När de säkerhetskopierar PST -filen senast undrar många Outlook -användare hur stor filen är - trots att de städar sin inkorg regelbundet. Vad många inte är medvetna om: "Skickade objekt" -mappen är också ofta en enorm "data"
Om - som rekommenderat - du lagrar kopior av alla skickade meddelanden i mappen SKICKADE OBJEKTER (eller i Outlook 2010 i mappen SKICKADE), sparar Outlook inte bara e -postmeddelanden utan även kopior av filerna som du har skickat i den här mappen. På detta sätt har du dessa filer två gånger på din hårddisk: i respektive mapp från vilken du hämtade dem till e-postmeddelandet och i Outlook PST-filen. Detta är inte bara slöseri med utrymme, Outlook blir också långsammare ju större PST -filen är. Därför bör du inte bara städa upp din inkorg, utan också kopiorna av de skickade meddelandena.
Hur mycket plats tar de mejl du skickar upp?
För att ta reda på hur mycket minne e -postmeddelanden och bilagor du skickar använder du följande:
- Högerklicka på PERSONLIGA MAPPAR i mapplistan eller, i Outlook 2010, på en av de personliga mapparna.
- I Outlook 2007 eller tidigare, använd kommandot EGENSKAPER FÖR "PERSONLIG MAPP", i Outlook 2010 kommandot DATA FIL EGENSKAPER.
- Klicka på knappen FOLDER SIZE på fliken ALLMÄNT.
- Du kan se hur omfattande innehållet i mappen SENT ELE-MENTS är på motsvarande rad. Anteckna också vilka andra mappar som också innehåller mycket data.
- Stäng dialogrutor.
Öppna nu mappen SKICKADE OBJEKTER. Så att alla stora e-postmeddelanden visas tillsammans är det bäst att sortera efter kolumnen STORLEK.
Ta bort bilagor
Gå nu igenom e -postmeddelandena och ta bort de filer du inte längre behöver. Eller så kan du spara filer på hårddisken som finns i Outlook men inte längre finns i mappsystemet på din hårddisk.
I Outlook upp till version 2007 måste du öppna varenda e -postmeddelande för att radera bilagorna - du kan inte ta bort bilagorna i förhandsgranskningen i läsfältet.
- Så öppna den första filen vars bilagor du vill ta bort.
- Välj sedan filbilagorna, klicka på dem med höger musknapp och åk på kommandot DELETE.
- Stäng e -postmeddelandet.
- Svara på säkerhetsfrågan om ändringarna ska sparas med JA.
Upprepa steg 1 till 4 för nästa e -postmeddelande. I Outlook 2010 är det äntligen möjligt att ta bort filbilagor i läsvyn utan att behöva öppna e -postmeddelandet först:
- Välj e -postmeddelandet i inkorgen.
- Högerklicka sedan på bilagan som ska raderas i förhandsgranskningen nedan eller bredvid e-postlistan. Om e-postmeddelandet innehåller flera bilagor markerar du filerna som ska raderas med CTRL och ett musklick eller klickar på den första filen, håller ned SHIFT och klickar på den sista filen. Klicka sedan på en av de valda filerna med höger musknapp.
- Ring kommandot REMOVE PLANT.
- Bekräfta säkerhetsfrågan med REMOVE PLANTS.
- Fortsätt till nästa mejl.
Så att Outlook faktiskt släpper ut det utrymme som upptas av de raderade data i PST -filen efter radering måste du nu komprimera den personliga mappen:
- Högerklicka på den personliga mappen i mapplistan och välj kommandot EGENSKAPER FÖR "PERSONLIG MAPP" eller, i Outlook 2010, DATA FIL-EGENSKAPER.
- Klicka på AVANCERAD.
- Klicka på KOMPRESS NU. Processen kan ta lite tid efter omfattande radering. När komprimeringsprocessen är klar stänger Outlook helt enkelt fönstret utan att visa ett framgångsmeddelande.
- Stäng dialogrutor.
