PDF: Allt om det viktigaste formatet för dokument

Standarden för plattformsoberoende skrivning

Digitalisering har blivit allt viktigare de senaste åren. Problemet: för många applikationer finns det olika tillvägagångssätt med olika filformat. Med detta försöker vissa utvecklare att binda kunder och användare mycket närmare sitt eget företag. Dessa program är egna och begränsas ofta till specifika plattformar. Fri användning har många fler fördelar här. Det gör det flexibelt att använda och kan också fungera över ett antal olika plattformar. Ett av de bästa exemplen är PDF -filen.

Bakom detta finns det bärbara dokumentformatet. I början var det en egen mjukvarulösning för problemet med att behöva formatera texter om och om igen. Under tiden har PDF blivit en standard för plattformsoberoende dokument. Både i företagssammanhang och för privata användare har PDF blivit en oumbärlig del av vardagen. Standarden innehåller nu en rad olika applikationer som kombineras i dokument - från enkla länkar till multimediaelement. Hur blev det portabla dokumentformatet så viktigt?

PDF: En titt på historien

PDF - Portable Document Format - används av nästan alla datoranvändare idag. Väldigt få användare vet fortfarande hur historien bakom den faktiskt började. Adobe ligger bakom dokumentformatet. Som en av de mest kända mjukvaruutvecklarna fokuserar företaget främst på lösningar för professionella applikationer. Detta inkluderar grafikprogram som Illustrator eller Photoshop. Den senare används ofta av fotografer för att alltid få ut det bästa av sina bilder.

Med flera hundra euro per licens har knappt någon privat användare råd med dyra program. PDF -filen är å andra sidan allestädes närvarande. I början, när formatet introducerades av Adobe, var denna rungande framgång inte förutsebar - vilket också har att göra med mjukvaruföretagets prispolicy.

Utgångspunkt, konflikter och nödvändigheter

Fram till utvecklingen och publiceringen av det bärbara dokumentformatet skapades digitala dokument med olika program, delades och öppnades på väldigt olika system. Varje PC -användare kan fortfarande observera resultatet idag. Enkelt exempel: Ett dokument skapas för en presentation på hemmakontoret. Innehållet är korrekt, det finns några fler tabeller och bilder.

I slutet, ge den färdiga presentationen ett snyggt teckensnitt, välj lämplig formatering från formatmallarna - klar. Presentationen sparas på ett USB -minne och tas med till kontoret. Överraskningen när du öppnar den innan du skriver ut: Förutom innehållet och texten är all formatering för "facket". Teckensnittsstorleken är inte längre korrekt, alla bilder är helt förskjutna och bara hälften av tabellen kan ses.

Det som ser bra ut på en dator behöver inte se identiskt ut med samma program på ett annat system. Användare idag använder:

• olika operativsystem (Apple kontra Windows kontra Linux etc.)
• olika kontorsapplikationer
• olika programversioner.

Problemen som beskrivs påverkar en rad olika kontorsapplikationer - från ren ordbehandling till kalkylblad och presentationslösningar. Kända problem som generationer av användare har upplevt.

Det mest kända exemplet vid denna tidpunkt är .doc-formatet. Perfekt eftersom flera användare kan dela ett dokument och redigera eller kommentera det, det har nackdelar när det delas på olika plattformar.

Bra idé, men tandproblem

Detta är exakt den lucka som Adobe har drivit med sitt bärbara dokumentformat. Tanken bakom: En gemensam standard som leder till identiska resultat på alla system. För detta ändamål fångas layouten, formateringen och texten som i en ögonblicksbild. Oavsett hur ofta en PDF delas - varje användare ser alltid samma sak.

Idén: När det är skapat kan det bärbara dokumentformatet flyttas utan förlust eller formateringsändringar. Det nya formatet för dokument presenterades på Windows och OS | 2 -konferensen i januari 1993. Adobe gav sin nya PDF -fil ytterligare en fördel som alla användare fortsätter att dra nytta av. När det bärbara dokumentformatet väl är skapat kan det inte längre enkelt ändras.

