Du kan ange dina grundläggande arbetstider i Outlook - men bara enhetligt för alla dagar i veckan. Men om du har andra arbetstider på måndag och fredag än till exempel de andra dagarna, kommer en smart lösning som jag nyligen introducerade att hjälpa
Om du inte är på kontoret vid den vanliga tiden vissa dagar, till exempel för att du anländer sent på måndag morgon som pendlare eller för att du går till sport tidigare en kväll och vill ange detta i kalendern, är det bäst att blockera dessa tider med fasta tider Seriemöten. När du skriver ett möte kommer du att varnas för att det finns överlappningar. Framför allt kan dina kollegor då inte längre ställa in möten åt dig via mötesförfrågningar under den blockerade perioden.
Ange grundläggande arbetstider
I kalenderalternativen kan du ställa in vilka timmar som ska visas för dag- och veckovyn för alla veckodagar. Alternativet finns i Outlook upp till version 2007 under Verktyg → Alternativ → Inställningar → Kalenderalternativ, i Outlook från 2010 under Arkiv → Alternativ → Kalender. Här anger du tiderna i fälten Börjar kl och Avslutar kl a.
Anta till exempel att du börjar arbeta på måndag kl. 10 och inte kl. 9 på måndag. Ställ sedan in kärnarbetstiden med hjälp av kalenderalternativen, till exempel 9:00 till 18:00
Skapa återkommande möten
Ställ sedan in en seriemöte enligt följande, med vilken du kan spara tid på måndag morgon:
- Skapa ett möte som varar på måndag från 07:00 till 10:00 och som du kan namnge, till exempel "Out of the office". Att komma igång med mötet så tidigt (och inte ta 9-10 am) är helt enkelt en försiktighetsåtgärd. Detta hindrar någon från att lägga till ett möte i din kalender före 9:00
- Klicka på Serietyp.
- Välja Upprepningsmönster: Varje vecka och Alla: 1 vecka på måndag.
- Under Seriens varaktighet välja Inget slutdatum om det inte finns ett sådant datum, skriv det under Avslutar kl a.
- Stäng dialogrutan Återkommande möten.
- Välj i fältet Visa som alternativet Frånvarande.
- Spara och stäng det återkommande mötet.
