de fyra typerna av data du absolut borde känna till

Frågan om korrekt datahantering blir allt viktigare för företagen. När allt kommer omkring behandlas stora mängder data i företag varje dag och att göra dem tillgängliga å ena sidan och skydda dem å andra sidan är bara en del av datahanteringen.

Vad innehåller datahantering? en definition

Datahantering avser insamling, användning och lagring av data med hänsyn till några parametrar. Data bör hanteras billigt, säkert och effektivt. Datahantering bör göra det möjligt för anställda i företag och andra organisationer att använda data för att uppnå mål, fatta beslut, genomföra åtgärder och därigenom öka företagets värde. Denna användning av data måste ske under vissa specifikationer och alltid vara optimerad.

I detta sammanhang är datahantering och processhantering nära sammanvävda. När allt kommer omkring, i många företag, är data det som utgör ett företags tillgång. Motsvarande processer är viktiga för att skydda detta värde effektivt, men också för att skapa nya värden och för att kunna få tillgång till befintliga data utan problem.

För ansvarsfull och effektiv datahantering behöver företag ett koncept som omfattar alla aspekter:

• Samla in data
• spara data
• bearbeta data
• Arkivera data
• radera data

I bästa fall tar detta koncept hänsyn till både företagets krav på datahantering och säkerhet och skydd av data.

Det finns 4 olika typer av data

För att ta en helhetssyn på datahantering är det viktigt att du förstår de olika datatyperna. När allt kommer omkring vill till exempel personuppgif.webpter som namn och adresser på anställda bli behandlade annorlunda än data som du publicerar på din företags webbplats på ett sätt som är läsbart för alla.

Personlig information

All information som rör specifika personer som namn, adresser eller bankuppgif.webpter för anställda är personuppgif.webpter. Mätdata och kunddata som samlas in räknas dock också som personuppgif.webpter. All information om våra egna anställda och kunder samt andra tredje parter räknas som personuppgif.webpter. Dessa måste vara särskilt skyddade.

Känslig företagsdata

All information om företagshemligheter, såsom skatte- och redovisningsdokument, är känslig företagsinformation. Data som genereras under projektens gång, såsom beräkningar, recept, forskningsdata och teknisk kunskap, klassificeras också som känslig information. Interna förfaranden eller processer, kundlistor och företagsstrategier räknas också inom detta område. Här är det viktigt att tydligt definiera vilken information som måste skyddas och vilken inte, som en del av datahanteringen. Vanligtvis får företag nya anställda att teckna ett sekretessavtal när de ansluter sig till företaget, som de förbinder sig att inte lämna ut känslig företagsinformation till tredje part.

Sekundärdata

Sekundär data härrör från ytterligare bearbetade primära data. De hänvisar till all data som skapas för ett annat ändamål och som också förekommer som en del av en åtgärd. Om exempelvis anställda eller kunders registreringsskyltar kan ses på foton som tas och publiceras av företagets egna lokaler, är detta sekundära uppgif.webpter. Även om det till exempel har gjorts en undersökning kan sekundära data uppstå. Det faktiska frågeformuläret är primärdata och resultaten, som sammanfattas från dessa primära data och inte längre gör det möjligt att dra några slutsatser om respondenterna, är sedan de sekundära uppgif.webpterna.

Allmänt tillgänglig data

Om data delas med allmänheten på den egna företagets webbplats eller i tryckta dokument måste dessa uppfylla vissa krav. Till exempel får inga upphovsrätt eller varumärkesrättigheter kränkas av till exempel andra märken än dina egna kan ses på ett foto. Dina egna logotyper och slagord bör skyddas mot stöld av andra, till exempel genom att registrera dem som ett ord eller bildmärke.

Datahantering: Det finns dessa uppgif.webpter

Det finns olika uppgif.webpter för att hantera data.

• Datainsamling Med hänsyn till dataekonomi, dvs endast så mycket data som verkligen behövs kan samlas in. I General Data Protection Regulation (GDPR) fastställs denna sparsamhetsskyldighet.
• Säkerställ datakvalitetengenom att arbeta noggrant vid inmatning av data.
• Användning av data gör det transparent.
• Undvik dataöverföringar, om möjligt. Ju mer data som flyttas från A till B, desto mer sårbar blir du för säkerhetsöverträdelser eller dataförlust.
• Gör datakällor lättillgängliga.
• Lagra data säkert, till exempel i molnet eller i databasprogramvaran som tillhandahålls för detta ändamål.
• Säker data och regelbundet skapa säkerhetskopior, till exempel i molnet eller på externa lagringsmedier.
• Skydda filsystem och hela ITfrån hackarattacker eller skadlig kod. Detta är möjligt med brandväggar och uppdaterat virusskydd.
• Internt dataskydd genom att tilldela rättigheter inom datasystem. Trots allt måste medarbetardata till exempel också skyddas från andra anställda.
• Skydda hårdvara, mot brand, vattenskador eller överspänning.
• Kommunicera kompetens för att hantera dataför att undvika felaktig användning.
• Kontrollera datakvaliteten, helst i en fast regelbundenhet.
• Arkivering av dataför att hålla datavolymen på de system och enheter som används för närvarande så liten som möjligt. Exempelvis måste data också lagras för skattekontoret under vissa tidsperioder, oavsett om de fortfarande krävs för aktuell affärsverksamhet.
• Radera data permanentför att å ena sidan skapa utrymme och å andra sidan bli av med dataskyddsansvaret. Det bör kontrolleras noggrant i förväg om de data som ska raderas verkligen kan raderas permanent eller om det trots allt kanske inte behövs någon annanstans. Att ta bort är inte detsamma som att ta bort, så data på vissa hårddiskar skrivs helt enkelt över. För att verkligen ta bort dem bör du arbeta med lämpliga program som CCleaner.
• Observera rättssäkerheten och genom en regelbunden analys av dina egna data följa vanliga lagar.
• Insikter transparenta göra och dela med andra.