Detta innebär att efterbehandling av mottagaren inte är möjlig. Inget kan läggas till eller tas bort i en PDF -fil. Manipulationer, som är fallet med andra format - till exempel:

• räkningar
• Erbjuds
• Rapportering

är möjliga, blir mycket mindre sannolikt med det bärbara dokumentformatet.

PDF -filen publicerades slutligen sommaren 1993 - efter flera års utvecklingsarbete. Men innan formatet blev populärt för privata användare tog det år. Flera problem var ansvariga.

• Konkurrent: Ursprungligen var Portable Document Format ett av flera sätt att lösa samma problem. Bland annat deltog DjVu, Envoy, Common Ground Digital Paper och Farallon Replica i PDF -tävlingen. LaTeX dokumenthanteringssystem, som är utbrett inom den akademiska sektorn, har också liknande stilistiska tillvägagångssätt.
• Proprietär: Under de första åren efter publiceringen var PDF ett proprietärt dokumentformat. Detta gjorde det omöjligt att utveckla externa applikationer. Utvecklarna har dock sedan övergett det proprietära portabla dokumentformatet och publicerat det hela via ISO. En viktig byggsten för att säkerställa bred acceptans.
• Kostar: Under de första åren var varken de program för att skapa en PDF eller Adobe Reader som krävs för att öppna den gratis. Därmed snubblade företaget sig själva och förhindrade spridning av PDF som en internationellt utbredd dokumentstandard. Under tiden är dock Acrobat Reader fritt tillgängligt. Programmen för att skapa och redigera PDF -filer är fortfarande avgif.webptsbelagda. Adobe har nu bytt detta område till SaaS -modellen.

ANSI och ISO: Utmärkelsen

Det faktum att PDF har vunnit över andra format beror på en specifik händelse - 29 januari 2007. Adobe meddelade att specifikationerna för Portable Document Format 1.7 kommer att avslöjas fullt ut. För detta ändamål avslöjades PDF 1.7 för American National Standards Institute (ANSI). Målet: En publikation genom International Organization for Standardization (ISO). Med detta uppnådde Adobe en massiv ökning i popularitet för PDF -formatet. Å andra sidan avstängde utvecklarna sig från möjligheten att vidareutveckla det portabla dokumentformatet på sitt eget sätt. Under tiden är Adobe bara medlem i tekniska kommittén för alla versioner efter PDF 1.7.

Verkligen bra eller bara etablerad?

Initialt var funktionaliteten hos det bärbara dokumentformatet begränsad, till exempel vid implementering av länkar eller tillgängligt färgutrymme. Först med de senare versionerna minskade utvecklarna gradvis begränsningarna. Med version 1.2, till exempel, var visningen i CMYK -färgutrymmet möjlig. Dessutom utvecklades plug-ins för webbläsare, med vilka PDF-filer också kunde visas i webbläsarfönster.

Med det ökande antalet funktioner och publiceringen av International Organization for Standardization blev PDF -filen allt populärare. PDF erbjuder nu ett brett utbud av funktioner. Dessutom behöver Adobe -mjukvara inte längre användas för skapande. Det är möjligt att skapa motsvarande dokument från många Office -program. Detta är nu till och med möjligt på resande fot. I slutändan finns det flera orsaker till dess utbredda användning. Å ena sidan acceptansen, å andra sidan prestandan och fördelarna med PDF.

PDF: De viktigaste fördelarna

Det faktum att Adobe nu har drivit alla konkurrenter från de första åren till kanten och in i nischer med Portable Document Format beror på flera faktorer. Det är en kombination av plattformsoberoende tillämpbarhet. Dessutom har PDF -avgörandet tagits fram på ett avgörande sätt genom att bryta sig loss från sin egen karaktär. Vilka är fördelarna med att använda Portable Document Format i praktiken?

