Outlook: Spara e -post som PDF -fil: PDFCreator

Så är det gjort!

Vill du spara viktiga e -postmeddelanden i dina arkivmappar på en specifik plats på hårddisken? Till exempel e-post med fakturor, känslig kundinformation eller innehåll som ur juridisk synvinkel måste sparas på lång sikt. Det välkända och populära PDF-formatet är lämpligt för detta ändamål som ett pålitligt och långvarigt arkivformat. Den tar lite plats på hårddisken, kan öppnas på olika slutenheter och erbjuder hög säkerhet.

Spara PDF -filer i Outlook: det här är lämpliga program

Till skillnad från Microsoft Word eller Microsoft PowerPoint erbjuder Microsoft Outlook inte ett inbyggt alternativ för att spara eller konvertera PDF-filer. Ett alternativ är det betalda programmet "Adobe Acrobat", som kan skapa PDF -filer från Outlook. Om du är intresserad av en gratis lösning med liknande funktioner bör du använda PDFCreator som ett alternativ.

Verktyget finns i en tysk version och utvecklas kontinuerligt. Den installerar en virtuell skrivardrivrutin och skapar PDF -filer med kommandot "Skriv ut". Med PDFCreator kan du skapa dokument som PDF -filer från alla Windows -program. Om du regelbundet arbetar med länkar i dokument är PDF Creator inte förstahandsvalet. Detta beror på att programvaran inte accepterar hyperlänkar och dessa inte är klickbara i den skapade PDF -filen. I det här fallet kan Windows 10 -användare använda det kostnadsfria verktyget "Microsoft Print to PDF" som medföljer. I alla andra fall är PDFCreator som ett gratis PDF -verktyg det rätta valet på grund av dess snabbhet och användarvänlighet.

Installera PDF Creator

1. Det första steget är att installera PDFCreator på några sekunder genom att öppna adressen https://www.pdfforge.org/de/pdfcreator/editions i din webbläsare. Ladda sedan ner den senaste versionen av PDFCreator. Du har valet mellan den kostnadsfria enanvändarversionen eller de betalda fleranvändar- och serverversionerna.

   

2. När installationsfilen har laddats startar du den med ett dubbelklick.

   

3. Installationsguiden guidar dig genom installationen och ger dig viktig information om korrekt installation. Du kan bland annat ställa in språk för programmet och visa information om licensavtalet eller inställningarna för dataskydd.

   

4. Programvaran installeras på din dator inom några sekunder. Efter installationen kan du komma åt onlinehandboken eller söka i kunskapsbasen efter hjälpämnen. Om du har några frågor när du använder PDF Creator finns också flerspråkigt communitystöd. PDFCreator är redo att använda och kan konvertera e -postmeddelanden till PDF -filer med bara några klick under Microsoft Outlook.

   

Spara e -postmeddelanden som PDF - så fungerar det

Det är möjligt att spara ett e -postmeddelande i PDF -format med bara några klick och inställningar. Med följande 6 steg kan du skapa professionella PDF -filer med specifika dokumenttitlar och information om författaren och nyckelord, vilket underlättar den senare sökningen:

1. Öppna alla e -postmeddelanden som du vill spara som PDF.

2. Gå till menyn → Skriv ut på fliken Arkiv.

3. Välj PDFCreator som skrivare.

   

4. När det gäller ett flersidigt e-postmeddelande kan du ange vilka sidor som ska sparas. För att göra detta, klicka på Utskriftsalternativ och ange sidnumren. Det är inte möjligt att bara spara ett markerat område eller delar av en markerad text i PDFCreator.

   

5. I nästa steg klickar du på knappen "Skriv ut". Ett nytt fönster öppnas där du kan ange specifikationerna för det dokument som ska sparas.

   

6. I det övre området i urvalsfönstret kan du ange i vilket format dokumentet ska sparas. Förutom en vanlig PDF -fil kan du välja mellan:

   • olika kompressionsnivåer,
   • lagring som en grafisk fil eller
   • arkivering som en skyddad PDF -fil.
   

