Så här kringgår du gränserna för autofiltret och visar mer än 1 000 eller 10 000 poster
Om du vill använda ett autofilter i en mycket omfattande lista kommer du snabbt till gränserna för möjligheterna. Dessa kan ses genom att inte alla poster i motsvarande kolumn visas i en AutoFilter -lista.
Följande bild visar detta fenomen med hjälp av en exempeltabell där det finns 30 000 poster per kolumn, även om inte alla visas i rullgardinsmenyn för filter:
Det här problemet är relaterat till att rullgardinsmenyn AutoFilter bara kan visa poster upp till en övre gräns. I Excel upp till version 2003 är detta högst 1000 olika kriterier, i Excel från version 2007 högst 10 000 olika kriterier.
Antalet rader i en lista spelar ingen roll, bara antalet olika kriterier. I princip kan AutoFilter bearbeta fler kriterier; den enda begränsningen är displayen.
Hur man kringgår gränsen för autofilter
Du kan lösa problemet som beskrivs med ett speciellt filter eller ett användardefinierat autofilter där du manuellt anger kriteriet som inte visas.
I omfattande listor som ofta måste filtreras enligt olika kriterier är det dock lämpligt att göra en förfiltrering med hjälp av en kolumn. Gör så här:
- Skapa en extra kolumn bredvid din lista.
- I exempeltabellen är detta kolumn D. Om det första innehållet i listan finns på den andra raden och listan ska filtreras enligt innehållet i kolumn B, anger du följande formel i cell D2:
= VÄNSTER (B2; 1)
Använd denna formel för att bestämma det första tecknet i cell B2 som ska användas för förfiltrering. - Kopiera denna formel till cellerna nedan i kolumn D, i exempeltabellen upp till sista raden 30000. Följande bild visar hjälpkolumnen i exempeltabellen:
- Om du inte redan har gjort det, använd DATA -menyn och kommandot eller FILTER - AUTOFILTER -knappen (Excel till och med version 2003) eller FIOLTERN (Excel version 2007 eller senare) för att ge listan listfält för automatisk filtrering .
För filtret, välj den första bokstaven i teckenuppsättningen som du vill filtrera på i hjälpkolumnen. Följande bild visar detta med exempeltabellen:
Efter att du har valt den första bokstaven visas bara listinnehållet som börjar med det valda tecknet:
I den här listan, filtrerad efter hjälpkolumnen, kan du nu använda AutoFilter i kolumn B och välja motsvarande innehåll från listan, som nu innehåller allt innehåll med önskad första bokstav:
Om förfiltret som beskrivs med det första tecknet inte är tillräckligt kan du också visa de två första tecknen i hjälpkolumnen. Formeln som krävs för detta ser ut så här för den andra raden:
= VÄNSTER (B2; 2)
Du kan använda förfiltreringsmetoden som beskrivs inte bara för textinnehåll, utan också för alla sekvenser av nummer, till exempel postnummer.
