Dessa platshållare gör ersättningsfunktionen mer effektiv

Instruktioner för effektiv användning av platshållare i ersättningsfunktionen

Microsoft Word erbjuder många funktioner som är användbara vid utformning av professionella texter. En viktig funktion är att ersätta termer eller beteckningar. Om du till exempel vill att ett namn i dina dokument ska ersättas med ett namn plus jobbtitel kan du göra detta i Microsoft Word i bara några steg.

Exempel:

När du anger namnet "Johannes Schmidt"Detta indikeras med"Johannes Schmidt - Försäljningschef"Ersatt.

För att manuellt ersätta termer eller beteckningar använder du den kombinerade funktionen "Sök och ersätt". Du hittar det i Microsoft Word på "Start" -fliken i "Redigera" -menyalternativet under "Ersätt" -alternativet.

Den enda funktionen "Sök", som du hittar direkt ovanför "Ersätt funktion", hjälper dig att hitta de ord du vill ha i en text. Den listar platserna i kronologisk ordning. Du kan sedan manuellt bestämma om och vilka textpass du vill ändra eller korrigera.

Om du vill använda funktionen ”Sök och ersätt” anger du det ursprungliga namnet eller beskrivningen i fältet ”Hitta vad”. I nästa steg skriver du namnet eller beskrivningen i "Ersätt fältet" som ska användas från och med nu.

Spara tid och arbeta mer effektivt med platshållare

Funktionen "Sök och ersätt" är effektiv och kan hjälpa till att implementera felaktiga inmatningar eller omfattande utbyten i ett arbetssteg. Du kan också spara arbete med den föga kända platshållaren i funktionen "Ersätt". Du använder platshållaren enligt följande:

1. I det första steget öppnar du ersättningsfunktionen med Ctrl + H eller navigerar till fliken "Start" i "Redigera" -menyområdet.

2. Ange söktermen, till exempel ett namn som »Johannes Schmidt«, i fältet "SÖK FÖR".

3. I nästa steg växlar du till fältet "ERSTÄLL MED".

4. Ange följande här: "& (Försäljningshantering)".

   Info: Skylten »^«Finns på tangentbordet längst upp till vänster bredvid» 1 «eller under ESC -tangenten. Eftersom det normalt krävs för specialtecken som "â", "ê", "î" etc., visas det inte direkt efter att du har angett det, men du måste först trycka på en annan tangent, i det här fallet Skift + 6 för " & "-Sign.

5. Slutligen klickar du på "ERSÄTT ALLA" eller på "HITTA MER" och "ERSTÄLL" om du vill ersätta selektivt. Du kan också definiera sökalternativ, till exempel att ignorera skiljetecken eller mellanslag.

Word ersätter sedan söktermen "Johannes Schmidt" med själva söktermen och lägger till önskat tillägg.

Om det behövs kan platshållaren »&« också användas någon annanstans i fältet "ERSÄTTA MED" för att placera jobbtiteln framför namnet och namnet inom parentes, som i följande exempel:

SÖKER: Johannes Schmidt

ERSTÄLL MED: Säljledning (&)

Platshållare för Urklipp - intressant för att ange adresser

En annan användbar platshållare vid byte är varianten: »c«. Om du anger den här platshållaren i fältet "ERSTÄLL MED" kommer den att ersättas av innehållet i Urklipp. På så sätt kan du till exempel kopiera hela företagets adress på en webbplats och få företagsnamnet snabbt och enkelt ersatt av företagsnamn och adress i ditt dokument:

SÖK TILL: Schmidt & Co

ERSTÄLL MED: & ( c)

Vilka alternativ erbjuder "Sök och ersätt" -funktionen fortfarande

Förutom att ersätta termer och införliva platshållare erbjuder funktionen "Sök och ersätt" ytterligare alternativ för att filtrera och ersätta termer i texter. Om du expanderar urvalsfönstret genom att klicka på "Expandera" -knappen får du ytterligare inställningsalternativ för en mer förfinad sökning: "Sök och ersätt" -funktionen erbjuder, förutom ersättning av termer och införlivande av platshållare, ytterligare alternativ för att filtrera termer i texter och ersätta. Om du utökar urvalsfönstret genom att klicka på knappen "Expandera" får du ytterligare inställningsalternativ för en mer förfinad sökning:

Notera versaler och gemener	Med en bock i den här kryssrutan definierar du att Microsoft Word bara hittar termer som har exakt stavning av söktermen. Om ordet "mästare" var skrivet med små bokstäver, skulle Word ignorera detta felaktiga uttryck.
Sök bara efter hela ordet	Om den här kryssrutan är aktiverad måste ordet i texten motsvara söktermen. Om termen som ska sökas ingår i texten hittar Word den inte.
Använd platshållare	Som den här artikeln visar kan du redan använda många platshållare när du söker efter och ersätter termer i Word utan att aktivera kryssrutan "Använd platshållare". Om du aktiverar kryssrutan öppnas ytterligare alternativ som bland annat döljs under knappen "Specialformat". I grund och botten får du med "Använd platshållare" tillgång till delmatchningar.
Formatknapp	Knappen Format låter dig inkludera de flesta formateringsalternativen i Word i din sökning. Bland annat kan du välja och ersätta tecken-, stycke- eller utskriftsformat. Genom att byta styckeformat kan du effektivt formatera och anpassa text med bara några klick.
Ignorerar skiljetecken	Skillnader i bindestreck ignoreras vid sökning och byte
Ignorera mellanslag	Word ignorerar utrymmet mellan tecken

Om du hanterar alternativen för "Sök och ersätt" -funktionen för första gången kan det vara så att du är överväldigad av de enskilda kryssrutorna. Med ökad erfarenhet kan alternativen för funktionen "Sök och ersätt" och användningen av meningsfulla platshållare vara effektiva och ändamålsenliga och avsevärt minska korrigeringstiderna för dokument.

Sammanfattning och slutsats: Platshållare i funktionen "Sök och ersätt" är effektiva

"Sök och ersätt" -funktionen i Microsoft Word är användbar om du vill ändra söktermer eller termer globalt i ett Word -dokument. Funktionen kan ytterligare professionaliseras med hjälp av platshållare. Genom att ange färre specialtecken hjälper platshållare dig att byta ut termer snabbare eller att använda information från bland annat urklipp. Dessutom erbjuder "Sök och ersätt" -funktionen många andra inbyggda alternativ för att ta bort fel eller förfina texter i bara några få steg.

Vanliga frågor

Hur använder jag funktionen Sök och ersätt i Microsoft Word?

Funktionen "Sök och ersätt" kan hittas med tangentkombinationen "CTRL + H" eller alternativt på "Start" -fliken i "Redigera" -menyn.

Vilken funktion kan jag använda för att söka efter ord i Word?

Till skillnad från funktionen "Sök och ersätt" som du gör ersättningar med, är "Sök" -funktionen också tillgänglig i Microsoft Word. Du kan ringa upp detta med tangentkombinationen "CTRL + F". Alternativt kan du också hitta detta på fliken "Start" i menyområdet "Redigera", direkt ovanför "Sök och ersätt funktionen." Du kan söka efter enskilda ord eller text och begrepp genom att ange dem i fältet Sök dokument.

Kan jag också räkna antalet ord i hela texten i Word?

Microsoft Word låter dig också räkna orden eller till och med bokstäverna i en text. Du hittar informationen i nedre verktygsfältet i Word till vänster. Med ett klick på "Ord" får du ytterligare information om hur många stycken, rader eller bokstäver din text innehåller.