7. I det mellersta området i urvalsfönstret måste sökvägen och filnamnet under vilket PDF -filen ska sparas anges.

8. I den nedre delen är det viktigt att ange en meningsfull dokumenttitel. Denna procedur gör det lättare för dig att hitta dokumentet senare. Samtidigt hjälper det mottagare att tilldela filen. Du kan bland annat använda e -postens ursprungliga ämne eller använda en enskild titel. Du kan också ange ett ämne och / eller nyckelord. Denna information kan ses i Windows Explorer eller användas som sökord.

   Det finns också möjlighet att slå ihop den skapade PDF -filen direkt med en annan fil. Om du vill detta, aktivera knappen Slå ihop. Du kan också bifoga PDF -filen direkt till ett e -postmeddelande eller vidarebefordra eller ladda upp den via Dropbox eller FTP.

   

9. Om du vill spara filen som standard klickar du på den gröna kryssrutan "Spara". Dokumentets titel används som filnamn. Du kan ändra namnet för sista gången innan du börjar spara processen.

   "PDF -arkitekten" skapar sedan din PDF -fil i bakgrunden. Om du har ett användarkonto hos tillverkaren PDFForge kan du också logga in och spara filen på det här kontot. Alternativt kan du skapa ett nytt användarkonto. Den utformade PDF -filen visas i "PDF -arkitekten".

Dricks: Som standard används PDFForge -programvaran "PDF Architect" som visningsprogram för PDF -filer som skapats med PDFCreater. Om du vill fortsätta läsa PDF -filer med gratis Adobe Acrobat Reader eller ett annat verktyg kan du spara detta i PDFCreator -inställningarna. Du kan också ändra valet för standardappar i Windows -inställningar.

PDF -filer erbjuder i princip dessa fördelar

Det är enkelt att spara ett e -postmeddelande från Outlook som en PDF -fil. Förutom att kunna sparas, erbjuder PDF -filer många fördelar jämfört med andra format, till exempel MSG Outlook -lagringsformat. Även om MSG-filer bara kan läsas av Outlook och några få e-post- och konverteringsprogram, används PDF-formatet över hela världen.

Gratis PDF -läsprogram som Adobe Acrobat Reader garanterar att mottagare av en PDF -fil kan läsa den på nästan vilken enhet som helst. PDF -filer komprimeras också när de sparas och är i de flesta fall mindre än källdokumentet. Dessutom behålls formatering, bilder, inbäddade teckensnitt och det allmänna utseendet.

Säkerheten för dokument är avgörande, särskilt när du skickar dem över Internet. Genom att ställa in alternativ kan filer med känsligt innehåll skyddas från obehörig datastöld. Detsamma händer genom att tilldela ett lösenord. I det här fallet kommer obehöriga inte att kunna öppna filen och läsa dess innehåll.

Med mervärdet av PDF -filer och möjligheten att använda sökord och en meningsfull titel för att göra PDF -filer lättare att hitta, är PDF -filer idealiska för att arkivera e -postmeddelanden i Outlook.

Sammanfattning: Säkerhetskopiera e -postmeddelanden i Outlook med PDF Creator - snabbt och enkelt

Om du vill arkivera ett e-postmeddelande säkert på lång sikt är PDF-formatet särskilt lämpligt för detta. Eftersom Microsoft Outlook inte erbjuder ombyggd konvertering till PDF-format måste extern programvara användas. Ett målorienterat och användarvänligt program som har använts en miljon gånger är PDFCreator. När den väl har installerats som en virtuell skrivardrivrutin kan den användas för att konvertera dokument till PDF -filer från alla Windows -program.

I Outlook väljer du utskriftsfunktionen, anger dokumentets titel, nyckelord och lagringsvägen och kan arkivera din e-post med bara några klick. PDFCreator fungerar lika tillförlitligt som betalda program och rekommenderas därför som en virtuell PDF -skrivardrivrutin för Windows och Microsoft Outlook.