Utmaningar och mål i datahantering

Utmaningen med datahantering är att alla dessa uppgif.webpter är sammanlänkade och utformade så effektivt och praktiskt som möjligt. Varje anställd bör ha tillgång till den information de behöver utan att försumma dataskyddet. En så kallad datastyrningsriktlinje kan vara användbar för företag. Detta definierar hur data hanteras i företaget.

Särskilda utmaningar inom datahantering uppstår bland annat från dessa aspekter:

• stadigt ökande datamängd (big data)
• mer och mer otrevliga attacker mot datasäkerhet av hackare
• Ständigt förändrade lagkrav, vilket innebär att företag alltid måste vara uppdaterade

Förändringar inom en organisation komplicerar också hanteringen av data. Eftersom ämnet datahantering blir allt viktigare i många företag finns det nu till och med fasta tjänster, så kallade datahanterare, som uteslutande behandlar detta ämne.

Datahantering: 4 möjliga mjukvarulösningar

Det finns olika alternativ och många färdiga mjukvarulösningar för datahantering i företag:

Innehållshanteringssystem	CMS är system där innehåll och information buntas ihop. Databaser kan också integreras i innehållshanteringssystem.
Master data management	Masterdatahantering betyder central administration av stamdata, det vill säga kärndata för en organisation. Oavsett om det gäller medarbetardata eller kunddata - de faller alla under stamdata och kräver särskilt skydd.
Enterprise Resource Planning Systems	Med sådan holistisk programvara kan alla resurser i en organisation registreras. Arbetsutrustning, material, månadskostnader för anställda och mycket mer kan kartläggas över det.
Dokumenthanteringssystem	Sådana system kan användas för att lagra, sortera, hantera och arkivera dokument. Exempelvis är ecoDMS lämpligt för småföretag och enskilda företag.

Många verktyg och program för hantering av data erbjuds av Google, Oracle, SAP och många andra stora företag.

Datahantering för privatpersoner

För frilansare, enskilda företag och små startups är ämnet datahantering också relevant från dag ett och de bör leta efter motsvarande programvara i ett tidigt skede.

Ämnet datahantering är också relevant som privatperson, om än på en mindre nivå. På en hemmadator, smartphone och surfplatta finns en stor mängd data som måste sorteras, hanteras och säkerhetskopieras.

Användbara verktyg för datahantering

Du kan hantera data med rätt verktyg - det finns rätt programvara för alla ändamål:

• Med Order In my Folder kan du sortera och hantera filer på din Windows -dator.
• DirPrintOK skriver ut din mapp och dina filöversikter som en lista.
• Med VisiPics kan du hitta dubbletter på hårddisken och ta bort onödiga bilder för att få plats med ny data.
• DupeGuru hjälper dig att hitta dubbletter. Du kan sortera efter olika typer av filer som musik, bilder och mer.
• Lås upp blockerade filer med Unlocker.
• Med Jajuk -programvaran kan du importera din musiksamling och sedan sortera den.
• Terminplaner.net är ett enkelt verktyg för att hantera dina filer.
• Ant Movie Catalog hjälper till att katalogisera videor, DVD-skivor och Blu-rays.
• Filhanteraren Double Commander är väl lämpad för att kopiera och flytta filer för att skapa ordning på datorn. Du kan också använda detta program för att batch byta namn på filer.
• Dircomp låter dig jämföra hela mappar med varandra för att hålla datalagret konsekvent.
• Med nedladdningen "Ta bort tomma mappar snabbt" kan du enkelt ta bort tomma mappar i Outlook.
• Folder Ax låter dig dela mappar som innehåller stora mängder filer i två eller flera mappar.
• Toucan -verktyget har bara en funktion: kopiera filer bekvämt och säkert. Det gör detta jobb tillfredsställande.
• Du kan läsa upp ljudböcker med CDex eller EasyTag och spara dem på din hårddisk.
• Med IsoBuster kan du läsa upp bildfiler.

Tips och tricks för bra datahantering

Bra datahantering börjar med rätt verktyg, men det kräver mycket mer. Om du följer några regler kommer du att förlänga din datas livscykel och spara kaos i ditt system:

• Håll datakvaliteten hög redan från början. Skicka inte in felaktiga, ofullständiga, dåligt strukturerade eller onödiga data i första hand. Undvik dubbelarbete.
• Observera gällande lag om dataskydd för att undvika problem.
• Säkerhetskopiera dina data så att du alltid kan falla tillbaka på en säkerhetskopia.
• Gör användningen av data transparent.
• Det är bäst att placera dina data där de har sin slutdestination.
• Standardisera stavningar och översättningar.
• Automatisera processer som att skapa säkerhetskopior.
• Förenkla processer.
• Nätverkslösningar effektivt och kombinerar olika metoder för att kartlägga den mest omfattande datahanteringen som är möjlig.
• Dataintegration och sammanslagning av olika information till en enhetlig struktur är också vettigt.

Slutsats: datahantering kräver strukturerade förfaranden

Datahantering är ett komplext område med många olika krav. Det finns olika typer av data och var och en måste behandlas olika. Till exempel, medan personuppgif.webpter är föremål för särskilt skydd, görs andra uppgif.webpter avsiktligt tillgängliga för allmänheten. Datahantering innebär många utmaningar när det gäller att hantera, säkerhetskopiera och arkivera information. Företag är bortskämda med valet från olika mjukvarulösningar. Privatpersoner måste också hantera ämnet datahantering. Många små verktyg hjälper till med detta och gör det lättare att hantera den ständigt växande datamängden.