Dela presentationer: Exportera innehåll till PowerPoint

Vidarebefordrar presentationer med video och ljud

Oavsett om du behöver en presentation för ett kundmöte eller vill göra presentationen tillgänglig för deltagarna i din onlineträning efteråt: Om du skickar vidare en PowerPoint -presentation bör du se till att du exporterar presentationen korrekt så att allt ljud blir finns också - och videofiler delas. Det skulle trots allt vara irriterande om din presentation saknade kritiska element.

Så att du inte ens behöver tänka på om alla element faktiskt ingår i överföringen eller om din presentation kan spelas på en tredjepartsdator där Microsoft PowerPoint kanske inte installeras alls - till exempel på en Mac - du kan förbereda. Det finns olika alternativ beroende på om du arbetar med en äldre version av PowerPoint eller Microsoft 365.

Ju nyare din version av PowerPoint är, desto bekvämare är det att dela filer

Med äldre PowerPoint -versioner måste multimediaelementen också sparas i en presentation och även skickas vidare. För att göra detta måste en länk skapas mellan presentationen och mappen med video- eller ljudelementen. Elementen kan dock också bäddas in i presentationen med bara några klick, så att de inte behöver skickas separat.

Det är enklare med de nyare PowerPoint -presentationerna. Om du till exempel använder PowerPoint via Microsoft 365 kan du lagra dina presentationer i molnet. Där kan du när som helst ringa upp det igen och dela det med andra - inklusive alla medföljande multimediaelement. Förutom Microsoft 365 -prenumerationen är det enda som krävs för detta internetåtkomst.

Hur du exporterar din PowerPoint -presentation med ljud och video i nyare PPT -versioner

Om du vill exportera en PowerPoint -presentation i 2016 -versionen går du till menyalternativet Fil. Nedan hittar du punkten i fältet som öppnas till vänster Exportera. Du kommer då att föreslås olika versioner som du kan konvertera din presentation till.

Skapa PDF / XPS -dokument:

Med det här alternativet kan du antingen konvertera enskilda bilder eller hela filen till en PDF -fil och spara den. I alternativen har du möjlighet att spara dokumentet PDF / A-kompatibelt. På så sätt kan den öppnas av alla PDF -visare. Så här skapar du dokumentet:

1. Klicka på knappen Skapa PDF / XPS -dokument.

2. Ange ett filnamn för din presentation.

3. Se till att du har valt PDF -format.

4. Markera eller avmarkera kryssrutan Öppna fil efter publicering, beroende på vad du föredrar.

5. Välj Standard (online -publicering och utskrift) om ditt dokument krävs i hög upplösning.

6. Välj Minsta storlek (onlinepublicering) om en mindre filstorlek är viktigare än utskriftskvaliteten.

7. Klicka på Alternativ för att ange detaljer som sidorna som ska skrivas ut, utskrift av markeringar eller utmatningsalternativ.

8. Klicka sedan på OK och sedan på Publicera.

Paket bildspel för CD:

Presentationer kan packas i enlighet därmed inte bara för CD -skivor utan också för USB -minnen. En eller flera presentationer och andra önskade filer kombineras och bränns på en CD. Om filerna sparas i en mapp kan de sedan kopieras därifrån till USB -minnet.

Skapa utdelning:

En annan exportfunktion är att skapa utdelningar, som består av bilder med dina anteckningar. Om du väljer det här alternativet öppnas en sidopanel där du kan ställa in layouten för anteckningarna och diabilderna. PowerPoint skapar sedan en valfri Word -fil där du kan fortsätta arbeta.

Ändra filtyp:

Under det här alternativet har du flera alternativ. Till exempel kan du ändra formatet på din presentation till det gamla PowerPoint 97-2003-formatet. Du kan också välja OpenDocument -format om din presentation ska vara lämplig för OpenOffice. En konvertering till JPEG.webp- eller PNG -bilder är också möjlig med knappen Ändra filtyp. Om du väljer Spara som en annan filtyp och sedan klickar på Spara som kan du också konvertera enskilda bilder till andra format som GIF.webp, BMP.webp, WMF, EMF eller TIFF.