Alltid där: plattformsoberoende

Många privata användare förlitar sig idag på datorer och bärbara datorer med Windows-baserade operativsystem. Enligt zdnet nådde det nuvarande Windows-operativsystemet ensam mer än 900 miljoner användare i slutet av 2022-2023. Operativsystemen från Apple har också mycket höga marknadsandelar. Det här handlar inte bara om klassiska skrivbordsprogram.

Apple har byggt ett mobilt ekosystem under det senaste decenniet - precis som Android. Det finns också andra plattformar som Unix eller Linux.

Alla operativsystem har en sak gemensamt: utbyte av information och data över plattformens gränser. PDF -filen uppfyller exakt detta krav. Oberoende från plattformen är fortfarande en av de drivande fördelarna med formatet. En PDF kan enkelt öppnas på en dator med Windows 8 eller Windows 10. Filerna kan till och med öppnas på enheter med macOS - även om det knappast finns några andra kontaktpunkter mellan Microsoft och Apple -baserade system.

Ingen mer bruten formatering

En av styrkorna i PDF är det faktum att formateringen och layouten praktiskt taget är ”flashfrossade”. Användare skapar dokumentet, konverterar det till det bärbara dokumentformatet - och kan enkelt dela det med andra användare. Det som gör att PDF -filen sticker ut är dess stabilitet. Till skillnad från många filformat som är standard i Office -program förblir formateringen stabil när det portabla dokumentformatet överförs. Inga rubriker som visas i en annan teckenstorlek och inga bilder som glider från början av en textmodul till slutet.

Även överföring av digitala dokument till tryckta kopior är möjlig med Portable Document Format utan större svårigheter och formatförluster. I slutändan ser en PDF exakt likadan ut på skärmen som på ett pappersark. Dessutom erbjuder nuvarande versioner av Portable Document Format funktioner som är av ovärderligt värde, särskilt för användning av digitala medier.

Till exempel kan författare ange bokmärken för radbrytningar. På så sätt kan PDF -filen inte bara beskäras för skrivbordsprogram. Under tiden blir mobila medier allt viktigare. Detta ger bärbarhet i Portable Document Format en ny mening.

Höga säkerhetsstandarder

Filformat som .doc eller .xls har vissa nackdelar. Å ena sidan kan de inte representeras förlustfritt på varje plattform. Nästan alla användare känner till problemet: Dokumentet ser helt annorlunda ut på en annan dator. Dessutom är dessa format inte manipuleringssäkra. Enkelt exempel: En uppstart skickar en faktura i .doc-format.

Mottagaren öppnar filen - och raderar helt enkelt en tia. Räkningen är omedelbart lägre. I slutändan är en sådan form av manipulation ett konstruerat exempel. I praktiken bör det dock klargöra att det behövs dokumentformat i vardagen som inte lätt kan ändras (och manipuleras).

Men PDF erbjuder nu så mycket mer när det gäller säkerhet. Dokumenten kan krypteras för att skydda dem från obehörig åtkomst. Om någon bara vill skicka delar av ett PDF -dokument till en annan person finns det också möjlighet att redigera enskilda passager. Hur detta fungerar i detalj kan läsas i den här guiden. Redaktionskoder används här, som är ganska enkla att använda idag.

Uppmärksamhet:PDF -dokument är inte heller helt säkra från manipulation, som forskare kan bevisa. Ändå betyder det hela mycket mer ansträngning än med andra dokumentformat.

2 och 3D -grafik

Speciellt när man arbetar med bilder i dokument kan det finnas konflikter vid överföring av dokument och användning av dem på andra datorer och system. Det händer många användare att bilderna plötsligt visas förskjutna eller att textflödet avviker från originalversionen. Ett välkänt problem som kan orsaka extremt pinsamma stunder för presentationer.

Med Portable Document Format är sådana situationer ett minne blott. Förutom rent textinnehåll och hyperlänkar kan PDF -dokument också:

• Formler
• Tabeller
• Grafik och
• bilder

Föra in. I detta sammanhang har prestandan för Portable Document Format förbättrats avsevärt under de senaste åren. Under tiden kan författare också spara alt -texter för bilderna. Dessa ”bildbeskrivningar” visas när bilden inte kan visas.

