Automatiska ifyllningsfunktioner i Excel: Instruktioner

Spara dig själv manuella poster i Excel med de automatiska ifyllningsfunktionerna

Excel erbjuder en mängd olika funktioner. Du behöver inte fylla i många fält själv, Excel gör det åt dig. Olika automatiska ifyllningsalternativ sparar dig en hel del manuella poster, som vi kommer att presentera för dig nedan.

Tips 1: fyll i tomma celler i Excel -kalkylblad med rätt innehåll

I vissa Excel -kalkylblad registreras inte data helt, utan fylls bara i efteråt. Tänk på en orderlista där ett nytt datum endast anges för en order om det finns ett nytt leveransdatum.

I datumkolumnen anger du bara varje datum en gång, på de återstående raderna är det tomt. Följande bild (se skärmdump) visar hur en sådan lista kan se ut. För att slutföra Excel -tabellen vill du ange innehållet från cellen ovan i alla tomma celler. Du behöver inte göra detta manuellt. Gör följande i alla versioner av Excel:

1. Välj det cellintervall vars tomma celler ska fyllas i, till exempel intervallet B2: B15 från bilden.

   

2. Åkalla GO TO -kommandot. Du kan göra detta i alla versioner av Excel med tangentkombinationen CTRL G.

3. Klicka på knappen INNEHÅLL i dialogrutan som visas.

4. Aktivera BLANK -alternativet.

5. Bekräfta ditt val med OK -knappen.

6. Excel väljer sedan alla tomma celler i önskat intervall. Lämna detta urval aktivt utan att klicka på någon annan cell. Ange ett likhetstecken och tryck på PIL UPP. Du kommer då att se referensen till cellen ovan i den första tomma cellen i intervallet.

7. Slutför posten med tangentkombinationen CTRL ENTER. Excel fyller sedan i de markerade cellerna med den aktuella formeln. Detta gör att Excel fyller alla tomma celler med cellinnehållet som ligger direkt ovanför dem.

Följande bild (se skärmdump) visar hur resultatet ser ut. Excel ändrar automatiskt innehållet i cellerna som fylls på detta sätt om ett annat värde anges i referenscellen.

Videohandledning: fyll i cellerna automatiskt i Excel

Tips 2: Låt Excel beräkna linjära och exponentiella framtida värden

Du kan använda en extra funktion för att beräkna framtida värden utifrån befintliga värden. Gör så här:

För att göra detta, skapa en serie tal med historiska värden. Ju mer historiska värden du anger, desto mer exakt blir resultatet.

Markera sedan alla siffror som matats in med de tidigare värdena och dra kopieringshandtaget med höger musknapp till önskad cell. En snabbmeny visas nu.

Här hittar du Excel -kommandona Linjär trend och Exponentiell trend. Med ett klick på önskad trend fylls alla celler med de beräknade siffrorna.

Prova själv om den linjära eller den exponentiella trenden är mer lämplig för dina uppskattningar.

Tips 3: Låt år, kvartal och månader, dagar och tider fyllas i automatiskt

Du kan också använda Excel-fyllningsalternativ för att göra kalendrar bra. Detta fungerar också snabbt och enkelt utan att skriva mycket.

1. Om du vill lägga till år anger du startåret.

2. Använd kopieringshandtaget för att dra året till önskad cell, klicka på den smarta taggen som visas och välj alternativet Fyll i dataserie.

3. För att skapa kvartal, skriv Q 1 eller Quarter 1 i en cell. Använd kopieringshandtaget för att dra posten till önskad cell. Excel erkänner att dessa är kvartal och fyller bara upp till kvartal 4, varefter det fortsätter igen med kvartal 1.

4. Om du anger ett månadsnamn i en cell (till exempel februari) och drar det med kopieringshandtaget till önskad cell, fylls månadsnamnen automatiskt upp till den punkten.