Skapa video:

Videor sparas regelbundet i MP4 -format. Alternativt kan WMV -formatet också väljas. Alla multimediaelement, animationer och tidslinjer ingår i exporten. När det gäller bildkvalitet kan du välja mellan:

• Standard = 640x480 pixlar
• HD = 960x720 pixlar
• Full HD = 1400x1080 pixlar
• Ultra HD = 2880x2160 pixlar

Men var försiktig: ju högre upplösning desto större exporteras filen. Om du till exempel vill skicka din presentation via e-post bör du notera att många e-postprogram bara skickar bilagor upp till en viss storlek. Gå igenom en leverantör som WeTransfer för att skicka större bilagor.

Om du konverterar en PowerPoint -presentation till video befriar du dig från uppgif.webpten att ta reda på vilken version av PowerPoint mottagaren (erna) använder. Eftersom en presentation som är tillgänglig som en video i WMV -format kan spelas på vilken Windows -dator som helst med en motsvarande videospelare. Och detta kan installeras snabbt om det inte redan finns.

PowerPoint -presentationer i molnet: enkelt och praktiskt

Med den nya PowerPoint -varianten, som är en del av Microsoft 365 -prenumerationen, är det mycket enklare att dela PowerPoint -filer som innehåller video- eller ljudelement. Slutligen sparar Microsoft den skapade PowerPoint i molnet, som alla sedan kan komma åt. Allt du behöver göra är att dela presentationen med andra eller e -posta vägen till ditt moln.

Andra kan se PowerPoint -presentationen även om de inte själva är en Microsoft 365 -kund. Det finns ingen anledning att skapa, länka eller kopiera ytterligare mappar. En annan fördel: Presentationen kan inte bara ses av andra, utan också redigeras. Detta är möjligt i realtid, så att du kan arbeta med flera personer samtidigt i en PowerPoint -presentation.

Om du inte har molnversionen av PowerPoint kan du antingen dela dina presentationer på ett USB -minne eller en CD -skiva eller helt enkelt skicka dem via e -post. Om du arbetar med äldre versioner av PowerPoint har vi skapat några tips för dig.

Hur man skickar presentationer i PowerPoint -versioner upp till 2007

Med äldre PowerPoint -versioner fungerar överföringen lite annorlunda. I PowerPoint -versioner fram till 2007 är alla multimediefiler (med undantag för små WAV -filer) bara länkade till presentationen. När du vidarebefordrar dem måste du se till att dessa länkar fortfarande fungerar på andra datorer genom att skicka alla länkade filer.

Även om PowerPoint 2007 låter som det förflutna: Många privatpersoner och användare av äldre datorer använder fortfarande dessa äldre PowerPoint -versioner, varför det är vettigt att vara bekant med funktionerna och alternativen.

Versionsskillnader och förberedelser

I alla äldre versioner gör du ditt arbete enklare genom att skapa en mapp innan du börjar arbeta med presentationen, till vilken du kan kopiera alla multimediefiler utöver presentationen, innan du sätter in dem i presentationen.

Relativa sökvägar skapas för länkar där det faktiska söknamnet (enhet \ mapp \ undermapp) inte sparas och som fortfarande fungerar på andra datorer. På så sätt kan du vara säker på att alla multimediaelement i din presentation kan spelas upp och ingenting går förlorat.

Paketfiler automatiskt för CD

Pack för CD -funktionen är tillgänglig från PowerPoint 2003 och framåt. Det gör det möjligt att dela presentationer utan att behöva lagra och länka multimediefiler i en separat mapp. När du packar för CD, är filerna inbäddade i presentationen och exporteras också automatiskt. Numera är det vanligare att vidarebefordra det på ett USB -minne än på en CD - det är ännu enklare via e -post eller en molnlänk.

Samla data för hand

• Förpackning för CD är användbart när du vill att länkar ska korrigeras automatiskt. Om alla filer är samlade i en mapp kan du bränna mappinnehållet till CD utan denna funktion.
• Om du vill vidarebefordra presentationen på ett USB -minne bör du först sätta ihop den på din hårddisk och sedan kopiera den. Att spara direkt till mobildatabärare är utsatt för fel.
• Zip -filer skickas via e -post för att säkerställa att de håller ihop.
• Testa CD -skivan eller USB -minnet på en annan dator innan du vidarebefordrar eller reproducerar något.
• Du kan också cacha din presentation i din personliga Dropbox eller på en annan molntjänst och dela den med specifika personer. Du kan då bara komma åt presentationen, men inte ditt andra innehåll.