Vänster

Länkar är nu en grundläggande del av många dokument. I World Wide Web i synnerhet skapar dessa hyperlänkar tvärförbindelser till annat innehåll. Ankaret kan vara en fras i texten eller en bild. Andra sidelement kan också fungera som ankare för hyperlänken. En annan fördel med att arbeta med länkar i PDF -dokument: På så sätt kan författaren göra det möjligt att hoppa direkt till andra textpassager / områden i dokumentet.

PDF: Intressanta fakta och mening

Portable Document Format har sedan länge blivit en internationell standard. PDF har blivit oumbärlig i företagskommunikation. Men vetenskapen använder nu också det bärbara dokumentformatet i stor skala - för att publicera artiklar och studier. Möjligheten att använda det portabla dokumentformatet för att utveckla ett formulär som automatiskt överför inmatade data till en server har lett till att det används när ett konto öppnas.

Program för att skapa och läsa

Hur kan privata användare skapa en PDF själv - utan att behöva använda ett av Adobes verktyg. Genom att publicera systemspecifikationerna banade Adobe vägen för andra företag och utvecklare att skapa möjligheter. Många Office -lösningar har nu gränssnitt som enkelt kan användas för att skapa en PDF -fil.

Dokument kan enkelt sparas som PDF eller skrivas ut. Dessutom finns det speciella appar för mobila operativsystem och programvarulösningar som skrivbordsprogram som kan användas för att skapa en PDF -fil.

Uppmärksamhet: Olika verktyg erbjuds gratis idag. Pro -versionen måste ofta köpas för ett utökat utbud av funktioner.

teknisk struktur

I grund och botten består ett PDF -dokument av upp till fyra olika innehållstyper. Den viktigaste aspekten som faktiskt alltid finns där: textens kropp. Det är här det faktiska innehållet spelas in. De tre andra innehållstyperna tenderar att agera för att stödja texten.

• Vektorgrafik (illustrationer eller designelement)
• Rastergrafik i form av foton
• Multimediaobjekt.

För att kunna visa det färdiga dokumentet överallt utan förlust används olika tekniker i Portable Document Format. Dokumentet tar med nödvändiga teckensnitt via ett inbäddningssystem för teckensnitt. En andra komponent är ett arkiv som innehåller all information om hur dokumentet i slutändan är uppbyggt. Den tredje aspekten är "innehållsbehållaren" med all information om testet och grafiken. Exempelvis används PostScript här för PDF -dokument.

Betydelsen av PDF för världen

Med Portable Document Format skapade Adobe en standard som många användargrupper använder idag. Betydelsen av PDF -filen är följaktligen. Under tiden, förutom HTML, kombineras information som text och bilder inte i något annat format. Förutom företagskorrespondens, som kan hållas manipuleringssäker med PDF, använder många privata användare nu också formatet. Med tanke på denna vikt kommer det portabla dokumentformatet inte att försvinna från det digitala informationsutbytet snart.

En (kort) lista över möjliga alternativ

PDF har blivit så väl etablerat som en standard att det knappast finns något behov av alternativ. De konkurrerande formaten djVU eller Common Ground Digital Paper som nämns ovan är fortfarande tillgängliga, men används sällan. LaTex finns fortfarande i akademiska kretsar, men PDF -formatet blir alltmer populärt även där.

Slutsats: PDF - ett format för många plattformar

PDF -filer har blivit en integrerad del av vardagen. Det finns dussintals av dessa filer på nästan alla datorer. En utveckling som ingen tänkte på för 20 år sedan - inte ens med utvecklarna på Adobe. Det är här PDF -filen har sitt ursprung.

Ursprunget på 1990 -talet är formatet nu accepterat över hela världen när det gäller att skapa dokument som ska användas på olika plattformar. En stabil layout och det faktum att inte alla kan ändra ett PDF -dokument bidrar till acceptansen. Under tiden har Portable Document Format blivit så utbredd att alternativ är extremt svåra.