Välj rätt filformat och öka datastorleken

Om inbäddningen av filerna inte fungerar kan det bero på att till exempel fel filformat valdes. Ett ljud ska sparas som en wav -fil och inte som en wmv -fil. Datastorleken för wav -filer kan också ökas i PowerPoint -alternativen under Avancerat och Spara. På detta sätt kan ännu större filer bäddas in i presentationen, som sedan inte längre behöver skickas tillsammans med den.

För nyare PowerPoint -presentationer från 2016 och framåt finns det möjlighet att inte bara spara presentationer med lämpliga länkar. Du har flera alternativ för att dela presentationer, nämligen:

• Som PDF: Bilderna kan sedan öppnas med en PDF -visning som nästan alla datorer har
• Som enskilda bilder: Enskilda bilder kan sparas som grafik. Endast multimediaelement i dessa bilder kan inte spelas upp.
• Som en video: PowerPoint -presentationer kan exporteras som video eller film.

Vidarebefordra PowerPoint -presentationer som video: Så här fungerar det

För den äldre PowerPoint -versionen från 2010 kan du använda våra instruktioner för att skapa en video från din presentation.

Sätt in en ljudfil för en bild

1. Byt till bilden som du vill ha en musikalisk bakgrund.

2. Klicka på Ljud på fliken Infoga i gruppen Media.

3. Välj Ljud från fil.

4. Gå till mappen som innehåller musikfilen och välj den musikfil du vill ha.

5. Slutför markeringen genom att klicka på knappen Infoga.

6. PowerPoint placerar en högtalarsymbol på bilden för den infogade ljudfilen.

DRICKS: Om du inte är säker på vilken ljudfil som är rätt, högerklickar du bara på filen i dialogrutan Infoga ljud och klickar på Spela på snabbmenyn. På så sätt kan du utan tvekan bestämma rätt ljudfil.

Konfigurera uppspelningen av ljudfilen

Dra högtalarikonen bredvid bilden och låt den vara markerad.

Expandera fliken Ljudverktyg / Uppspelning.

I gruppen Ljudalternativ klickar du på Automatiskt i listan till höger om Start så att musiken spelas upp automatiskt när bilden visas.

Infoga ett musikstycke för hela presentationen

Om ljudfilen ska fungera som bakgrundsmusik för hela presentationen, fortsätt på följande sätt:

Gå till den första bilden i presentationen.

Sätt in ljudfilen enligt beskrivningen ovan.

Den här gången, på fliken Ljudverktyg / uppspelning, välj Spela över bilder i listan till höger om Start.

VIKTIG: Om du sedan konverterar presentationen till video måste musikstycket ha samma längd som presentationen.

Att aktivera kryssrutan "Spela oändligt" för en kortare ljudfil hjälper inte, eftersom upprepningen inte fungerar i videon.

Slutsats: Så här överför du dina PowerPoint -presentationer med alla multimediaelement

För att vidarebefordra en presentation med alla video- och ljudelement som den innehåller har du olika alternativ beroende på PowerPoint -versionen. Medan du i de äldre PowerPoint -versionerna också måste spara multimediaelementen som används och ställa in länkar, kan du i de nyare versionerna helt enkelt exportera hela filen. Alla element i presentationen tas med.

När du exporterar presentationer har du olika alternativ och kan exportera dem som PDF, video eller individuell grafik. Överföring till en CD eller ett USB-minne har varit problemfritt sedan PowerPoint version 2003.

Att överföra presentationen är praktisk och enkel med den molnbaserade Microsoft 365. Där kan PowerPoint-presentationer sparas online och andra användare kan komma åt dem via en länk. Det är till och med möjligt att redigera en presentation tillsammans. Värdefulla video- och ljudelement går inte förlorade i den molnbaserade versionen.